Förstå medarbetarnas behov med Workforce Management

När vi nu, sedan en tid tillbaka, fått anpassa våra arbetsförhållanden så kan det råda stor osäkerhet bland medarbetarna. Framtiden är osäker och den kommer troligen inte att förändras snart eller snabbt. Hur kan man råda bot på osäkerheten och öka tryggheten för medarbetarna?

När medarbetarna inte känner sig involverade och betydelsefulla förstärks lätt deras otrygghet och osäkerhet, framförallt när glappet mellan medarbetarna och cheferna är stort. Det handlar inte om detaljnivå från ledningsmöten, men att det finns en transparens kring den övergripande informationen om företagets vision är en viktig del.

Ett annat viktigt perspektiv är chefernas behov av tydlighet av medarbetarnas arbetsinsatser på en individnivå, så som produktivitet och kvalitet ut mot kunderna. Om ni kombinerar dessa perspektiv blir det enklare för er höja servicekvaliteten.

Organisationer som har en hög transparens i sin interna kommunikation kan bättre ta tillvara på de hårda värdena och kan få en tydligare bild av de mjuka värdena, som skapar långvarigt resultatet och kvalitet. Ett högt medarbetarfokus skapar högre servicekvalitet för kunderna.

Vad kan då organisationer göra?

Det går trögt med utveckling på många håll i företagsvärlden och det är svårt att motivera nya investeringar.
Hur tar man sig framåt i dessa svåra tider?

Mitt svar är kort: ta reda på medarbetarnas förväntningar och inkludera.
Genom att börja med några frågor så kan man få en enkel överblick.

• Vad behöver medarbetarna?
• Vad behöver cheferna?
• Stämmer dessa behov överens?

Om förväntningarna inte stämmer överens kan det skapa ett stort glapp i organisationen. Att inkludera medarbetarna gör att de kan känna sig mer motiverade, samhörighet till bolaget och lojalitet. Att känna sig värdefull kan vara det viktigaste som en medarbetare kan känna för att skapa kvalitet och det är en stark motivator för att prestera bättre.

Och cheferna då, vad behöver de? Här är mitt svar tydlighet. Tydlighet i var all data som kommer in i organisationen kommer ifrån och hur den påverkats. Med data menas då inte bara de ekonomiska värdena, utan framförallt hur påverkar medarbetarna varandra och vad blir de påverkade av. Genom att ha ett transparent medarbetarhanteringssystem så kan man även kunna få tydligare svar på varför värdena ser ut som de gör.

• Varför säljer vi mindre på onsdagar?
• Varför är det alltid övertid på måndagar?

Det finns många variabler som påverkar, så som vem som arbetar, vilka tider de arbetar, vilka ansvarsområden de har, vad som hänt dagarna innan och även hur många och vilka typer av kunder som hanteras.

Implementera rätt system

Att välja ett system kan vara väldigt tidskrävande och överväldigande. Det finns många olika system och variationer av system som kan vara en djungel att hitta i. Med ett Workforce Management system (WFM) så kan många funktioner förenklas. Det är enkelt att se dessa system som ett enkelt tidsregistreringsverktyg, men de kan till exempel fylla behov som:

• Kompletterande HR master
• Kommunikationsverktyg
• Rapportverktyg och analys
• Budgethantering
• Produktivitetshantering

I nästa inlägg kommer vi att titta närmare på vilken typ av system man bör titta på, hur man kan komplettera sin HR-master med WFM, och hur man kan tänka när man ska implementera ett nytt system.

Du hittar det här: Förstå medarbetarnas behov med Workforce Management, del 2

Vill du veta mer? Skicka ett mejl till oss på hrm@knowit.se, lägg till Sebastian på LinkedIn eller läs mer om vad vi gör på knowit.se/hrm