Excel som datakälla för analys!

Jag har arbetat en del med Microsoft och Excels nya fantastiska självbetjänande konsolideringsverktyg med datatvätt PowerQuery. Jag tycker det är enormt bra att man kan koppla ihop olika Excel blad och dess innehåll så enkelt. Jag har använt det både för att få ihop budget, prognos, verksamhetsplanering, olika data från kunder och olika data från nätet.

Även om verktyget klarar väldigt mycket behöver man hjälpa användarna att göra rätt i Excel före datasammanställningen.

För att läsa ihop data är det viktigt att man automatiskt kan hitta rubrik och data i rätt format. Det är också viktigt att den datan som länkar samman koder med texter blir rätt. Bygg först en mall noga efter de krav som sammanställningen kräver.

Jag har satt samman några av saker som är bra att hantera nedan.

Vanliga Excellcellsfriheter att hantera:

1. Flera rader data: Celler med flera rader data skapade med ALT ENTER. Här krävs oftast kommandot: ALT 010 i sök ersätt för att hantera detta rätt med excelimport.
2. Namngivning av Excelark: Det gäller att få användarna att använda ett exakt regelverk för ark och flikar om de automatiskt skall kunna läsas in.
3. Uppslagstabeller för koder: När användarna matar in olika koder för exempelvis konton, kst är det behjälpligt att använda uppslagstabbeler. Tyvärr kommer Excelanvändarna att ändå försöka lägga till nya rader med egna koder.
4. Hantera nya rader i Excel. För att begränsa och hantera nya rader är det bra att ha definierat området som tabell. Det gör att om användaren lägger till en rad hanteras hela regelverket för den raden med uppslag, formatering och format.
5. Områden i Excel. Ett annat vanligt problem är att man markerar en hel rad med kantlinje. Detta gör att exempelvis PowerQuery tror att hela arket innehåller data för analysen. Försök att begränsa med att definiera området som tabell.
6. Kolumndata: Försök också att definiera hur olika mellanslag skall hanteras i koder, texter och numeriska belopp.
7. Okända värden: Att få användarna att sätta ett värde för okänd är också viktigt. Om man exempelvis tänker anställa fem personer under året och dessa inte har någon kod bör man förbereda för detta. Antingen genom att varje person har fem extrakoder att använda eller att man har en standardkod för okänd. Likadant om man inte vet ett värde är det bra att sätta standardvärden i Excel såsom 0, ?, -1 eller saknas.
8. Kolumnrubriker: Finns det flera rubrikrader i exceldokumentet är det bra att låsa den som definiera fälten för datainläsningen så de är definierade på samma sätt.
9. Ändra kolumner: I PowerQuery är det lätt att ta bort kolumner. Önskar användarna att ha egna kompletterande kolumner så är det att rekommenderat istället för att man ändrar de befintliga som är kopplade till datainläsningen.
10. Sammansatta kolumner: Sammansatta kolumner och rader är mer komplicerat att använda för datainläsning så om möjligt bör de undvikas.

Kontakta mig för rådgivning och Excelmallar. hakan.alsen@knowit.se