Trendspaning: informationssäkerhet i arkivredovisningen
En gång om året anordnar vi Klaradagen – en samlingspunkt för branschkollegor inom informationsförvaltning och användare av vårt digitala verktyg för arkivredovisning, Klara. I år låg stort fokus på vidareutveckling och informationssäkerhet.
Dagen kickades i gång med en diskussion om kommande nyheter inför nästa release av Klara. Här lyftes bland annat stärkt säkerhet, ökat arbete med tillgänglighet, funktion för att enklare arbeta med referenser samt revidering av handböcker.
Säkerhet i fokus
Informations- och cybersäkerhet blev ett återkommande fokus under dagen. Våra kollegor inom cybersäkerhet och juridik berättade om European Union Agency for Cybersecuritys (ENISA) rapport Enisa Threat Landscape 2025 som analyserat cybersäkerhetsincidenter i EU mellan juli 2024 och juni 2025. Denna fastslår att offentlig förvaltning fortfarande är måltavla för attacker, särskilt för hacktivister och grupper med kopplingar till stater. Rapporten föreslår ett flertal åtgärder för att bekämpa attackerna såsom att stärka åtkomst och behörigheter där minsta möjliga rättigheter, lösenordspolicy samt multifaktorautentisering är viktiga verktyg.
Detta knöts till Klaras säkerhetsarbete med emfas på vad användarna kan göra för att säkerställa att säkerheten efterlevs. Här underströks även vikten av att användare har rätt behörigheter och att principen om minsta möjliga rättigheter efterlevs. För användare med modulerna Klara dialog och Klara arkivsök är det viktigt att tänka på vilken information som publiceras och till vem. Det är även viktigt att alltid säkerställa att användarna uppgraderar till den senaste versionen av Klara och läser på om de patcher som släpps.
Förändringar i dataskyddsförordningen
Cybersäkerhetsspecialisterna berättade även om förslag till förändringar av dataskyddsordningen genom det digitala omnibuspaketet. Målet är att minska regelbördan och öka tydligheten utan att undergräva och minska skyddet för den enskilde. Ett exempel som lyftes var omformuleringar med ett mer direkt språkbruk som lämnar mindre utrymme för tolkning, längre incidentrapporteringstid samt tydligare förutsättningar för AI-tillämpning.
Roslagsvatten om att visualisera processer
Ett uppskattat inslag på Klaradagarna är alltid att höra hur andra branschkollegor tacklar liknande utmaningar. I år gästade Roslagsvatten som berättade hur Klara är en integrerad del av det kommunala bolagets processarbete. Detta genom att visualisera processer och den information som skapas av dem. Medarbetare vägleds från processbeskrivningen till Klara dialog för att hitta hur information ska hanteras och vidare till Klara arkivsök för att hitta var information finns.
Användarens behov i fokus
Under dagen prövades ett nytt koncept för att hämta in användares feedback - workshop. Deltagarna fick tycka till om Klaras pågående resa mot att utöka webbapplikationen med mer funktionalitet. De fick tycka till om ett förslag på flöden för att förenkla arbetet i Klara samt vilka funktioner som behöver förvaltas, förbättras eller saknas vid övergång till webben.
Engagemanget var stort och många deltagare ställde sig positivt inför webbifieringen och ett modernt gränssnitt med ökad tillgänglighet och responsiv design. Det framgick av användarna att den funktionalitet som finns i Klara i dag är högt uppskattad och det är viktigt att den följer med till webben. Några nyckelfunktioner som lyftes var att kunna ändra flera objekt samtidigt och en avancerad sökfunktion.
Inför framtiden önskar användarna vidareutveckling av tekniska funktioner såsom drag-and-drop, samt en utökad sökfunktion där en kan få förslag samt kunna söka och ersätta enskilda ord.
Sammanfattning
Ett av dagens mest populära inslag var återkommande tips och trix. Målet var att lyfta befintliga funktioner i Klara som förenklar användandet av Klara. I år fick användarna lära sig ändra uppgifter på flera objekt, exportera uppgifter till Excel samt använda smarta sätt att spåra vilka objekt som senast har ändrats.
Vi från Knowit lämnade dagen inspirerade och tacksamma över att ha användare med stort engagemang.
