Förstå medarbetarnas behov med Workforce Management, del 2

WORKFORCE MANAGEMENT

Sebastian Sjunnesson
01.07.2020

Nu är det dags att titta närmare på vilka verktyg som kan hantera det vi pratade om i förra inlägget. Vi kommer titta på hur du kan ge din organisation ett försprång i förändrande arbetsförhållanden, med hjälp av system som ger medarbetarna tydlighet, ansvar och flexibilitet, samtidigt som chefer får tydligare arbetstidsdata, mindre administration och enklare underlag till löneutbetalning.

Till att börja med behöver man ställa sig frågan vad organisationen behöver och hur man i dagsläget hanterar tidsregistrering, kommunikation och optimering. För det finns många system som är bra, så det kommer främst att handla om vilket som är bäst - för er.

WFM-system hanterar arbetstid. Enkelt, smidigt och tillgängligt. Jag tycker att man glömmer mycket av värdet om man kallar det för tidssystem. Man kan hantera budgetuppföljning genom att hantera både budgeten och arbetskostnaden per timme, inkludera produktiviteten och du kan i realtid få arbetskostnadsresultat. Kommunicera med medarbetarna och skapa en öppnare verksamhet genom tillgängligheten av information. 

Att kunna komplettera sin HR-master med ett WFM-system kan göra det operativt enklare för hela verksamheten genom att mata HR-masterns med relevant data. Det finns också ofta möjlighet för systemet att vara master för löneunderlaget för tidkoder, bonus, lönearter och att det följer alla arbetstidsregler. Med en kombination av ett WFM-verktyg, en lönemotor för utbetalning och ett HR-system kan organisationer skapa tydlighet. Tydlighet i systemkartan, transparens för medarbetarna samtidigt som en tydlighet i vilka värden som det ger. 

Hur skulle vi klara av ett nytt system idag? 

Att få alla medarbetare engagerade och nyfikna på nya system kan göra det enkelt att implementera ett nytt system. Den transparens och tydlighet jag nämnt tidigare är just det som får implementeringen att bli enklare. Där är arbetsrättsliga regler, processbeskrivningar och arbetsrutiner som behöver följas, men de finns dokumenterade och framförallt nu med förändrade arbetsförhållanden. Dokumenten skapar även enkelhet för leverantörer att konfigurera.

För att kunna veta var man ska börja leta behövs både kunskap om marknaden och erfarenhet av hur systemen och funktionerna kan uppfylla behov och krav. 

Några medskick

Dagens arbetsmarknad kan vara ganska orolig, och där är många osäkerheter som kan skapa väldiga problem. Att ha en transparent organisation kan då vara en nyckel till trygghet bland medarbetare. Att hitta gapen mellan chefers perspektiv och medarbetarnas enkelt genom att ställa tre frågor:

  • Vad behöver medarbetarna
  • Vad behöver chefer
  • Stämmer dessa behov överens?

Om man känner till dessa gap och och använder sig av ett transparent verktyg för att hantera dem, kan det bli enklare att ta fram anledningarna till värdeskapandet. Att veta varför vi säljer mindre på onsdagar kan ju ha många parametrar som påverkar, så som vem som arbetar, vad som hänt dagar innan, vilka typer av kunder och många andra anledningar. Därför är det viktigt att få stöd av ett system i att finna dessa anledningar.

Lycka till! 

Vill du veta mer? Skicka ett mejl till oss på hrm@knowit.se, lägg till Sebastian på LinkedIn eller läs mer om vad vi gör på knowit.se/hrm

Prenumerera på vårt nyhetsbrev