Dags att byta lönesystem: Det är väl bara att trycka på knappen? (Implementation)

Lön Upphandling Lönesystem
HRM-TEAMET PÅ KNOWIT INSIGHT
14.09.2022

Äntligen är det dags att implementera det nya lönesystemet! Tryck på knappen! Troligen är det få yrkesgrupper där omvärlden har så lite förståelse för komplexiteten av jobbet som utförs av lönegruppen. Även om löneknappen kan vara en vision att sträva efter är vi i dagsläget långt därifrån.

Upp på tårna från start!

Inför en implementering är det bra på att jobba på den förståelsen hos ledningsgrupperingen och styrgruppen. Lägg tid på dialog kring projektets förutsättningar och behov för att vara säker på att de är väl förankrade i organisationens ledning. Det är viktigt att ha deras förståelse för detta när man internt diskuterar projektets organisation, resurser, tidplan och budget. Det här är i många fall ett svårt projekt med många dimensioner och som påverkar hela organisationen och samtliga anställda i någon mån. Det är inte bara lönen som ska bli rätt utan även t ex alla integrationer, konverteringen av anställningsdata och historik, pensioner och statistiken. Löner är ofta en stor kostnad för många organisationer så redovisningen av dem är mycket viktig. Med det i åtanke, tänk på att planera testerna i tid. Vid förseningar är det den fasen som det oftast kompromissas med och det kan leda till en mycket rörigare go-live än tänkt. Utse en testledare både internt och hos leverantören som tillsammans genom projektet jobbar med testfallsdokumentation.

Ett projekt blir aldrig bättre än de som jobbar med det

När man följer upp projekt som av någon anledning inte nått sina mål avseende tidplan eller budget, och utreder orsakerna till varför, är resursfrågan en återkommande anledning. Det kan gälla antalet resurser rent generellt naturligtvis men ofta kommer man ganska snabbt ned på individnivå.

Alla projekt, alldeles oavsett övriga förutsättningar, kommer troligen bli beroende av en eller flera nyckelkompetenser. Detta är kanske vanligast i mindre organisationer men även i stora organisationer med väl tilltagna systemförvaltningar finns de. En viktig inledande aktivitet är att identifiera vilka nyckelkompetenserna är och se till att frigöra dem så mycket som möjligt från ordinarie verksamhet. Det händer vanligen saker som inte går att förutse i förväg under en implementering. Det blir därför lätt för mycket om de förväntas att prestera på samma nivå i sin ordinarie roll samtidigt som de har en nyckelroll i systembytet. Om de personer som har nyckelkompetensen inte kan allokeras till projektet i tillräcklig omfattning så bör det avspeglas i t ex projektets tidplan.

Passa på att bryta mönster

Ett införandeprojekt är ett utmärkt tillfälle att jobba med förändringar i organisationen. Eftersom nya verktyg ska implementeras finns ofta en mognad för att även se över t ex rutiner och processer eller hur man arbetar med resurser och kompetens.

Tänk på att dra nytta av att alla är barn på det nya systemet, finns det nya, duktiga förmågor inom organisationen så är det ett bra läge att lyfta fram dem. Har ni även ett förändringsperspektiv på hur ni vill jobba är det ett bra tillfälle att använda systembytet som en ”ursäkt” för att försöka ändra ingrodda, svårtrutbytta processer som inte funkat så bra egentligen.

Utmaningen i detta är att hitta en bra balans mellan att inte ändra för mycket men inte heller för lite. Det första leder till en risk att det skapas en otrygghet i organisationen. Det senare till att man inför ett nytt system men behåller sina gamla rutiner och därmed missar möjliga förbättringsmöjligheter i både kvalitet och effektivitet. I riktigt stora och komplexa projekt kan det vara lämpligt med en resurs som arbetar specifikt med dessa frågor.

It takes a village – Styrning och ledning av projekt

Styrgrupp, styrgrupp, styrgrupp! Rullar allt på som tänkt spelar det inte så stor roll vilka som sitter i den, men börjar det blåsa är det så otroligt skönt att ha en grupp erfarna personer inom organisationen som kan backa upp projektledare och projektgruppen. Som projektledare är det oerhört viktigt att ha detta stöd men det är också viktigt för att säkerställa att de beslut som tas är väl förankrade i organisationen.

Lägg tid på att bemanna en intern styrgrupp med representanter från både HR, IT och från verksamheten. Det är viktigt att de har tid och engagemang för projektet så de är insatta i vad som händer, var eventuella fallgropar ligger och ställer relevanta frågor till projektgruppen. Leverantören gör detta varje vecka med olika kunder, de har ett stort övertag så se till att den interna styrgruppen kommer väl förberedda och samspråkade till den externa styrgruppen. Tänk på vem som leder och formar besluten till protokollen, läs dem noga och justera när det behövs.

En annan viktig sak i sammanhanget är att fundera över hur framfart ska mätas i projektet? Hur visas framfart på ett bra och tydligt sätt för styrgruppen och organisationen som inte är insatta i alla detaljerna? Tydliga mätpunkter som kan checkas av kontinuerligt i de olika faserna av projektet. Har organisationen redan ett verktyg för den här typen av uppföljning, kolla alternativen som finns kontra Excel. De flesta leverantörer har en egen projektmodell. Stäm av organisationens egna processer gällande projekt med leverantörens så att dessa stämmer överens.

Glöm inte att projekt består av individer

Projekt som drivs av seniora och kompetenta människor är ofta bra på att följa upp milstolpar, risker, kostnader och aktiviteter. Det är inte lika enkelt att få en känsla för hur projektets deltagare mår när man har fokus på testfall, aktivitetsplaner och uppsättningsarbete. Projekt är till sin natur ett avbrott i vardagen med stora förändringar som följd. Systemet du var expert på igår ska bytas ut mot ett du är nybörjare på i morgon och detta är något som människor hanterar olika. Det finns olika sätt att arbeta med dessa frågor. Det kan vara incheckningar, temperaturmätningar, enskilda uppföljningssamtal. Ta en dialog både i styrgrupp och projektgrupp om vad som funkar bäst i just ert projekt.

Slutligen, viktigast av allt, det här är ett maraton – inte en sprint! Arbetet slutar inte när lönesystemet går i produktion. Det kommer vi att ta upp i den avslutande delen av vår bloggserie.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor


Anna Björk

Management Consultant
Project Manager
Payroll/HR

 


Per Pupini

Management Consultant
Project Manager
Payroll