HR avdelningars förändringar vid digitalisering

Många HR avdelningar ser över sina rutiner och processer för att skapa mer automatisering och innovation i arbetsvardagen. Detta för att helt enkelt skapa bättre förutsättningar och möjligheter för likväl medarbetarna som organisationen i stort.
Vad bör då en HR avdelning tänka på när nya förändringar ska införas och arbetsmoment börjar digitaliseras? Det tänkte vi på Knowit Insight Accelerate – Digital HR, berätta lite mer om i detta blogginlägg.

Att skapa värde inom HR processerna

Hur kan ni skapa ytterligare värde i er organisation genom digitalisering av HR eller har ni redan tagit steget att digitalisera HR relaterade processer? Genom att vara förberedd på att ni inom HR behöver utveckla ert arbetssätt kommer ni kunna verka i samklang med era nya möjligheter. Nedan ger vi några tips på frågor att ställa sig och uppgifter som generellt kan ändras/tillkomma på er HR avdelning. Med andra ord, sånt som kan vara klokt att tänka på när ni sätter upp en förvaltning och utvecklingsorganisation kopplat i er HR relaterade digitaliseringsresa.

Hur ska HR:s leveransmodell se ut, dvs hur levereras HR tjänster i stort. Vilken serviceapproach ska HR ha? Avsätta tid om medarbetarna inom HR behöver kompetensutvecklas i och med nya digitala arbetsverktyg och processer. Få upp ert digitala arbete som en stående punkt på interna HR-möten. När nya medarbetare börjar inom HR behöver de introduceras till ert digitala arbete. Internt samspel inom HR mellan olika roller, exempelvis mellan Systemadministratör/er, processägare inom rekrytering eller processägare inom medarbetarutveckling, ansvarig förändringsledning och HR controller.

När det gäller processerna är det viktigt att det finns en tydlighet inom HR och ute i organisationen vilka processer som kommer digitaliseras och vilka som inte kommer göra det. Vad det finns för konsekvenser av de olika valen och varför. Detta är givetvis en del av det förändringsledningsarbete inkl kommunikationsarbete som behöver genomföras.

Vilka samspel behövs med övriga i organisationen

Samspel utanför HR sker bland annat med IT specialist/ integrationsansvarig IT, kontakt med systemleverantör för utveckling/nya releaser, support samt integration, kontakt med outsourcade tjänster såsom lön, rekryteringsverktyg för utveckling och integration, stödfunktioner inom den egna organisationen exempelvis ekonomi. När man bedriver denna typ av arbete är detta verkligen viktigt att förstå att det inte är någon enmansshow utan sunda samarbeten för råd och förankring är en förutsättning för ett lyckat resultat, exempelvis med IT-chef, ekonomichef och Data Protection Officer (DPO).

Dessutom är det viktigt att kontinuerlig ha dialog med användarna, både med medarbetare och chefer, om det tillgodoser deras behov, vad fungerar, vad som inte fungerar etc. Skapa referensgrupper för ett levande arbete som skapar delaktighet och engagemang. Viktigt att komma ihåg att inte ändra direkt utan ta med input om förändringar i en strukturerad och enkel process som en del i förvaltningen.

Alla olika samarbetsformer som behöver bedrivas behöver ske strukturerat och vara förankrat med de parter det gäller oavsett om det är internt inom HR, inom organisationen eller med externa parter. Det är viktigt att frekvens bestäms, hur respektive part går till väga om något akut sker, hur händelser eskaleras om vid behov, vilka roller/resurser behöver vara delaktiga i samarbete från respektive områden. Detta för att förväntansbilden ska vara klar och ett effektivt arbete kan bedrivas. När det gäller ert samarbete med leverantörer är det av stor vikt att ni känner er trygga med den information ni får till er. Tveka inte att följ upp om ni inte förstår vad exempelvis en ny release innebär. Att ha en öppen och ödmjuk dialog är nyckel till ett lyckat samarbete även där som i alla andra sammanhang.

Vilken kommunikation behövs

Om ni använder er av en HR intro eller om det är någon annan roll som sköter den typen av information till en nyanställd är det viktigt att det kommuniceras om vilka digitala verktyg som används för HR relaterade processer och frågor. Om en ny chef börjar oavsett om det är en intern rekrytering eller extern behövs det en genomgång av det ansvar en chef har i de digitala HR processerna och hur verktyget användas.

Har ni processkartor eller behöver det skapas? Ibland görs dessa innan processer digitaliseras eller ibland i efterhand allt beroende på förarbete och tid samt resurser. Oavsett ska de stämma överens med de systemuppsättning som ni nu arbetar efter. Om det behövs utföras ändringar i den systemuppsättning som genomfördes under implementeringen är det klokt att det finns systemkartor som man kan titta på för att se vad konsekvensen blir på ändringen.

