Krav och kommunikation

Wikipedias artikel om kommunikation inleds med meningen "Kommunikation är en process för att överföra information från en punkt till en annan". Jag menar att kravhantering kan fylla en liknande funktion, en stor anledning att jobba med kraven i sina projekt eller organisationer är just för att säkerställa överföringen av information.

När människor kommunicerar med varandra så utgör de faktiska orden en del av kommunikationen, kroppsspråk och tonfall påverkar utöver orden*, och det finns en mängd andra faktorer som påverkar (Kravexperten har ett inlägg om muntlig och skriftlig kommunikation).

De flesta känner nog igen sig i att man ibland "talar förbi varandra".  Det är ofta lätt att tro att man kommit överens och håller med varandra fast man kanske egentligen inte gör det. Skriftlig kommunikation är bra för att det är lätt att spara, lätt att komma åt den sparade informationen, lätt att sortera och dela in informationsmängder i olika grupper med mera. Vid ren skriftlig kommunikation så uppstår problem med att avsändare och mottagare enbart har orden och meningarna att tyda, och "det man egentligen menar" behöver faktiskt inte alls framgå.

Det gör att vilka ord man använder blir viktigare, och att det kan vara avgörande att man är överens om vad orden man använder betyder. I många projekt jag deltagit i så tycker man att man inte har tid att dokumentera eller ens diskutera definitioner, "alla vet ju vad vi menar". Men i projekt som pågår i flera år och där medlemmarna kan bytas ut längs vägen så finns det stor risk för missförstånd. Missförstånden uppstår kanske inte omgående (även om det också sker), men sakta kanske betydelsen av en term man använder driver iväg från den ursprungliga och helt plötsligt kan ett från början tydligt och välformulerat krav betyda något helt annat bara för att termen används annorlunda nu än när kravet skrevs. Staffan har skrivit tidigare om vikten av att underlätta kommunikation för att förbättra valideringen av krav.

Kommunikationsprocessen är klar först när mottagaren har förstått informationen från avsändaren. Jag tror man har nytta av att tänka på kravhanteringsprocessen på samma sätt, idag tar den inte alltid hänsyn till om mottagaren har förstått informationen, men det borde den göra. Mottagare för kraven är inte enbart de personer som är aktiva i projektet just nu, utvecklare, intressenter, produktägare eller vilka det nu kan vara. Mottagare för kraven är också de som i slutet eller efter projektets slut ska utvärdera om man lyckats med det man föresatte sig. Det är omöjligt att säkerställa något som kommer ske i framtiden, alltså får man istället göra vad man kan för att eliminera riskerna för missförstånd. Ellen Gottesdiener och Mary Gorman har nyligen skrivit ett blogginlägg som bland annat berör hur man kan öka samarbete och kommunikation i projekt.

/Jenny Ågren, Require AB

* Att de faktiska orden utgör enbart 7% av kommunikation är däremot inte sant.