Öka värdet på HR:s arbete med hjälp av digitaliseringen

Som alla andra delar av verksamheten påverkas HR nu för fullt av digitaliseringens framfart. Det är inte så mycket en fråga om huruvida vi tycker att vi bör digitalisera eller inte – det är ofrånkomligt för alla verksamheter som vill överleva – utan snarare en fråga om på vilket sätt vi gör det och i vilken takt. Trots sitt fokus på människan som organisationens främsta tillgång är HR inget undantag från detta.

Historiskt sett är dock HR (inklusive lön) något eftersatta när det gäller att tillägna sig den senaste digitala tekniken, vare sig det handlar om komplexa system eller mindre verktyg och appar. Det beror många gånger på att HR har haft svårt att med hårda siffror visa på nyttan av dessa inköp och den avkastning de ger på lång sikt. Idag är dock läget ett annat och medarbetarens roll lyfts upp som allt viktigare i organisationen. Och utan människor finns det heller ingen digital omställning att tala om.

Därmed blir HR:s roll av stor vikt i digitaliseringen.

Man kan idag se att det finns framförallt två stora utmaningar när det gäller övergången: först och främst att att greppa digitaliseringen och de möjligheter och utmaningar som den erbjuder HR i sig, men också att agera förändringsledare och få med medarbetare och övriga organisationen in i digitaliseringen.

Lämna det gamla personalarbetet

När man pratar om detta ofta något svårgreppbara ämne bör man komma ihåg att digitaliseringen handlar om långt mer än att använda sig av den senaste tekniken: det handlar kanske framförallt om nya arbetssätt som en konsekvens av att informationsutbytet sker digitalt, och om att få människor att tänka i nya banor kring hur de tänker och agerar. Det blir här HR fyller en viktig funktion, men för att äga frågan kräver det att man själva tar klivet upp och själva vågar släppa gamla sätt att göra saker på.

I den dialog jag har med våra kunder inom HR och lön utkristalliserar sig några punkter i denna fråga som i stora drag kan sägas vara:

Låt lönesystemen vara kvar i datoriseringen

Utan att raljera allt för mycket kan man nog säga att de lönesystem som finns för den svenska marknaden idag är kvar i datoriseringen, snarare än att de är en del av digitaliseringen. Flera leverantörer tror att de fortfarande är mastersystem fast många kunder hellre vill ha lönesystemet som slav i systemlandskapet. De har också fortfarande en resa att göra när det gäller användarupplevelsen. 

Lönesystemen är bra på att räkna rätt, så låt dem vara kvar i det förgångna och komplettera dem med robotisering och användarvänliga verktyg för tid och resa.

Likadant går mycket tid inom HR åt till handläggning av administrativa frågor, granskning och produktion av avtal, etc. Även här finns en hel del att göra, exempelvis inom den första linjens HR-support – den första kontakten som HR har med sina medarbetare. Här kan man med fördel använda sig av en chatbot. I korta drag lär man boten vilken typ av frågor den ska svara på, och hur frågorna som kommer in kan se ut. En välutvecklad chatbot kan föra en enklare dialog och svara på frågor om bortglömda lösenord, vilka kollektivavtal organisationen har, vilken person som har hand om vilken fråga i organisationen, etc. Och ju mer man frågar den, desto mer lär den sig.

Introduktionen av medarbetare blir mer digital - och mer personlig

Kompetensförsörjningen är idag under stor press, då många yrken är bristyrken och det blir allt svårare att hitta de passiva kandidaterna. Att skapa en mer effektiv rekrytering är därmed av högsta prioritet, vilket syns på marknaden för rekryteringssystem, också kallat rectech efter engelskans recruitment technology. Vi har i Sverige en mängd lokalproducerade verktyg i den här kategorin som till fullo applicerar ny teknologi i sina lösningar och använder sig av automation och maskininlärning.

Minskad administration i rekrytering innebär mer tid till kandidatkontakt, intervjuer, och i nästa steg även onboarding, vilket ökar chansen för en positiv helhetskänsla hos kandidaten. Inom just introduktionen av medarbetare finns stora möjligheter för HR att automatisera de processer som inte kräver manuell handpåläggning. Den uteblivna administrationen ger utrymme att fokusera på det personliga mötet, handledning och att komma igång med själva arbetet.

