Sättet för hur kravarbetet bedrivs måste få mogna fram

Det finns två uppgifter som man som kravanalytiker måste förhålla sig till. Den första är det dagliga arbetet med att ta fram krav på de behovsställningar som finns i verksamheten. Den andra är att sätta formerna för hur kravarbetet skall bedrivas. Den senare är en förutsättning för att den första skall kunna göras så effektivt som möjligt och till ett bra resultat.

Hur man arbetar med krav skiljer sig från verksamhet till verksamhet beroende på förutsättningarna som ges. Fler känner förmodligen till rollen kravanalytiker än de som fullt ut förstår hur man arbetar och vilka förutsättningar som krävs för att kunna leverera en bra och fullständig kravställning. Hur man kommer att kunna arbeta i rollen beror därför mycket på sammanhanget man hamnar i. Mognad och erfarenhet av att arbeta med förändring i en verksamhet samt övriga rollers uppdrag och ansvar är några avgörande för faktorer.

Oavsett utgångspunkt är det många roller som behöver involveras i kravarbetet och som behöver få en förståelse för vad de ska bidra med och på vilket sätt. Men det gäller även att skapa utrymme för de aktiviteter som från ett kravperspektiv behöver genomföras i initiativet.  Att reflektera och planera för dessa två är viktigt för att kunna skapa förutsättningarna för ett bra kravarbete.

Får man som kravanalytiker komma tidigt in i sammanhanget och ta ansvar för hur kravarbetet skall bedrivas och planera upp de aktiviteter som behöver genomföras så är det en fördel. Hamnar man däremot i en situation där möjligheten att påverka är begränsad är det viktigt att värdera och redogöra för hur man ser på förutsättningarna att kunna leverera.

Men oavsett förutsättningar, bästa sättet att landa in i ett bra arbetssätt är genom att arbeta med kontinuerlig förbättring. Att återkommande utvärdera och förbättra sättet att arbeta gör att vi kan förankra hos såväl individen som gruppen ett arbetssätt som är nödvändigt för att nå ett effektivt kravarbete. Det krävs en målbild, formulerad utifrån vad initiativet skall åstadkomma, och en baseline för hur man arbetar.

Requirements plan är ett dokument med vars hjälp man kan beskriva hur kravarbetet, inom ramen för ett specifikt initiativ, är tänkt att bedrivas. Det täcker ett antal olika aspekter av intresse som hur krav skall fångas, analyseras, dokumenteras, verifieras, godkännas och prioriteras. Här kan även beskrivas vem som ansvarar för vad och vilka verktyg man arbetar med.

Denna plan skall användas för två syften. För det första för att förankra hos uppdragsgivaren hur kravarbetet är tänkt att genomföras och utifrån det ta höjd för de resurser och aktiviteter som behövs i planeringen. För det andra för att kunna introducera de involverade i kravarbetet och ge dem en gemensam bild av hur arbetet är tänkt att fungera. Att använda sig av en Requirements plan skapar stabilitet och tydlighet i sättet att arbeta. Med andra ord ett bra dokument för att formulera den baseline man behöver och som kan uppdateras vartefter man behöver förändra arbetssättet.

Att försöka införa den perfekta processen från början fungera oftast väldigt dåligt utan det kräver ett tålmodigt och medvetet arbete. Dessutom, att göra det med hjälp av de insikter och erfarenheter som de involverade gör under resan, är det bästa sättet att i längden få acceptans och förankring för ett arbetssätt. För att inte tappa bort sig dock är det av vikt att sätta en målbild, förankra denna och successivt arbeta gentemot den.

Även om man inte når ända fram i den ambition man har satt upp så har man garanterat lärt sig mycket. Lärdomar som kommer både dig själv men även verksamheten till nytta. Häri i ligger således ett mervärde som inte alltid lyfts fram och som definitivt inte får underskattas. Det är värt den tid och kraft man lägger på denna insats.

Personligen ser jag denna del av kravarbetet som en utmaning och som gör arbetet som kravanalytiker både roligt och utvecklande. Och det är väl så vi vill att vårt arbete skall vara!

Daniel Burén, Require AB i Malmö

Vill du veta mer om detta ämne, hör av dig till Require så kan vi prata vidare!