Har ni svårt att bestämma vad som ska finnas i det nya intranätet? Många viljor drar åt olika håll. Därför kan det vara bra att ha en grund att stå på i dina tankegångar. Oavsett om det gäller att lägga till en app som komplement till ert intranät eller byta till en app helt och hållet är det viktigt att utgå ifrån behov och mål, men det går att utgå ifrån vissa grundantaganden.
Nyheter i ert intranät
Här skriver du om saker som är relevant för mottagaren. Om ni skriver mycket kan det vara bra att skapa kluster för olika delar av organisationen. Desto mer riktad och relevant en nyhet är, desto bättre är det. Det kan vara en personalfest, ett event ni anordnar, en ny person i ledningen eller något roligt som har hänt. Månadens medarbetare är ett bra exempel på något kul. Tagga nyheter ni lägger upp för att det ska vara lättare att navigera, men använd inte för många taggar. Taggarna är till för att dela in nyheterna i kluster och följer en indexeringstanke som bör vara en röd tråd i ert arbete. Taggarna går att använda för att dela in dokument också. Det kan till exempel vara era avdelningar.
Information i ert intranät
Under information bor den generella informationen som en anställd kan tänkas behöva för att förstå organisationen i en bredare bemärkelse. Allt från vad andra avdelningar gör till hur många anställda det finns i organisationen. Det är bra om det här finns en vision, nedbruten i mål och delmål för varje funktion och person på företaget, men många vill inte vara så transparenta och det är svårt att nå hela vägen dit.
En bra grundtanke är att det ska finnas information om arbetsprocesser som underlättar samarbete. En FAQ kan vara på sin plats om behovet finns. Denna typ av information bryter ned mentala väggar mellan avdelningar och människor. Här ska inte dokument finnas, men här kan man länka till dokument.
Dokument i ert intranät
Alla dessa dokument. De flesta används inte så ofta som man tror. Det går att lägga upp dokument ”by popular demand” om man vågar, men dokument som kommunikationsstrategi, personalhandbok och CSR-policy bör förmodligen ligga uppe från start. Se till att det är lätt att både ladda ned och ladda upp, eftersom många dokument uppdateras kontinuerligt. Alla behöver inte kunna ladda upp dokument. Här kan en viss filtrering av dokumenten ske. De som bestämmer vad som ska läggas upp kan sålla bland dokumenten. En viktig del av en chefs jobb. Att välja vilken information som ska gå ut till medarbetarna.
Namngivning av dokument är viktigt. I och med att innehållet ska indexeras och struktureras efter förutbestämda mönster och kluster brukar det gå bra att hitta filer i alla fall. En viktig del i struktureringen brukar vara att dokumenten placeras på rätt plats och att du kommer ifrån dubbellagring, ofta hittar man 14 versioner av samma dokument och har svårt att avgöra vilken som är det rätta eller det senaste. Informationsarkitektur och governance-regler brukar vara ledorden för att organisera detta.
Kontaktuppgifter i ert intranät
Kontaktuppgifter till anställda och lokaler inom företaget. Det kan även vara bra att lista viktiga partners, leverantörer och att ha en visuellt tilltalande organisationskarta. Ett intranät ska förenkla. Glöm inte bort att mobilanpassa intranätet och se till så att det finns en support-mejl som går till den som har hand om Active Directory (de anställdas kontaktuppgifter) och en mejl som går till intranätsredaktören. Detta för att kunna lösa problem med felaktigt innehåll. Ett sätt att locka medarbetarna till intranätet är att gå ut med ett mejl eller en notifikation när något kul eller viktigt läggs upp. Det går att se intranätet som en webbsida som ni ska driva trafik till genom bra innehåll.
Informationsnivåer inom internkommunikation för intranät
1. Mikroinformation: Det som medarbetaren vill dela med sig av eller det som handlar om medarbetaren. Kanske idrottar någon på fritiden och har vunnit VM (ja, det har hänt) eller att någon vill lyfta ett tillbud. Det ska gå att ta bilder och videos och lägga upp i appen för att underlätta kommunikationen om ni väljer att ha en chatt. Appen eller chattfunktionen kan vara fristående från intranätet, men bör finnas för att underlätta dialog. Det är upp till intranätsredaktören att sätta gränser för vad som ska dryftas. Våga ha kul, vara transparent och våga uppmana till inlägg. Det är bättre att chattfunktionen lever och det blir lite fel, än att ingen kan bidra till dialogen. Tanken bakom detta är att det är fel att låsa upp användarna i en envägskommunikation som kommer ifrån ledningen.
2. Mesoinformation: Information som skapar förståelse mellan funktioner eller människor på företaget. En ofta bortglömd eller nedprioriterad mellannivå. Frågor om processer eller tillvägagångssätt kan dryftas. Det finns tydliga möjligheter att bryta ned siloväggar i ett forum som har förutsättningar för dialog där alla är inkluderade. Här är inte chattfunktionen heltäckande, men kan belysa luckor där mesoinformation saknas. Ett sätt att få igång snack och tankar är att lägga upp infografik som beskriver olika processer i chatten.
3. Makroinformation: Information som ledningen vill gå ut med. Inbjudning till julfesten, kvartalssiffror eller information om att en ny chef har anställts. Om du redan använder internmejl är det lätt att även lägga ut information i denna kanal som komplement till intranätet eller appen. Att klippa och klistra. Det är farligt att fastna i fällan där makroinformationen dominerar, då känns allt "top down".
