Att utveckla sin löneavdelning i en föränderlig värld - del 2

Det här är den avslutande delen i en blogg i två delar. Du kan återbesöka del ett här. 

Löneavdelningen har gått från att vara en avdelning med fokus på administration, där kontroll varit en nyckel i arbetet med slutleveransen då arbetet byggt på registrering av manuella underlag och blanketter. Idag arbetar man i standardiserade processer där verksamheten genererar underlagen till lön och systemen hanterar kontrollerna men fortfarande under överinseende av löneavdelningens vakande ögon. Redan idag ser vi att löneavdelningen utöver en lön till de anställda även levererar beslutsunderlag till organisationens ledning samt bidrar med kunskap om lagar, avtal och regler för verksamheten.

Imorgon kommer mycket av det som vi betraktat som traditionellt lönearbete inte utföras av löneadministratörer på löneavdelningen som det gör idag. Rollen som löneadministratör kommer med största sannolikhet inte förvinna men den kommer utgöra en allt mindre del av löneavdelningens dagliga arbete.

Digitalisering har vi pratat om ett tag nu men det är framför allt den enormt snabba utveckling vi nu ser inom machine learning och AI som kommer innebära stora förändringar, och ännu större möjligheter, för löneavdelningen och dess utveckling. Löneberäkning, med sina stora mängder data, komplexa beräkningar, höga krav på kontroll och flexibla regelverk lämpar sig väl för de möjligheter som AI har att erbjuda. Systemen kommer till exempel i stor utsträckning kunna utföra kontroller och verifieringar i löneprocessen, varna för felaktigheter, generera utdata för prediktiv analys och skapa underlag till prognoser, budget och beslut baserat på AI och utan de manuella insatser som utgör löneadministratörernas vardag idag. Chattbotar kommer kunna hantera de vanligaste lönerelaterade frågorna från verksamheten som idag besvaras av löneavdelningens personal.

I takt med detta så kommer löneavdelningens uppdrag, organisation, roller och leverans att förändras. I organisationer som vill ta datadrivna beslut och skapar alltmer komplexa systemlandskap, där en allt större mängd data ska flöda sömlöst och bidra med analyser och insikter, kommer behovet av lönerelaterad kompetens fortsatt vara väldigt stort men av en lite annan art än idag. Löneavdelningen kommer behöva roller med djup kunskap inom till exempel system och deras tekniska arkitektur för att förvalta avancerade system, data analytics och people analytics för att tolka och strukturera information och integration för att agera avdelningens expert i ett alltmer komplext systemlandskap där flödet av data är en nödvändighet för organisationens möjligheter att ta beslut. Det här är roller som ska samverka och föra en tvärfunktionell dialog med motsvarande personer från IT, HR och Finans. Låter det fortfarande som att antal korrekta löner, manuella korrigeringar, oattesterade underlag och löner per FTE är de rätta nyckeltalen att följa upp?

Vad ska vi mäta istället och varför?

Den framtida löneavdelningen kommer troligtvis mätas på helt andra värden utifrån dess uppdrag, leverans till verksamheten och vilka verktyg man har till sitt förfogande. Antalet korrekta löner kommer fortsatt vara naturligt att följa upp som en del i avdelningens leverans, det är ju trots allt den korrekta löneutbetalningen som är löneavdelningens kärnuppdrag och så kommer det alltid att vara. Nyckeltalet antalet löner per FTE kommer däremot troligtvis inte vara relevant att följa upp på samma sätt som idag då vi kommer ha en bredare syn på vilka som arbetar med lön och vad de gör.

När löneavdelningen går från att främst fokusera på den administrativa processen att generera lön till verksamhetens anställda, till att på ett tydligare sätt använda de insikter och kunskaper som avdelningens verksamhet genererar som en service till beslutsfattare, chefer och medarbetare i verksamheten så ska det även reflekteras i hur verksamhetens mäts och följs upp. Det här kommer att bli en av utmaningarna för morgondagens löneavdelning att möta. Hur ska vi mäta vår leverans, vad ska vi följa upp och hur?

I stället för att mätas på nyckeltal främst baserade på avdelningens interna kontroll av löneprocessen ur ett kontroll- och kvalitetsperspektiv, så blir det vilket värde som löneavdelningens service gentemot organisationen skapar i dess olika verksamheter som blir föremål för mätning och uppföljning. Det är till exempel att ha ett fokus på att löpande utvärdera gränssnittet mellan verksamheten och löneprocessen och få verksamhetens input om hur det fungerar. Det kan vara de verktyg som används för rapportering, i vilken grad chefer och medarbetare är nöjda med dem och i vilken mån de förenklar deras arbete. Ett annat exempel är de processer och verktyg för ärendehantering, support mm som löneavdelningen har gentemot verksamheten.

Exemplen ovan har en tydlig koppling till löneprocessen och verksamheten, främst chefer och medarbetare. Ett annat viktigt uppdrag för många löneavdelningar redan idag är att bidra med data och beslutsunderlag till beslutsfattare inom organisationen. Det här uppdraget kommer att bli än större och viktigare i takt med att många organisationer formulerar strategiska mål för att på ett bättre sätt nyttja all den data som man har i sina system i sina beslutsprocesser. Löneavdelningen kommer att bli en viktig del av att uppnå dessa strategiska mål då man sitter på stora mängder data i sina system och kommer behöva identifiera bra och relevanta nyckeltal på vägen dit.

Hur ska vi hantera detta?

Vi kan konstatera inledningsvis att löneavdelningen som verksamhet står inför ganska stora förändringar och det kan te sig som ett oöverstigligt berg att ta sig över. Man är dock inte ensam om att ha den här utmaningen framför sig. HR till exempel, som ofta arbetar mycket nära löneavdelningen, står inför väldigt liknande utmaningar och det finns stora vinster i att samverka mellan HR och Lön.

Viktigt att komma ihåg är vad vi konstaterat inledningsvis – att förändring innebär möjligheter. Ett bra första steg för att ta vara på dessa är att vara proaktiv och formulera en tydlig strategi för hur HR och lön ska arbeta med de här frågorna. Organisationens strategi och mål och strategi för HR/Lön ska tydligt kopplas ihop med en digital strategi för hur man till exempel ska nyttja ny teknik för att driva HR/Löns strategi framåt. När resan är utstakad är det lättare att sätta delmål och arbeta mot dem.  

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig så länge?
Ta kontakt med oss på Digital HR.