För några år sedan gjorde jag en oväntad upptäckt: Utvecklarna på företaget jag arbetade för var mycket bättre på workshopteknik än projektledarna och kravhanterarna. Detta trots att det var vi som satt i flest workshops. Hur kunde det bli så?
Väldigt ofta i projekt planeras det slentrianmässigt in en workshopserie för bland annat kravinsamling. Utreda krav? Jaha, då ska det vara workshops. Man sätter sig sedan i ett gäng arbetsmöten som egentligen bara är ... möten.
Vad karakteriserar en workshop? Det är en fråga som förvånande få verkar kunna svara på. Och framför allt: Vad skiljer en workshop från ett vanligt möte? Lik förbaskat sitter man där med en torr PowerPoint-agenda och eventuellt diskuterar man lite. Men det gör man ju även på ett vanligt möte?
Ledordet för en bra workshop är kreativitet. Med olika tekniker (det finns mängder!) kan tankarna lockas i nya banor. Genom att använda flera sinnen och både tänka själv och i grupp blir informationen tydligare. Vanligast verkar övningar med post-its vara, vilka kan flyttas runt för att bilda nya sammanhang. Men egentligen finns inga begränsningar. Bara man inte fastnar i det vanliga möteslunket.
En annan sak som skiljer workshops från möten är förberedelserna. Ofta finns en tendens att material som behöver diskuteras läggs in i en presentation, och sedan diskuterar man den. Men då är det ingen workshop. För en bra workshop krävs planering. Vilken workshopmetod passar bäst för att fånga det jag är ute efter? Vilken typ av deltagare kommer? Vad är syftet?
En workshop har också alltid en facilitator. En person som leder och instruerar, men som är neutral till ämnet och saknar makt. Här blir det en stor skillnad från vanliga möten. Är du en facilitator eller mötesledare?
Hur kom det sig då att utvecklarna var så duktiga på workshopmetoder? I samband med att scrum infördes på företaget utbildades de även i att hålla retrospectives, återblickar där föregående period utvärderas och förbättringar införs. Med den utbildningen, som inte ens hade som huvudsyfte att lära ut workshopteknik, passerade de oss kravare och projektledare.
Det här har fått mig att fundera, och framför allt läsa på om workshops. När det krävdes så lite för dem att bli så mycket bättre, så känns det lättare att ta det där steget att själv lära sig mer. För att inte tala om vad mycket bättre resultat man får av de workshops man håller i. I en värld där antalet kallelser konstant översvämmar ens kalender blir det extra viktigt att göra det bästa av den tid man utnyttjar.
Jag har bestämt mig. Jag ska jobba aktivt för att bli bättre på att hålla workshops. Du hänger väl på?