Bokslut & rapportering – Systemstöd

Bokslut- och rapporteringsarbetet kräver såväl noggrannhet som kunskap om regelverk för att genomföra.  

Ett bokslut är en viktig del av företagets ekonomiska styrning och måste upprättas i slutet av varje räkenskapsår. Det finns olika krav på hur snabbt bokslutet ska vara klart och inrapporterat beroende på företagsform, storlek och omsättning m.m. För att underlätta och effektivisera bokslutsprocessen är det vanligt att företag utnyttjar systemstöd i form av ERP, CPM, BI och liknande. Ett anpassat systemstöd kan bland annat spara tid, öka kvalitet, förbättra analyser av bokslut- och rapporteringsarbetet genom att: 

• automatisera och standardisera rutiner och arbetsprocesser 
• integrera och samla data från olika källor 
• skapa och följa upp bokslutschecklistor och kontrolbalanser 
• genera och anpassa rapporter och dokumentation 
• arkivera och spara bokslutsunderlag och historik 
• samarbeta och kommunicera med kollegor, revisorer och andra intressenter 

Fler än hälften av nordiska CFOer ligger efter i sin digitaliseringsresa 

Trots stort fokus på digitalisering de senaste åren är många företag fortfarande omogna i delar av sitt boksluts- och rapporteringsarbete. Där det finns mycket utvecklingspotential är delprocesser som AR/AP och datahantering.  

3% och 16% av företag som deltog vår CFO Pulse anger att de är helt automatiserade i sin AR- respektive AP-process, vilket innebär att 97% respektive 84% har ett automationsjobb framför sig.  

Gällande datahantering är det tydligt att företag har svårt med tillgång till data och användning av olika typer av BI/DW verktyg. Det är endast 3 % som anser sig till fullo integrerade. Detta visar att det finns en otrolig potential för många företag fortsatt när de kommer till just system och automation. 

Vad ska ni tänka på när ni väljer ett systemstöd för bokslut och rapportering? 

Anledningarna till att byta eller upphandla ett systemstöd kan vara många och olika beroende på behov och mognad. Det kan vara så att företag vill flytta till en webbaserad lösning eller det befintliga systemet inte är tillräckligt för sin verksamhet längre. Det kan också vara så att företaget har en helt annan behovsbild än tidigare. Hur ska ni som företag gå till väga? 

• Analysera företagsbehov idag och imorgon, hur vill vi växa?  
• Scanna marknaden för att jämföra olika erbjudanden och egenskaper, vilka smarta funktioner kan underlätta vårt arbete? 
• Kolla igenom IT-landskapet, hur lätt eller svårt är det att ta till sig ett nytt system? Är nya systemet kompatibelt med andra system? 
• Säkra data och dataöverföring, görs det automatiska säkerhetskopieringar? Har vi stämt av bokföringen? Har vi ordning och reda på konton och siffror? 
• Utvärdera ett fåtal av leverantörer i detalj, demosessioner, vilka ser vi ett smidigt samarbete med? 
• Sammanfatta och ta fram ett gemensamt beslutsunderlag för er verksamhet för dagens och de framtida behoven 

Att välja ett systemstöd är inte ”bara” välja rätt system eller leverantör utan det är oerhört viktigt att komma ihåg den mänskliga aspekten också. Företaget måste förbereda sin organisation på förändring, det blir en förändringsresa, inte enbart en implementering. 

Vilka vinster finns det att hämta i bättre bokslut och rapportering? 

Vanligtvis är en managementrapport mest värdefullt för mottagarna när relevanta detaljer kan förklaras utifrån prestandauppdelningar såsom segment, produkt, region och affärsområden. Detta ger beslutsfattare möjligheten att styra företaget framåt på ett mycket säkrare och smidigare sätt. 

Brist på tillgång till relevant och kvalitativt data vid framtagande av managementrapport minskar den potentiella användningen och inverkan av ledningsrapporten i beslutsfattande. 

Datainsamlings- och hanteringsverktyg som är ändamålsenligt konfigurerade förbättrar datavaliditeten och tillgängligheten avsevärt. Anpassade rapporter ökar värdet av analyser och noggrannheten i beslutsfattandet i organisationen. Detta gör det också möjligt för företaget att lägga strategi på ett mer holistiskt och smidigt sätt, och gör att förvaltningsberättelsen kan distribueras till rätt personer på ett effektivt sätt. 

Den goda nyheten är att bokslut och rapportering är en relativt mogen marknad med många etablerade leverantörer, så ta hjälp under er resa! 

Gör vår survey för att utvärdera var er finansfunktion befinner sig idag, eller läs mer om hur vi kan hjälpa er att ta nästa steg!