Vår värld är dynamisk, liksom vår arbetsplats. Vi befinner oss i ett ständigt föränderligt landskap där det ställs allt större krav på de digitala tjänster och verktyg vi använder för att underlätta och effektivera vår arbetsvardag. Här har intranäten genom åren haft en betydande roll för hur vi samordnar oss internt kring kommunikation, erfarenhetsutbyte och digitala arbetssätt.
Varför blir ett intranät omodernt?
Anledningen till att ett intranät blir omodernt handlar i första hand inte om teknik, snarare om avsaknad av struktur, strategi, behov och uppföljning. Enligt WSAs årliga mätning av “Hur mår Sveriges intranät” uppger så många som 31% att det saknas mätbara mål för intranätet.
Inte sällan hör man medarbetare som uttrycker frustration över att det är svårt att hitta och navigera sig till rätt innehåll, att det inte alltid går att lita på att innehållet är aktuellt.
Historiskt har intranäten gått igenom tre större paradigmskiften
1. Under 2000-talet var intranäten informationsportaler där ofta ledning och utvalda ansvarsområden lade upp nyheter och innehåll som medarbetarna kunde ta del av. Dessa intranät hade relativt låg användning och det fanns i regel inga möjligheter att kommunicera med andra medarbetare.
2. Omkring år 2010 började intranäten bli smartare och trenden gick mot sociala funktioner där medarbetare kunde kommentera och reagera på innehållet, i många fall även samverka i olika grupper kring vissa intresseområden. Dessa intranät finns fortfarande kvar i stor utsträckning, men användningen är fortfarande relativt låg.
3. Intranät i nutid – den senaste trenden är att fasa ut hela begreppet intranät och i stället tala om digitala arbetsplatser och samarbetsportaler. Vi låser inte in oss i specifika plattformar eller lösningar, utan låter istället behoven hos medarbetare styra.
Recept för ett modernt intranät
Knowit Experience tror att ett lyckat recept för ett modernt intranät handlar om att se till behovet hos medarbetarna i första hand. Det finns inget givet svar för exakt hur ett sådant koncept ska se ut när det är klart.
Arbeta strategiskt med att sätta mål, syfte och definiera de effekter du vill uppnå. Gör målen mätbara och begripliga. Se till medarbetarnas behov och drivkrafter. Skapa samsyn och arbetar med att hela tiden analysera användning för att skapa förbättringar.
Olika kunder, olika behov, olika vägval
Eftersom vi förespråkar behov och nytta har våra kunder tagit olika riktningar baserat på de effekter och drivkrafter som passar just deras verksamhet. På vårt lunchseminarium den 3 maj kommer vi att berätta om olika riktningar som några av våra kunder tagit.
Bland annat kommer vi att introducera några exempel där kunder implementerat Workplace by Facebook som den centrala hubben för internkommunikation och Office 365 (SharePoint och Teams) för informationssidor, samarbeten och nätverkande.
