Kartlägg HR-processerna innan systemet kravställs – del 3

En användbarhetsgranskning kan ge en tydlig bild av användarnas hinder. Men det går inte att kravställa ett nytt HR-system utan att också förstå hur arbetet faktiskt går till.

I många av våra kunduppdrag kartlägger vi därför centrala HR-processer, exempelvis Lärande, Prestation och Succession. I rollen som processanalytiker bygger vi arbetet på intervjuer och workshops med processägare, HR-roller, administratörer, chefer och andra berörda. Varje process följs från start till mål: aktiviteter, ansvar, systemstöd, manuella moment och beroenden dokumenteras och visualiseras.

Vi arbetar parallellt med nuläge och utvecklingsmöjligheter. Det är viktigt att skilja på hur arbetet faktiskt utförs i dag, hur det formellt är tänkt att fungera och vilket stöd verksamheten vill ha framöver.

Det blir ofta tydligt att processerna har olika karaktär och behöver olika typer av stöd.

Lärande rymmer ofta allt från behov och planering till genomförande, certifiering, uppföljning och återkommande utbildningar. Flera moment kan hanteras utanför systemet, och kraven på spårbarhet behöver kombineras med flexibilitet för olika målgrupper och utbildningsformer.

I Prestation handlar utmaningarna ofta om dokumentation, notifieringar och möjligheten att följa arbetet under hela året. Här blir också beroendet till andra HR-processer tydligt – både i tidplan, bedömningar och data.

Succession är i många organisationer cyklisk och innehåller manuella sammanställningar och presentationer. Det kan skapa personberoende, begränsad transparens och mindre tid för analys och strategiska samtal.

Resultatet blir inte bara processkartor. Vi tar fram en gemensam och förankrad nulägesbild, tydligare ansvar och ett underlag för att diskutera önskat läge. Dokumentationen utformas dessutom så att den kan leva vidare efter upphandlingen eller projektets avslut.

Kombinationen av översikter, detaljerade beskrivningar och visuella flöden gör det möjligt att både se helheten och gå ner i de steg där krav eller ansvar behöver förtydligas.

För oss är det en central poäng: processkartläggning inför ett systembyte handlar inte om att rita snygga flöden. Den handlar om att skapa ett gemensamt språk för beslut.

Nästa del handlar om hur processerna och användarnas behov översätts till en prioriterad kravbild.

#WeAreKnowit #DigitalHR #Processutveckling #HRTech #Lärande #TalentManagement