Förändringsledning som en del av införandet av HR-system – del 5

Ett nytt system förändrar inte verksamheten av sig självt.

När organisationer förbereder införandet av nya HR-system och arbetssätt är förändringsledningen därför inte ett sidospår. Den är en förutsättning för att investeringen ska ge effekt.

Olika HR-processer påverkar olika roller på olika sätt. Administratörer, chefer, medarbetare och andra användare behöver förstå vad som förändras, vad de förväntas göra och vilket stöd som finns. Nya arbetssätt ska samtidigt fungera i olika verksamhetsdelar och vid olika arbetssituationer.

Det innebär nya rutiner, nya ansvar och ibland en upplevd förlust av kontroll. Frågor om ökad administration, tidigare förändringserfarenheter och osäkerhet inför nya arbetssätt behöver fångas upp tidigt – inte först vid lanseringen.

Kommunikation blir då ett styrmedel i förändringen, inte bara information om projektet. Den behöver skapa förståelse för varför förändringen görs, vad som förväntas av olika roller och hur återkoppling tas om hand.

I rollerna projektledare och förändringsledare har vi i teamet från Knowit Digital HR, tillsammans med process- och kravkompetens, lagt grunden för förändrings- och kommunikationsansatser med tydliga målgrupper, budskap, kanaler och ansvar. Vid behov har vi även gått in som testledare och hållit ihop testningen inför införandet. Stödet behöver anpassas efter roll och lokala förutsättningar och kombinera dialog, utbildning, workshops, ledarstöd och lättillgänglig information. Efter driftsättning behövs dessutom förstärkt stöd, uppföljning och en tydlig överlämning till förvaltningen.

Förändringsledningen behöver börja i samma processförståelse som kravställningen. Då går det att förklara både varför något förändras, vad det betyder i vardagen och vilket stöd som finns på vägen.

Och arbetet slutar inte vid lanseringen. Effekter och användbarhet behöver följas upp när lösningen varit i bruk, så att stöd och arbetssätt kan justeras utifrån faktisk erfarenhet.

Vår viktigaste slutsats från den här serien är därför enkel: processer, krav, system och förändring måste hållas ihop från början till slut.

Vad har gjort störst skillnad i de systeminföranden du själv varit med om?

#WeAreKnowit #Förändringsledning #DigitalHR #HRTransformation #HRTech #Implementering