Sourcing är ett begrepp som flitigt används såväl inom inköpsorganisationer som inom IT. Det är ett sådant där begrepp som inte riktigt fått någon bra svensk översättning varför just Sourcing lever kvar. Source på engelska betyder källa eller ursprung vilket är grunden i begreppet. Det vill säga att hitta rätt källa eller i det här sammanhanget, leverantör, för att kunna köpa det man behöver.
Kort kan man alltså säga att Sourcing handlar om försörjning av varor och tjänster. Men vad betyder det tänker du kanske?
Varför sourcar organisationer?
De flesta organisationer fokuserar idag på sin kärnverksamhet och utför inte själva alla de delar i maskineriet som behövs. Det är ofta kostsamt och svårt att upprätthålla all den kompetens och teknik som behövs. Det innebär också ett stort ansvar för saker man själv inte är bäst på. Istället väljer man att lägga ansvaret på någon som kan, man väljer att köpa in andra organisationers kompetens och resurser för dessa delar, man ”sourcar”.
Balanserad sourcing
När du sourcar handlar det inte bara om att ”köpa” något. Det handlar till stor del om att veta vilka delar du vill och bör göra i egen verksamhet med egna resurser, och vilka delar ni anser att någon annan kan göra bättre.
Du måste veta varför ni sourcar och vad ni vill uppnå. Sourcing bör därför genomföras med effektiva och värdeskapande inköpsstrategier i botten som klargör vem som besitter den bästa förmågan – den egna verksamheten eller en extern leverantör.
Ska allt eller delar sourcas?
Du måste också definiera i vilken utsträckning du sourcar ett objekt - allt eller delar av det, och i så fall vilka delar? Stort fokus behöver också läggas på att bygga upp din egen förmåga att omhänderta det ni sourcat och kunna omsätta det till efterfrågad effekt och kvalitet i den egna organisationen och för era kunder.
Att sourca syftar alltså till att säkerställa att:
1. behövd förmåga försörjs av rätt resurs, egen eller leverantör
2. den egna verksamheten kan omhänderta och omsätta det som sourcas till nytta. På så vis säkras organisationens möjlighet att uppnå de egna målen, både de strategiska och de operationella.
Använd sourcing som strategiskt verktyg
När en organisation i allt större utsträckning sourcar delar av sin verksamhet externt är det av största vikt att detta sker på ett sådant sätt och med sådana villkor att leverantörerna blir en förlängd arm till den egna verksamheten för att kunna bidra till verksamhetens mål.
Att anlita externa leverantörer är många gånger också helt avgörande för att man ens ska kunna nå målen på ett säkert och kostnadseffektivt sätt.
Den egna organisationen ska därför ha koll på:
• vilka processer man har internt
• hur den egna organisationen ser ut för att säkerställa mål
• vilka gränssnitt man har mot leverantörerna
• i vilka mål leverantörer spelar en viktig roll
• hur man når bästa effekt av samarbetet med leverantörerna.
Koppla leverantörernas mål till verksamhetens mål
När du anlitar en extern leverantör ska du också avtala om mätning, styrning och incitament. Det gäller såväl de gemensamma målen kopplade till företagets mål som proaktivitet och innovation för att kunna utvecklas mot målen.
Ha en tydlig sourcingstruktur
I alla faser av en sourcingaffär behövs tydliga strukturer för att säkerställa att önskade effekter av sourcingen uppstår och att de uppsatta målen förverkligas. Detta ställer stora krav på den egna verksamheten att arbeta med sina anskaffningsprocesser och sin leverantörsstyrning och att etablera väl fungerande förmågor för att kunna arbeta effektivt.
Se till helheten
Sourcing omfattar således inte bara av själva anskaffningen utan även de delar som beskrivits ovan som utgör helheten för effektiv och lyckad försörjning av det du har behov av. Detta skapar förutsättningar för att du ska få ut effekterna och nå dina mål. Man brukar skilja på output och outcome. Resultat och effekt. Avtal är ett resultat av inköp, men effekterna uppstår i verksamheten.
Behöver du hjälp?
Knowit har mångårig erfarenhet av att arbeta med sourcingaffärer och verksamheter i behov av utveckling av sin egen sourcingförmåga.
• Kontakta oss för mer information
• Läs hur vi kan hjälpa dig inom sourcing, inköp och upphandling
Om bloggaren
Victoria Marks, Senior managementkonsult inom sourcing
Victoria är expert inom sourcing, verksamhets- och affärsutveckling. Hon kombinerar sin erfarenhet av kvalitetsledning, inköp och IT med en grund i beteendevetenskap i strategier, upphandlingar och uppbyggnad av sourcingfunktioner i komplexa miljöer.