Lura inte kandidater med ojämn digitaliseringsnivå

Som medborgare och privatpersoner har vi idag vant oss vid en hög grad av digitalisering: vi handlar vår mat på nätet, sköter våra banktjänster i telefonen, deklarationen, våra relationer, etc. Digital service är en hygienfaktor. När vi söker jobb gör vi det på nätet, men här börjar det helt plötsligt bli lite ojämnt i den digitala upplevelsen. Många företag och organisationer har insett vikten av en sömlös digital rekryteringsupplevelse och vill göra det så enkelt som möjligt för kandidaten: namn, e-post, och en pdf eller två. Men en betydande andel tvingar fortfarande sina kandidater skapa ett konto för att söka ett enda jobb, och inte sällan i ett gränssnitt där man förväntas skriva in sina uppgifter för hand, trots att man har en profil på LinkedIn eller ett färdigskrivet CV.

Vad värre är riskerar kandidaten och/eller medarbetaren att upptäcka att den nivå av digitalisering hen är van vid i andra sammanhang privat inte är särskilt hög i organisationen. I värsta fall kanske den inte ens existerar: inför anställningen skickas policydokumenten ut på papper, likaså är det kanske ett papper man skriver på när man anställs. Om detta fortsätter under hela medarbetarresan kommer man som arbetsgivare att ha ett problem framöver. Risken är nämligen att det skapas en allt för stor diskrepans mellan medarbetarens digitala upplevelse på jobbet, och den man har i andra sammanhang. Det leder till frustration hos medarbetarna, vilket i sin tur leder till att man söker sig någon annanstans.

Automatisera istället för att byta system

Något man då behöver se över är de digitala ekosystem man har i organisationen. Detta är särskilt viktigt för de som anställer medarbetare till interna verksamhetsnära tjänster, där man ofta använder många system dagligen. Vi blir allt mer kräsna när det gäller hur vi hanterar våra system eftersom det som privatperson många gånger räcker med att ladda ner en app till mobilen. Men inom HR jobbar man idag med en mängd olika system, inom privat sektor men framförallt offentlig sektor. De dedicerade HR-systemen är i stort uppdaterade med de senaste funktionerna, men i övrigt är det inte ovanligt att mobila lösningar saknas eller är bristfälliga. Många organisationer verkar också ha svårt att få till SSO, single sign-on, vilket gör att man blir tvungen att logga in i dessa olika system separat, ofta många gånger per dag.

I sådana fall kan det vara lämpligt att fundera över robotisering av datahanteringen. Med en robotiserad programvara har man möjlighet att utföra strukturerade och monotona processer med låg komplexitet helt automatiserat. I korta drag är en mjukvarurobot en programvara som har tillgång till samma systemmiljö som användaren, och som man sedan programmerar att utföra exakt samma moment som användaren. Det går exempelvis att automatisera framtagandet av anställningsavtal, beställning av utrustning vid nyanställning, med mera. Även sådant som i slutändan blir analogt går att automatisera: en robot skulle kunna gå in och beställa blommor till den nya medarbetaren med en personlig hälsning som den blivande chefen själv skrivit.

Effektivisering kontra ökat värde

När det gäller automatiseringens intåg i verksamheten är det inte ovanligt att man inom HR gärna undviker att prata om effektiviseringar, då det lätt ger associationer till nedskärningar och uppsägningar. Det finns säkert mycket att säga om den psykologiska bakgrunden till detta, men det är inte heller helt dumt att när det gäller automatiseringen istället prata om ett ökat värde för verksamheten och medarbetaren. Automatiseringen som sådan behöver för HR nämligen inte leda till att man minskar den faktiska utkomsten av HR:s arbete, eller rentav att skrået försvinner, utan istället att man kommer närmare sitt ursprung – att leda och utveckla medarbetarna – eftersom man får mer tid över till just detta när man slipper all administration.

Upp till bevis för HR

HR har måhända börjat skapat sin egen känsla av nödvändighet för digitaliseringen när man insett att den stora delen av omställningen inte handlar om teknik utan om människor. Och vem kan människor, om inte HR? Men här måste man tillsätta eller erhålla kompetens internt för att förstå det digitala perspektivet när det kommer till beteendeförändringar och nytt ledarskap. Det är svårt att se en annan idag existerande funktion i organisationen som skulle få på sitt bord att få med medarbetarna i digitaliseringen.

Detta innebär något av ett upp till bevis-moment för HR: man har nu chans att visa att man har en roll även i framtidens organisation. Går man från analog till digital HR och lyckas kombinera hårda siffror och dataanalys med utveckling av kultur och medarbetare, då kommer man antagligen att vara de som ser till att den digitala omställningen går smärtfritt och effektivt. Och då gör man sig oumbärlig för ett bra tag framöver.