Hittills har vi pratat om vad det egentligen innebär att arbeta användarvänligt, samt hur en organisation kan arbeta med att beakta sina användare vid ett transformationsprojekt. Men vad händer när det är dags för den nya IT-lösningen att gå skarpt? Förmågan hos användarna att ta till sig något nytt, och förutsättningarna för lärande som skapas både från och inom organisationen, är avgörande för den digitala transformationen i allmänhet och införandet av en ny IT-lösning i synnerhet. Den inlärning som sker hos medarbetarna vid en sådan förändring kan delas upp i tre delar: initial inlärning, förlängd inlärning och inlärning som funktion av erfarenhet. Vad sker i användarens första möte med ett nytt system? Vad sker tiden efter systemet implementerats? Och vilka kunskaper har användarna med sig sedan tidigare?
Förmågan att vara flexibel och lyhörd inför sina medarbetares kompetens och behov blir väsentlig för att lyckas med de utbildningsrelaterade insatserna. Som är fallet inte bara vid digitala transformationsprojekt underlättar det att ha god koll på sin verksamhet – och vid inlärningen gäller det framför allt användarna. Vår observation är att detta i praktiken ofta gestaltas av interna utbildningar som ett vinnande koncept.
Mattias Hermansson, managementkonsult på Knowit Insight Öst med stor erfarenhet av digital transformation i komplexa program och projekt, är en stark anhängare av learning by doing. Han pekar på att en nyckel för att lyckas är att sätta den nya IT-lösningen i ett sammanhang, och i den mån det är möjligt redan under utbildningen simulera hur den är tänkt att nyttjas i användarens vardag. En utbildning bör ses som en del av något större: nämligen hela den digitala transformationsresan. De flesta projekt har någon typ av nytta som projektet förväntas generera, exempelvis i form av olika effekt- eller förbättringsmål. Därför blir utbildningen också en del av förändringsledningen och kommunikationen kring detsamma.
I de fall där utbildningen genomförts enbart eller i huvudsak av leverantören är risken stor att somliga medarbetare faller mellan stolarna, och att många upplever att de förväntas lära sig på ett språk de inte förstår. Leverantörerna är experter på sina system – medarbetarna på sättet de arbetar. Att därför i stället låta leverantören utbilda en mindre grupp användare, exempelvis en systemadministratör eller en ”superanvändare”, som sedan får gå ut i verksamheten och föra kunskapen vidare till sina kollegor är ett koncept som ofta får mycket större genomslagskraft.
Det är även ett sätt att säkerställa att kunskapen om systemen lever kvar i organisationen, vilket också främjar förutsättningarna för den förlängda inlärningen hos användarna ute i verksamheten. Möjligheten för oss som människor att fortsätta utvecklas och bli bättre på det vi gör är viktig att värna om, och kräver att det finns möjlighet till stöd även när implementationen är genomförd. Att användarna själva både utbildar och utbildas av varandra ger även en känsla av ägarskap, som tillsammans med ovanstående är en viktig fördel som Mattias Hermansson sett bidrar till en högre adoptionsnivå i tidigare uppdrag.
Att säkerställa en god utbildningsgrund hos användarna vid ett systembyte lägger slutligen en grund för framtiden. De lärdomar användarna kan packa ner i sin ryggsäck från ett tidigare system, och de känslor de upplevde kring den implementeringen, är erfarenheter de plockar med sig inför nästa digitala förändring. På så sätt kan en lyckad initial och förlängd inlärning vara direkt avgörande för den fortsatta digitala transformationen och generera mervärde även i framtiden. I bloggseriens fjärde och sista inlägg pratar vi mer om just det: vad användbarhet och användardriven digitalisering kan ge för övergripande positiva effekter för både medarbetare och organisation!
Missa inte vårt frukostevent!
Tycker du också att användarcentrerad digitalisering är viktigt? Har du erfarenhet av implementationer från din egen yrkesroll, eller är du helt enkelt nyfiken på att veta mer? Kom då och ät frukost med oss på Knowit Linköping!
Den 1/9 mellan 8-10 slår vi upp dörrarna till våra nya, fina lokaler på Sankt Larsgatan 16. Vi startar vår fredag med att utbyta tankar och insikter över en kopp kaffe, och lyssna till våra erfarna konsulter. Läs mer och anmäl dig här!
