Så misslyckas du med ett systemprojekt inom HR & lön

Nä, vi vill såklart inte att du ska misslyckas. Men vi kan våra saker, så vi ska också vara helt ärliga. Det finns många sätt ett projekt för system inom HR och lön kan gå snett. Vår konsult Erika Nordenberg går igenom några fallgropar.

Egentligen är de väl inte så konstigt om något går snett när det handlar om något som påverkar organisationen i så stor omfattning, ofta med flera intressenter, nyckelpersoner och förväntningar. Vi har gjort otaliga systemprojekt och sett det mesta. Och för att kunna göra ett riktigt bra jobb behöver man veta vilka gropar och hålor man ska undvika.

Lite mer konkret kan något av nedan hända:

• Ingen eller dåligt genomförd upphandling
• Bristfällig sponsring från ledningen
• Inte tillräckligt med resurser
• Fel kompetens i projektet
• För lite tid avsatt
• Oklart syfte med projektet
• Differens i förväntningar av resultatet

För att lyckas med upphandlingen vill jag dela med mig av mina erfarenheter från de upphandlingar jag deltagit i. Det kan låta som enkla frågeställningar, och är det också så här i teorin, men det är viktigt att gå igenom dessa ordentligt. Organisationen behöver också ha en hög självkännedom och vara transparenta. 

Börja med att fråga er hur behovet ser ut.

• Nytt eller gammalt behov?
• Hur har vi köpt tidigare?
• När, vad, var och hur? Kvalitet och kvantitet?
• Hur beständigt är behovet? Tillfälligt eller kvarstående?

Titta på varan/tjänsten i sig. Att genomföra en upphandling ger köparen möjlighet att undersöka utbudet på marknaden ur ett funktionellt, ekonomiskt och utvecklande perspektiv. Det ger köparen möjlighet att i anbudsförfrågan säkerställa de krav som behöver uppfyllas i produkten.

Kolla upp leverantörer och marknad:

• Vem har levererat tidigare?
• Hur ser marknaden ut? Hur många leverantörer finns? Variation på vara eller tjänst?

En demo av systemet ger köparen tillfälle att få nya olika perspektiv på produkten när flera leverantörer presenterar sina anbud.

Något som kan tyckas svårt men som känns lika viktigt som en bra produkt, är att i möjligaste mån undersöka hur leverantörerna avser att leverera produkten och inte bara vad som ska levereras. Så be om referenser, och hämta in egna. Gärna så lika köparens organisation som möjligt för att få en jämförbar situation.

• Ställ frågor till leverantörer som t.ex. hur deras organisation ser ut?
• Har leverantören namn på de som är tilltänkta i ett eventuellt projekt?
• Be dem berätta om hur deras leveransmodell ser ut.

Kostnad och TCO - Total Cost of Ownership

• Hur ser leverantörens/marknadens affärsmodell ut? Vad tjänar de pengar på?
• Vilken avans har leverantörerna?

Att upphandla och implementera en ny systemlösning är kostsamt ekonomiskt och tidskrävande. Det är dyrt att upptäcka en bit in i en implementation ”att vi satsat på fel häst” och göra om. Men det kan vara ännu dyrare att leva med en lösning som begränsar oss eller inte uppfyller behov och krav. Titta alltså på det totala kostnaden - TCO - för att inte få några tråkiga överraskningar.

Slutresultat

Till sist ger vi oss på att utvärdera resultatet och sammanfattar de svar vi fått på frågorna vi ställt.

• Hur blev resultatet?
• Behöver vi komplettera med fakta?
• Känner vi att vi har ett bra underlag att ta beslut på?

Nyttja erfarenheter i din organisation. IT-avdelningen torde liga långt fram vad gäller projektmetodik och Inköpsavdelningen kan stödja i upphandlingsprocessen. Externa partners kan bidra med unik kompetens om marknaden, driva upphandling av digitala verktyg för HR och Lön samt parallellt arbeta med organisation och processer.

Lycka till med er nästa upphandling!