Utmaningar vid implementering av systemstöd för Lön, HR och WFM - Del 3

Det händer ganska ofta att vi på Knowit Digital HR får frågan om vilka de största utmaningarna är när man ska implementera ett nytt systemstöd för Lön, HR eller Tid, Schema och Bemanning (WFM, dvs Workforce Management).

Ofta är projekten både långa och komplexa och kräver att man navigerar klokt mellan de utmaningar som uppstår.

Vi har här samlat några erfarenheter från ett stort antal projekt som vi har varit med och genomfört, både inom privat och offentlig sektor. Låt oss kalla det för erfarenhetsbaserade insikter!

Klarar du att hålla 12 bollar i luften samtidigt? Skämt åsido – det gör nog ingen. Därför tänkte vi presentera några bollar åt gången, i form av erfarenheter från olika projekt och införanden av systemstöd. Några är säkert självklara och andra kanske lite nya. Häng med på vår resa!

7 Ont om tid

Inte sällan har en organisation initialt en orealistisk syn på hur lång tid ett införande av nytt systemstöd tar. Kanske har man hört av andra organisationer att det gått fort och smidigt. Kanske har en leverantör gett en alltför optimistisk tidplan som senare kan bli svår att hålla.

Det är ofta klokt att vara lite lagom pessimistisk både när det gäller projekttid för införande och budget. Räkna med att oförutsedda saker händer under projekttiden och att en alltför snäv tidplan sällan håller. Skapa luft och utrymme för att kunna lyfta in en bra idé eller nytt behov som tillkommer. Att alltför tidigt behöva frysa tidplanen försvårar ett agilt arbetssätt och leder alltid till omfattande restpunkter som måste hanteras senare i förvaltningen.

Skapa en tydlig tidplan med milstolpar, förankra den i ledning och styrgrupp, men var också beredd att motivera avvikelser som ökar nytta och kvalitet när införandet är klart.

8 Ont om rätt resurser

På samma sätt som med tidsbrist kan resursbrist och kompetensbrist vara förödande för att införandeprojekt. Som organisation måste man ta höjd för att de egna resurserna sannolikt måste medverka ganska mycket under ett införande. Dels för att de bäst känner till organisationens behov, arbetssätt och krav. Dels för att för att de oftast är bäst på processer och tillämpning i verksamheten. Att i alltför hög utsträckning förlita sig på att leverantören har kännedom om organisationens förutsättning är sällan bra. Din organisation är unik och även om en leverantör har implementerat ett systemstöd i en liknande miljö går inte ett koncept att kopiera rakt av. De egna resurserna måste medverka och avsätta mycket tid i ett införandeprojekt. Oavsett om det är ett HR-system, lönesystem eller systemstöd för tid, schema och bemanning så krävs djup kunskap om de lagar, regler och rutiner som ska omsättas i systemet. Som projektledare måste du bemanna ditt projekt med både bred och djup kompetens. Många processer behöver sannolikt täckas in, både vid förstudie, kravarbete och implementering. Resursbehovet varierar ofta beroende på vilken fas projektet befinner sig i och alla deltagare behövs inte lika mycket genom hela projekttiden. Därför är det helt naturligt att resurser kommer och går i ett längre projekt. För projektledare blir det nödvändigt att löpande matcha behoven med bemanningen och tidigt signalera till styrgruppen vid förändrade behov.

9 Förändringsledning prioriteras ner

För att ett införande av nytt systemstöd ska ge den förväntade effekten krävs alltid att någon form av förändringsledning kopplas till projektet. Att underskatta detta behov kan riskera att systemet inte används på rätt sätt och att effekten av införandet därmed minskar eller uteblir helt. Att tidigt ta höjd för förändringsledning är ett sätt att respektera användarnas behov.

Alla behöver förstå varför förändringen sker, vad den ska leda till och hur det ska gå till. Det finns en rad olika modeller för ”change management” och oavsett vilken så kan det vara klokt att luta sig mot en sådan modell för att få god struktur. Att ta fram målgrupps- och intressantanalyser kan ge vägledning om vilka målgrupper som har behov av vilket stöd. En kommunikationsplan visar hur och när man ska kommunicera ett visst innehåll till en viss målgrupp. Ofta kan också en s.k. ”change readiness” analys visa hur mottaglig organisationen är för den kommande förändringen och därmed vilka förberedande åtgärder som kan behövas.

Att tidigt och strukturerat kommunicera en kommande förändring skapar trygghet och förståelse för vad som är på gång. Kom ihåg att olika målgrupper har olika behov. Chefer, medarbetare, HR, administratörer har alla olika behov och behöver oftast riktad information och stöd i form av lathundar, videofilmer, ”Öppet hus”, FAQ, ”Informationsnav” osv.

Många behöver agera ”ambassadörer” för ett genomförande, dvs att veta vad som sker, när det sker och varför det sker. Men också att lyssna och förmedla frågor och kanske oro som kan uppkomma. Samtidigt som man i sin kommunikation skapar lugn och tydlighet kring själva införandet.

Alla har fullt upp med sina arbetsuppgifter och är ganska ofta sällananvändare av ett HR- eller lönesystem. Man vill snabbt och enkelt kunna göra det som behövs men har sällan tid att själv utforska funktionerna. Här behövs hjälp.

Ingen vill få ett nytt system i knät utan att i god tid veta vad som är på gång, varför och vilka förväntningar som finns på mig som användare.