Löneavdelning 2.0

Vi kan nu konstatera att vi är inne i det största paradigmskiftet sedan industrialiseringen – digitaliseringen. Hur kommer detta skifte att påverka dagens löneavdelning? 

 Under flera års tid har vi på Knowit Insight ägnat en del tid att tillsammans med våra kunder och nätverk sia om vad digitaliseringen kommer föra med sig för effekter inom HR- och löneområdet. Vad tror vi händer om 1, 3, 5, 10 år etc. Vi började med dessa övningar för fem år sedan och kan se tillbaka och konstatera att mycket av det som vi trodde skulle inträffa faktiskt har hänt, medan annat inte har infallit. Än. 

Vi är förstås inte ensamma om att vilja förbereda oss. Runt om i världen har det forskats en del i ämnet digitalisering. Stiftelsen för strategisk forskning släppte 2014 rapporten [länk] som visar att vartannat yrke kommer att ha automatiserats 2034. 

Yrken med lägre krav på utbildning riskerar att automatiseras

För fyra år sedan släppte EOS (Expertgruppen för studier i offentlig ekonomi) en rapport [länk] om strukturomvandlingen i svenskt näringsliv. Den visade bland annat att både hög- och låglönejobb kommer finnas kvar medan sysselsättningen bland yrken i mitten av lönefördelningen kommer att minska. Rapporten visar också på en risk för att höglöneyrken flyttas utomlands och att låglöneyrkena automatiseras. Den visar även att  näringslivet troligtvis kommer att automatiseras i större utsträckning än den offentliga sektorn. Man kan även se att det finns en högre risk för automatisering bland personer med låg utbildning mot personer med hög utbildning, även om det inte är helt entydigt.  

Vi kan också konstatera att för den som är en skicklig utövare inom sitt yrke och nyttjar digitaliseringens möjligheter finns också stora möjligheter i framtiden. Men då gäller det att hänga med och se digitaliseringens möjligheter.  

Så hur behöver våra lönefunktioner se ut i framtiden? Hur rustar du dig för att vara en del av Löneavdelningen 2.0? Vi har listat några områden som vi ser är viktiga att anpassa sig till. En del har kommit en bit på väg medan andra inte har börjat. Vi menar att man behöver känna till och bevaka för att vara rätt rustad inför framtiden. 

Verktyg 

Digitaliseringen medför att vi får fler digitala verktyg att arbeta med: 

• Genom att nyttja RPA (Robotic Process Automation) kan vi ersätta regelstyrda, repetitiva procedurbaserade arbetsuppgifter. Arbetsuppgifter som tidigare varit manuella, tidskrävande och tråkiga kan nu utföras av en robot som dessutom säkerställer att det alltid blir rätt, eller åtminstone gjort på samma sätt hela tiden. Det som tidigare kunde skilja sig åt beroende på vilken person som utförde arbetet - bättre och jämnare kvalitet. 
• AI (Artificell Intelligens) möjliggör idag att vi kan ersätta våra personalhandböcker och första linjens support med en datoriserad supportfunktion som svarar på de vanligaste frågorna. Alla som frågar får samma svar - bättre och jämnare service. 
• Lönesystemen kommer med tiden att förändras och innebära mer stöd för bevakning och kontroll och möjlighet för slutanvändarna att själva förbereda sina löner - bättre service. 
• Ärendehanteringssystem innebär snabbare och säkrare support, möjlighet till uppföljning etc - bättre service.  

Processer – arbetssätt 

Nya verktyg skapar möjlighet att arbeta på ett annat sätt: 

• Med ett mer automatiserat arbetssätt krävs en konsultativ roll på lön. Om medarbetarna själva ska förbereda sina löner krävs t ex kunskap om hur man ska göra. Lönefunktionen får en mer konsultativ och rådgivande roll och behöver arbeta mer proaktiv - större möjlighet att påverka. 
• Robotarna behandlar alla lika, vilket ger en enhetlig service till chefer och medarbetare. Det blir svårare att översupportera och curla användarna - användarna lär sig göra rätt. 
• Med verktygen kan vi mäta och kontrollera var i flödet det uppstår fel, var det finns utbildningsbehov etc. På det sättet kan vi arbeta proaktivt istället för reaktivt som många lönefunktioner gör idag - arbeta förebyggande istället för att släcka bränder 
• Kommunikation och utbildning blir viktiga ledord. Tydliggörande vad uppdraget är och innebär. Ska man arbeta i löneprocessen som chef och medarbetare behöver man kompetens och utbildning - skapa medvetenhet. 
• Automatiska bevakningar och digitala attestflöden resulterar i papperslösa skrivbord vilket gör oss mer rörliga och flexibla i hur och var vi jobbar - skapar valfrihet. 
• Digitaliseringen innebär möjlighet till uppkoppling var som helst. Vi blir inte bundna till våra kontor och pärmar utan ger möjlighet att erbjuda arbete på distans samt att vara mer närvarande ute hos kund för att möta upp eventuella frågeställningar - bättre service. 

Organisation 

Nya arbetssätt kräver att vi anpassar vår organisation: 

• En framtida löneavdelning behöver organisera sig med rätt roller och därmed säkra upp rätt kompetens. Förändringarna kan gå fort och då gäller det att ha tänkt till i förväg och ha en plan för kompetensväxling - ligga steget före. 
• Roller som specialister, rådgivare, controller, robotskötare blir allt viktigare medan löneadministratörer, löneassistenter kommer att minska - möjliggör nya karriärvägar. 
• Vi ser att allt fler väljer auktorisation, ett sätt att säkra lönekompetens - skapa konkurrensfördel. 
• Att arbeta som lönekonsult kommer därmed ställa nya krav på kompetenser och personliga egenskaper - har vi rätt personer? 

Detta var några av de tankar vi har kring hur man på bästa sätt förbereder och anpassar sig i den nya revolutionen. Vi ser fram emot att driva dessa frågor vidare in på 2020-talet, och hoppas att ni vill vara med oss på resan!