Skapa framgång över tid med er digitaliseringsresa
Utgå ifrån att det ni ger er in på är en resa utan slut, har man väl börjat så är det en resa som fortsätter och tar olika vägar, ungefär som loopar mellan förvaltning och utveckling och tillbaka runt igen. Genom att ha medarbetaren och dess upplevelse i fokus ges möjlighet till att skapa hållbara arbetssätt. Den primära effekten är ofta att göra vardagen enklare för ledare och medarbetare så att de kan bli mer produktiva och engagerade.
Systemstöd och processer ska underlätta för medarbetaren, oavsett vilken typ av uppgift hen ska utföra. Därför brukar vi numera benämna helheten som Work Tech och inte HR Tech. Som HR analytikern Josh Bersin också understryker så bör alla system som medarbetaren använder, inklusive HR och lön, ses i ett sammanhang med andra arbetsverktyg.
Enligt vår erfarenhet är några av nedanstående punkter framgångsfaktorer i ett digitaliseringsarbete:
• Att ha stöd från ledningen är en förutsättning, så att den målbild som tas fram är förankrad, att det finns förståelse av förväntade effekter och att det finns ett gemensamt ansvar i att möjliggöra organisations digitaliseringsresa.
• Förändringsledning det ska vara en röd tråd från start och ska fortsätta med olika aktiviteter såsom förankring, kommunikation och en lärande miljö under hela digitaliseringsresan.
• Att arbeta tvärfunktionellt och utforma en tydlig målbild av önskvärda arbetsflöden.
• Integrationer möjliggör och sparar tid och resurser. Säkerställ att data är högkvalitativ och korrekt. Är masterdata definierad och överenskommen?
• Att genomföra en digitaliseringsresa kräver resurser med rätt kompetens och att de har tid avsatt att utföra sitt uppdrag. Tidplaner behöver vara realistiska.
• Låt fortsättningen bistå av tydlig förvaltningsorganisation med roller och ansvarsområden såsom Digital HR ansvarig, systemadministratörer/systemförvaltare, processägare m.fl. där kontinuitet säkerställs genom att projektdeltagare även är inkluderade i förvaltning och vice versa.
Vi inom Digital HR på Knowit Accelerate möter kunder dagligen som vi vill göra till hjältar inom Digital HR. Nedanstående två case är från vår verklighet:
Myndighet - Förstudie på uppdrag av HR
Utmaningen: Behov att optimera och digitalisera avdelningens arbetssätt och processer.
Lösningen: Att undersöka myndighetens nuläge och behov av utveckling av deras HR relaterade processer. Detta kopplat till befintliga lösningar och möjligheter till önskade lösningar utifrån ett digitaliseringsperspektiv men också utifrån tvärfunktionella samarbeten.
Digital HR har fått förmånen att driva denna förstudie som innebär flertalet intervjuer med HR, ekonomi, lön, IT, säkerhet, chefer och medarbetare för att få ett brett perspektiv att arbeta utifrån. Därefter har ett antal utmärkande områden kunnat skönjas och som fördjupats i en rapport med insikter och möjliga vägar framåt förankrats.
Målsättning efter avslutad förstudie:
• Att kartlägga HR processer och HR-relaterade data
• Utöka samspelet mellan HR, IT, Säkerhet och Digitalisering samt mellan HR/Lön och löneleverantör
• Genomföra inspirationsdemos och leverantörsdialog
Tjänsteföretag inom privat sektor – Förstudie på uppdrag av HR
Utmaningen: Behov av att kunna ta datadrivna beslut för att möjliggöra en digital strategisk förflyttning. Kunden önskade ha medarbetarupplevelsen som grund för att skapa rätt förutsättningar och bidra till kontinuerlig utveckling i medarbetarnas vardag.
Lösning: Utforma en målbild och behovsanalys för HR:s framtida systemlandskap, med ett tvärfunktionellt samarbete och fokus på medarbetarupplevelsen. Analysera HR:s och IT:s strategiska prioriteringar utifrån ett affärs- och verksamhetsperspektiv. Presentera inspirationsvisningar samt marknadsanalys av potentiella systemleverantörer som uppfyller verksamhetens behov på kort och lång sikt. Ta fram ett business case som beslutsunderlag till upphandlingen av ett nytt HR-system. Avslutningsvis ge förslag på realiseringsplan samt rekommendationer framåt.
Målsättning efter avslutad förstudie:
• Fortsatt involvera och förankra HR:s digitaliseringsresa med verksamheten
• Fördjupat tvärfunktionellt samarbete med IT
• Påbörja upphandling med potentiella systemleverantör
Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er?
Ta kontakt med oss på Digital HR på Knowit Insight Accelerate