Så gör du kravarbetet mer effektivt
En sak som jag har funderat över är att det är så effektivt att jobba fram krav och lösning tillsammans i grupp med olika discipliner representerade och att arbetssättet ändå så ofta ifrågasätts. Mycket av ifrågasättandet handlar om att det tar mycket tid från många resurser. ”Behöver ni verkligen sitta tillsammans hela tiden” och ”kan ni inte dela upp jobbet”.
Kan man effektivisera kravarbetet utan att för den saken tumma på kvalitén? Ett arbetssätt som jag i många fall tycker har varit vinnande är att samla alla intressenter / discipliner tillsammans under en koncentrerad tid. Det händer något mycket positivt när alla kompetenser / discipliner är samlade och tillåts fokusera.
Kan man effektivisera kravarbetet utan att för den saken tumma på kvalitén?
Låt mig ta ett exempel från verkligheten när jag jobbade på ett stort MedTech bolag för många år sedan, långt före agila metoder hade blivit vanliga. Vi fick en marknadskravspecifikation från marknadsavdelningen i Tyskland. Vi gick igenom den tillsammans från början till slut i ett väldigt långt möte, sedan var det dags för oss kravare att ta fram mer detaljerade krav innan utvecklingen kunde starta.
Det blev många telefonmöten och mailande med intressenter i Tyskland och andra delar av världen och det tog lång tid att definiera en lösning som uppfyllde behoven. Ofta var det långa ledtider i arbetet då de vi behövde ha tag i inte fanns tillgängliga utan var upptagna med annat. Det blev mycket missförstånd i kommunikationen. Detta ledde till en hel del frustration både från krav och utveckling i Sverige och beställarna i Tyskland. Utvecklingen gick inte framåt i förväntad takt och missförstånden upptäcktes för sent.
Vi var några stycken som pratade en hel del om hur vi skulle kunna komma till rätta med problemet och att vi ville testa ett nytt arbetssätt. Vi bestämde oss för att flyga hit intressenterna några dagar och köra koncentrerade ”Analys och Design” - workshopar. Under kanske tre halvdagar jobbade vi tillsammans; beställare, kravanalytiker, arkitekter, utvecklare och testare. Vi tog fram t.ex. use cases, informationsmodeller och funderade på olika lösningar. Andra halvan av dagen jobbade man klart med dokumentationen inom sina respektive områden eller testade olika lösningar. På så sätt kom man också på saker som vi behövde diskutera dagen efter. Arbetssättet var mycket uppskattat och när intressenterna åkte hem kunde de känna sig lugna med att vi hade en gemensam syn. Frågor som dök upp under utveckling kunde lösas via mail / telefon. En vinnande faktor var just att det vigdes några heldagar till analys och design för ett specifikt område. De som deltog togs ur sina vanliga åtaganden. Vi fick chans att fokusera. Tror att omgivningen respekterade detta då man visste att sedan skulle ju intressenterna flyga hem igen. Det var lite nu eller aldrig stämning då intressenterna var mycket bokade.
Jag har jobbat i andra projekt där vi också bjudit in intressenter utifrån så som Skolplattform Stockholm där vi bjöd in lärare till olika kravworkshopar. Dessa workshopar blev också mycket effektiva och tur var väl det då lärarna var tvungna att avstå sina vanliga åtagande för att jobba tillsammans med oss.
Jag har även jobbat i projekt där vi har haft alla discipliner samlade vilket borde göra det enklare att få till att jobba fokuserat ihop, men vi har ändå svårt att få till att jobba fokuserat ihop. En teammedlem kan vara tvungna att ta ett annat prioriterat möte mitt i vårt arbetsmöte eller lösa akuta problem och försvinna iväg.
Övriga teammedlemmar jobbar vidare utan den som blivit tvungen att avvika. När teammedlemmen kommer tillbaka krävs tid för att sätta in denne i det vi gjort och när den blivit inspelad igen så är det inte allt för sällan att vi kommer fram till att vi missat något i resonemanget för att vi inte ha haft alla discipliner samlade.
Jag tror att man även i projekt där alla är samlade skulle vinna på att ge en grupp chans att fokusera under en koncentrerad tid. Kanske kan man komma dit genom att på något sätt ge teamet känsla av att vi enbart har dessa dagar på oss att göra analys och design.
Testa att effektivisera kravarbetet utan att för den saken tumma på kvalitén genom att fokusera tillsammans under några dagar. Berätta gärna hur det gick!
/ Jenny Andersson, Require