Informationsförvaltning – en ständigt pågående iteration

En gång om året anordnar vi Klaradagen – en samlingspunkt för branschkollegor inom informationsförvaltning och användare av vårt digitala verktyg för arkivredovisning, Klara. I årets upplaga belystes olika integrationsmöjligheter, samt att strategi kring metod och systemstöd blir allt viktigare. Här är vår sammanfattning av insikter och lärdomar från dagen!

Malmö universitet ”streamlinear” sin informationsförvaltning

Det är alltid lärorikt att höra om hur andra organisationer löser liknande problem som en själv tampas med. Malmö universitet berättade om hur de tidigare haft svårigheter kring att redovisa arkiverad digital information i ett e-arkiv, samt frågan om att leva upp till både interna och externa krav kring ordning och långsiktighet. De har påbörjat resan genom att skapa en sammanhållen logik för klassificeringsstruktur och förvaringsenheter i e-arkivet, med Klara som nav för att stötta infrastrukturen. Deltagarna fick även konkreta lärdomar om hur Malmö universitet skapat länkar mellan förvaringsenheter och e-arkivet, något som ger användare möjlighet att snabbt navigera till e-arkivets sökportal. Till sist underströks vikten av att implementera rutiner för aktiv förvaltning av klassificeringsstrukturen för att löpande hålla den aktuell, eftersom inaktuell information snabbt tappar sitt värde.

Då Klaradagens agenda ofta är levande och interaktiv kunde vi plocka upp intresset från deltagarna att lära sig mer om hur dokumentlagerintegration kan skapa stabilare länkar mellan Klara och dokumentlager (t.ex. e-arkiv) och exempel demonstrerades live på plats utifrån en integration med Roda e-arkiv. Det har även efter tillfället beslutats att en integration för att förenkla detta för användare kommer att släppas till alla Klaraanvändare i kommande release, Klara 9.2.

Riksarkivet om Nationell arkivdatabas

Riksarkivet gav dagens deltagare en introduktion till NAD (Nationell arkivdatabas), en söktjänst för arkiv i Sverige. Vi fick ta del av statistik kring innehåll och medverkande institutioner, samt aktuella frågor just nu, exempelvis vad det kan innebära att uppdraget att driva databasen nu är inskrivet i Riksarkivets instruktion.

Smartare användning av produkten

Vi har alltid på agendan för Klaradagen att dela med oss av tips för effektivare nyttjande av Klara. I år fokuserade vi på att vidga perspektivet från isolerad användning till en bredare strategi. Det innebär möjligheten att inte bara få ett system för reaktivt arkivförtecknande, utan istället proaktiv informationsstyrning, inklusive arkiv, informationshantering, dataskydd, informationssäkerhet, samt systemförvaltning. Vid användning av Klara som verktyg för hela organisationens informationsinfrastruktur tillåts fler yrkesroller skapa synergier, vilket leder till ökad delaktighet och ägandeskap för informationen som presenteras. Det bygger också samverkan mellan fler yrkesroller genom att samla all metadata kring processer och information.

Vi siar i spåkulan

Vid det här tillfället passade vi även på att presentera trender och fokusområden som ligger i tiden. Här är några key-takeaways från programpunkten:

• Klara har sitt ursprung i arkivredovisning, men utvecklas ständigt i takt med organisationers ökande behov av en säker och effektiv informationshantering. Idag är produkten mer anpassad som ett helhetssystem för informationsförvaltning vilket gör att användare tillåts ta ett helhetsgrepp om verksamhetens information och de olika krav som ställs på den.
• NLA, Näringslivets arkivråd, är en ideell förening som har som ändamål att främja rationell dokumenthantering och arkivering. Det gör de bl.a. genom att producera facklitteratur, utbilda och sprida kunskap om informationsförvaltning och utveckla samarbete med andra föreningar. Vi har upprättat ett partnerskap med dem i ett projekt vid namn Utvecklad manual på informationsförvaltningswebben, och projektet har som mål att utveckla ett verksamhetsstöd för systematisk informationsförvaltning. Vi ser att samverkan mellan olika yrkesgrupper inom informationsförvaltning kommer att vara ledande. På www.informationsforvaltning.com finns redan en manual för informationsförvaltning, den är dock inte komplett utan ska färdigställas inom ramarna för det här projektet. Projektet planeras pågå 2025-2027.
• En fråga vi tar med oss i det kommande arbetet är huruvida det är lämpligt att hantera alla aktiviteter inom informationsförvaltningen i ett och samma system. Klara har en central roll i informationsförvaltningen, men vår hypotes är att vägen framåt är flera system i samverkan, där integration och interoperabilitet kommer bli den viktigaste pusselbiten.
• Sammanfattningsvis kommer behovet av helhetslösningar för informationsförvaltning vara av stor betydelse för det kommande arbetet - både när det gäller metod och systemstöd. Viktigt i sammanhanget är dock att systemen inte får föregå metoden. Det betyder att arbetet inte ska anpassas efter hur systemen fungerar, utan de systemlösningar som används bör utgå från någon form av best practice av arbetssätt och metod.

Sammanfattning

Dagen går att sammanfatta genom ett citat från Malmö universitet – ”inaktuell information tappar snabbt sitt värde”. Dvs aktiv förvaltning av klassificeringsstrukturen är avgörande för att löpande hålla den aktuell, och informationsförvaltning kommer alltid att vara en kontinuerlig process. Med hjälp av våra samarbetspartners, samt insikter och feedback från våra användare kommer Klara också ha en pågående verksamhetsutveckling, för att alltid kunna leverera på de krav och önskemål som ställs inom området.