Dags att byta lönesystem: Hur hittar du rätt när du letar lönesystem?

Att hitta rätt lönesystemsleverantör är den del av processen som vanligen ger även den mest luttrade lönechefen lätt panik. Det är omöjligt att tänka på allt!

Kom ihåg att lägga fokus på de vanligaste och viktigaste momenten snarare än de allra mest knepiga fallen som finns. Det finns ett tyskt uttryck Für jeden Topf gibt es einen Deckel (För varje kastrull finns det ett lock) och det är lite så man får tänka. Försök hitta ett passande lock till din kastrull.

Förberedelser och krav

Det finns flera ingångar i hur man bäst gör en kravspec och en upphandling, allt ifrån gigantiska Excelark med tusentals kravställningar till mer agila arbetssätt där flera leverantörer bjuds in tidigt i processen med användarfall och personas. Eller en kombo! Det finns inget rätt eller fel. Vad som passar just er beror mycket på organisationens komplexitet i löneprocessen och erfarenheten som finns i teamet.

Lönesystemsmarknaden i Sverige är begränsad och fokus bör vara på att hitta ett system som passa er organisation så bra som möjligt och att ni får en partner som ni fungerar tillsammans med. Det gäller som i alla förhållanden ett ge och ta. Tänk på att ha en bra balans och rimlighet i kraven. Risker finns både med tanke på kostnadsbilden och att för högra krav innebär en risk att inga leverantörer lägger anbud om kraven bedöms orimliga.

Tänk på att redan när kravställningarna formuleras tjänar man på att sätta rangordningen och/eller att tänka på en skala för att vikta svaren i nästa skede. Vad är egentligen absoluta skall-krav för organisationen?

Att äga leverantörsdialogen

När det kommer till att leverantörerna ska göra visningar av sitt system är det värt att fundera över hur mycket ni vill styra dem utifrån de processer ni har på plats idag. Vanligen finns det många olika sätt att lösa samma process och sättet ni gör det idag är möjligen inte det bästa sättet utifrån det nya systemet. Börja tänk utifrån vilka roller inom organisationen som ska möta lönesystemet och i vilka situationer? Låt leverantören visa systemet utifrån dessa scenarion.

Referenser – Ett sätt att vidga perspektivet

Det är lätt att förföras av leverantörernas lite tillrättalagda presentationer. I den här fasen är det mycket guld och gröna skogar från leverantören. Så passa på och hör dig för i dina nätverk för att ta del av erfarenheterna. Vad har andra för uppfattning om systemet och erfarenhet av partnerskapet? Vad verkar funka bra och dåligt? Förbered en konkret frågelista och prata med de referenser leverantören gett. Hur är de att jobba med i införandeprojektet och hur fungerar det i förvaltningen? Fråga leverantören vilka marknader de finns på och vad de har för kommande projekt, detta kan ge en fingervisning om fokus. Det är också viktigt att titta på framtiden, vad har leverantören i sin roadmap, både vad gäller teknik och utveckling av löneprocesserna? Men glöm inte att din organisation är unik på sitt sätt och det går inte rakt av att kopiera utifrån andras erfarenheter.

Standard… kanske inte är så dumt ibland

Kanske låter lite krasst, men det kan också vara värt att fråga om hur leverantören jobbar med standardisering av systemet med tanke på ett framtida systembyte. Konvertering av data från tidigare lönesystem är ett moment som alltid tar tid och kraft i alla byten och hela lönesverige bör jobba tillsammans mot att göra detta moment mindre svettigt. På samma sätt som det finns en baskontoplan så finns det faktiskt en framtagen LAP- svensk löneartsplan. Aldrig hört talas om den? Nej, det är tyvärr få leverantörer som anammat den ännu.

Nästa gång knyter vi ihop säcken med ett avtal

När svaren är utvärderade och en leverantör är vald är det dags att skriva på ett avtal och det kommer vår nästa del av bloggserien att handla om!

Men innan dess tar vi ett litet sommarlov. Bloggserien fortsätter med del 4 i augusti. Ha en härlig sommar!

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor