Fem faktorer för framgång

Om man säger ordet projekt så finns det säkert lika många definitioner som det finns personer som använder ordet. Iallafall är det väldigt olika hur begreppet används på olika företag. Visst finns det definitioner men ordet är nog ändå ett av de mest missbrukade orden i svenska språket. Dessutom finns det nästan lika många projektstyrningsmetoder som det finns åsikter om projekt.
Trots alla dessa skillnader anser jag att det finns några saker som alla har gemensamt. Det har nämligen visat sig i studier att det finns fem faktorer eller aktiviteter som man inte får glömma i ett projekt, oavsett storlek, bransch eller styrmetod. Exakt hur dessa aktiviteter hanteras kan variera kraftigt men att man har en strategi för dem är absolut nödvändigt. Jag har valt att kalla dem Fem Faktorer för Framgång.

De beskriver inte en metod eller process, däremot kan de hanteras med en metod eller process. Jag kommer säkert att återkomma till var och en i detalj i framtida blogginlägg.

Den första faktorn är intressentanalys. Aktiviteten går ut på att identifiera alla, och då menar jag ALLA, intressenter i ett givet projekt eller en given verksamhet. Ett problem som många upplever, framförallt i lite längre utvecklingsprojekt, är att det tillkommer funktioner eller krav på produkten under utvecklingens gång. Detta är ett tydligt symptom på att man missat intressenter.

Den andra faktorn är behovsanalys. När man väl tagit reda på vilka intressenter man har i sitt projekt så måste man ta reda på deras verkliga behov. Vad är det som intressenterna verkligen behöver? Därefter måste man ställa alla dess behov mot varandra och göra en prioritering. Alla kan inte få allt och vems behov som är viktigast måste man bestämma innan man drar igång projektet.

Den tredje faktorn är kravspecificering. Nu kommer vi in på det faktiska arbetet med att skriva kraven, att strukturera kraven och samla dem i kravspecar. Många ser denna aktivitet som just kravhantering men i själva verket är den bara en del av kravhanteringen.

Den fjärde faktorn är ändringshantering. Alla projekt som tar längre tid än att hyvla en skiva ost kommer definitivt att påverkas av ändringar. Dessa ändringar kan givetvis vara både bra och dåliga för projektet. Det kan vara en kund som vill ha ytterligare en funktion eller att man helt enkelt upptäckt att en viss sak inte går att göra. Oavsett orsaken till eller storleken av ändringen måste man göra en analys av konsekvenserna av ändringen så att man kan ta beslut baserat på fakta om den ska införas eller inte. Lika viktigt är det också att dokumentera var ändringen kommer ifrån och vem/vilka som beslutade att införa (eller inte införa) den.

Den femte faktorn är verifiering och validering. Det kanske låter hårt, men alla krav som inte går att verifiera ska antingen tas bort från kravspecifikationen eller omarbetas så att de går att verifiera. Om man inte kan visa för en intressent att man har uppfyllt kravet är det samma sak som att man inte har uppfyllt det. Om man redan vid skrivandet av kraven funderar på hur man ska visa kravuppfyllnad så kan man redan där reda ut många missförstånd.

Vilka lösningar man har på dessa faktorer kan, och ska, variera stort mellan olika projekt och organisationer. Ett företag som bygger stolar har givetvis helt andra behov och förutsättningar än ett företag som bygger flygplan. Däremot är det viktigt ATT man har tänkt på dessa frågor innan man ger sig in i något nytt.

Förhoppningsvis återkommer jag framöver till varje faktor i mer detalj men tills dess skulle det vara intressant att höra vad du tycker om detta.

Alexander von Essen, Require AB