Tre personer, tre reseräkningar - en resa

Jag läste Rickard Erikssons inlägg på HR-bloggen om användarnas upplevelse av HR. Intressant, då jag jobbat med HRIS i kommunal verksamhet i många år och där själv kommit till samma insikt: användarnas upplevelse av de digitala verktygen blir allt viktigare inom HR.

Idag är vi vana vid att logga in på "mina sidor" hos alla möjliga företag och myndigheter. Där kan vi följa våra egna uppgifter och ärenden. Med en säker inloggning kan vi i lugn och ro hantera banken, försäkringsbolaget, onlinebutiken eller kommunens olika tjänster när vi vill på dygnet utan telefontider eller att behöva vänta på svar till nästa vardag.

Men när det kommer till våra HR-system så har vi kanske inte ens en egen inloggning utan är hänvisade till vår chef eller någon administratör för att få information som rör oss själva och vår anställning.

De självskrivna systemen som vi som användare har behållning av att komma åt är de som hanterar vår arbetstid och lön, men egentligen gäller det ju de flesta system med information om oss själva. Tidsredovisning är ett kapitel för sig, där  man i värsta fall få rapportera i flera system. Just det, där har vi det! Det är det vi förväntas göra. Rapportera. But what’s in it for me? Jag matar systemet, men vad får jag tillbaka?

Enklare förr

Visst kan många uppleva att det är enklare att rapportera sin frånvaro i datorn än på papper men det ska gudarna veta att det finns en och annan som kan skriva under på att det faktiskt var enklare förut. För medarbetaren alltså. Den stora vinsten gör ju arbetsgivaren som slipper göra den analoga informationen digital. Men hur tackas medarbetarna för att de besparar sin arbetsgivare denna arbetsuppgift (även om den ju ändå drabbar arbetsgivaren i slutändan)?

Att kunna följa sin egen information i realtid borde vara en självklarhet

Med den information och den hantering som HR-systemen gör finns det massor av funktioner som användarna skulle ha nytta av. Att kunna följa sin egen information något sånär i realtid borde vara en självklarhet och att titta framåt en möjlighet. Hur lång semester kan jag ha i sommar om jag tar ledigt både över jul och för en fjällresa under våren? Hur mycket tjänar jag om jag tackar ja till övertidspasset? Hur mycket lön får jag nu när jag är sjuk, klarar jag mig tills jag får ersättning från försäkringskassan?

Samma resa men olika reseräkningar

Och angående den där rapporteringen: Jag ser framför mig ett intelligent system där jag snabbt beskriver vad jag gjort och där systemet med lite smarta följdfrågor ser till att få den information som krävs för att göra ett korrekt underlag. Ganska olikt det vi har idag där det inte handlar i först hand om att vara lätt för användaren utan att rätt info ska in i rätt ruta. Vilket inte heller riktigt fungerar. Jag har varit med om att tre personer varit på samma resa och lyckats registrera tre olika reseräkningar. Det lämnar lite i övrigt att önska av det smidiga formuläret, som uppenbarligen inte är så smidigt ...

Nä, det är dags för leverantörerna att fråga användarna vad de vill ha. Annars sitter vi där med intelligenta robotar och smarta system, men samma gamla HR- och lönesystem.