Glöm inte bort förändringsledningen

En varm men också självklar rekommendation är att förändringsledningsaktiviteter skall påbörjas samtidigt som det första steget till att bli digitala startas. Det första steget kan då vara att se vilken form av förändringsorganisation ni har inom ert bolag. Förhoppningsvis är det via er ledningsgrupp och därefter era chefer men är det uttalat? Eller tas det för givet?

Om ni redan har tagit steget att digitalisera era HR processer, fortsätt att driva aktiviteter kopplat till förändringsledning såsom förankring, kommunikation, utbildning vid tex. nya moduler samt referensgrupper som är beskrivet ovan etc. Detta som en del av ert förvaltningsarbete. Kom också ihåg att fira när ni känner er stolta över ert arbete, exempelvis vid en ny lansering. Ge varandra konstruktiv feedback för personlig utveckling, som också kommer gynna gruppen i stort i slutändan. Tillsammans är ordet!

Se över olika roller och ansvarsområden

Beroende på hur just er organisation och dess HR avdelnings utformning ser ut samt antal resurser inom HR kan nedanstående förslag se olika ut. Till exempel om någon har en 100% tjänst inom digitalisering inom HR eller om det är en viss procent av exempelvis en HR Generalist roll.

Oavsett kan detta vara förslag på ansvarsområden respektive roller kan tänkas ha:

Ansvarig Digital HR

• Projektleda/och eller förändringsleda utvecklingsprojekt. Ta en ledande roll i att kontinuerligt utveckla funktionaliteten i era HR relaterade digitala arbetsverktyg
• Rådgöra proaktivt med HR, referensgrupper och ledningsgruppen om verksamhetens behov. Översätta organisationens behov till möjliga lösningar och utvecklingsprojekt
• Samspela aktivt med stödfunktionerna och referensgrupper för att säkerställa tvärfunktionell förankring med nästa möjliga medarbetar- och chefsupplevelse i fokus.
• Tillsammans med systemadministratör och IT säkerställa bra samspel med leverantörer av systemstöd
• Omvärldsbevakning Digital HR generellt

Systemadministratörer/ Systemförvaltare

• Nära samarbete med Ansvarig Digital HR för att fånga in och översätta affärsbehov till funktionella och tekniska krav, för att implementera lösningar och operativt arbeta med att utveckla HR-systemet
• Utveckla tekniska beskrivningar, sammanställningar kring masterdata/informationsklassning, skapa utbildningsinnehåll, utbildningsmaterial och kommunikation för olika grupper av användare
• Hantera teknisk felsökning och dialog med leverantörens tekniska konsulter vid eventuella prestandaproblem
• Underhålla konfigurering (tabeller, arbetsflöden, rapporter mm) i HR-systemet samt identifiera möjligheter att ändra processer och konfiguration för att förbättra eller förenkla HR-processerna
• Genomföra testarbete i samband med release av nya versioner. Beroende på omfattning av testning, agera testledare i samband med nya releaser och konfigurering av nya processer.

Processägare

• Ansvarig för processutveckling och kravställning kopplad till definierade process/er implementationsprojekt och kontinuerligt efter go live. Ansvarar för att processbeskrivningar/processkartor för sitt processområde skapas i enlighet med interna riktlinjer
• Säkerställer en god interaktion med ansvarig för ansvarig digital HR/systemförvaltaren så att denna kan planera för genomförande av relevanta förändringsaktiviteter baserat på nya processer och påverkan på olika roller​
• Designar och utför testfall i acceptanstester tillsammans med testledare​ i implementationsprojektet. Stämmer av med referensgrupper - chefer/medarbetare och stödfunktioner
• Är ambassadör för HR:s digitaliserings- och transformationsarbete. Omvärldsbevakning inom sina processer

IT specialist/ integrationsansvarig IT

• Övervaka exempelvis AD integrationen – ta emot ev loggfiler vid problem och felsöka
• Om IT beställningar för nyanställd går via digital on-boarding process alt avslut via digital off-boadring process. Arbeta för att optimera processerna och vara HR:s kontakt i processoptimering
• Om SSO används, hantera teknisk felsökning vid inloggningsproblem.
• Vid behov, ge HR stöd i felsökning kopplat till övriga integrationer eller delaktig i möten med leverantör som systemförvaltare bjuder in till eller som det finns behov av.

Hoppas detta har gett er några värdefulla inspel till hur just ni i er organisation kan utveckla samarbete och förvaltning inom HR:s digitala kontext.

Vill ni veta mer eller ha stöd i dessa frågor kontakta gärna någon av oss inom Digital HR.