Dags att byta lönesystem: Förberedelser

Är tanken väckt, dags att organisationen du jobbar för byter lönesystem? Spännande!
Då är det ett bra tillfälle att sätta sig ner och tänka till, för som alltid är gedigna förberedelser en framgångsfaktor i projektet. Precis som professionella kockar förbereder sig för matlagning genom att se till att samtliga ingredienser och redskap som kommer att behövas finns tillgängliga och är i ordning behöver ni tänka till ordentligt redan innan processen att byta lönesystem drar igång.

Varför

Först, varför är det dags att byta lönesystem? Har nuvarande system nått end-of-life? Fungerar inte partnerskapet med nuvarande leverantör? Har företaget vuxit ur den nuvarande produkten? Är löneavdelningen på en digitalisering och förändringsresa och det här är ett av momenten? Anledningarna kan vara många och en kombination av flera, och det är därav viktigt att från början vara på det klara med alla varför då de kan hjälpa till att fatta beslut senare i processen.

Målbild och vision identifierar prioriteringarna

Sedan är det dags att fundera över vad som är prioriterat i bytet, vad har ni för målbild och vision? Ska systemet bara bytas rakt av (as is) eller är det en del av en förändringsresa? Är målet enbart att betala ut rätt lön i rätt tid, eller att utveckla arbetssättet inom lön, digitalisera eller att dra ner på systemfloran? Det här är också tillfället att plocka fram alla surdegar i löneprocessen, går det att göra någonting med dem i förväg? Allt som kan harmoniseras innan vad gäller lokala avtal och olikheter i hanteringen underlättar vid själva systembytet och det här momentet tar vanligen längre tid än tänkt så ni tjänar på att börja direkt. Skräckslagen av bara tanken? Det kan vara så att er organisation helt enkelt har för många specialare och olikheter, men det absolut viktigaste i den här delen av förberedelserna är att synliggöra så mycket som möjligt. Ju mer ni vet redan innan förstudien drar igång desto bättre. Prata med alla som var med i företagets förra lönesystemsbyte (om någon finns kvar), vad var svårt vid det tillfället? Titta i löneartskatalogen, vad finns det för lönearter och beräkningar som skulle kunna vara tecken på specialare?

Finns det andra faktorer inom organisationen som kan påverka prioriteringarna i bytet? T ex finns det krav på säkerhet som påverkar valet av lönesystem? Nu när leverantörerna går mer och mer mot cloudbaserade lösningar ställs kraven på säkerhet på sin spets på ett annat sätt än när lönesystemet låg lokalt on-prem.

Det ekonomiska perspektivet

Okej, nu är det dags att se över kassan! Var realistisk, kommer en eventuell budget räcka till att förverkliga målen och visionen? Se över vision och målen igen och var hård i prioriteringarna, vad är verkliga måsten i bytet och vad är egentligen önskningar? Tänk på att det säkert behövs en buffert för oförutsedda kostnader, t ex kan ni behöva hyra in en konsult för en tid som hjälper till i någon fas av systembytet även om ni inte tror det när ni drar igång. I vissa fall kan det finnas möjlighet till samverkan med en annan part om de också ska byta system samtidigt, tänk till om det skulle finnas något alternativ för er för att minska kostnaderna.

Slutligen

Tänk efter vilka kompetenser och personer du behöver ha med dig under hela resan. Sammansättningen av projektgrupp, intern styrgrupp och övriga berörda referenspersoner (t ex inom ekonomi, IT och säkerhet) är värd att tidigt tänka igenom säkra upp. Sammansättningen är starkt knuten till vad ni satt upp för målbild. Har ni t ex en målbild att förändra och digitalisera då behöver det vara med personer som har sina styrkor inom det området, att de kan driva och gillar att tänka nytt och tänka om. Om det finns delar av löneprocessen som idag är personbundna är tillfället perfekt att ändra på det, alla de som är experter på nuvarande system kommer också blir nybörjare. Viktigt att tänka på att de som är experter kommer med stor sannolikhet behöva extra stöd och peppning genom projektet då den typen av skifte vanligen är rätt jobbigt för individen. Vi som jobbar med lönesystemsbyten löpande brukar ibland skämtsamt säga att vi är 80% psykologer och 20% experter.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor