Medarbetarresa på Södra - Del 2

Vi kommer i en serie bloggposter följa ett pågående projekt som Knowit Digital HR gör tillsammans med Södra. Syftet med projektet är att kartlägga upplevelsen och medarbetarresan som en grund till Södras utvecklade HR-erbjudanden och stödjande digitala landskap.

När medarbetarresan kartläggs blir utmaningar och behov synliga

Under den första workshopen jobbade vi för att få ihop teamet och skapa engagemang kring det gemensamma syftet. Vi landade också vilka medarbetargrupper vi skulle prioritera där vi valde ut några som representerar informations-/kontorsarbetare respektive arbetare på fältet. Genom att hjälpas åt att beskriva medarbetarnas jobb och framgångsfaktorer fick vi en gemensam bild av vems vardag som vi ska försöka underlätta.

Under vår andra workshop kartlade vi nuläget i tre huvudsakliga faser – inför, under och efter anställning. Inom dessa faser lät vi deltagarna fastställa de viktigaste aktiviteterna, hur och var dessa utförs och de upplevelser och problem som kopplas till dem, liksom viktiga arbetssituationer och förbättringsidéer.

Trots en utmanande uppgift var engagemanget var på topp och det kom fram både sura och glada emojis när upplevelsen i varje arbetsmoment skulle summeras. Workshopteamet reflekterade över att det finns både likheter och skillnader i arbetssätt i olika affärsområden, att det behöver bli enklare att hitta och dela information. Det mesta finns men rutiner och arbetssätt är inte dokumenterade och implementerade fullt ut.

En gemensam insikt var att ett stort ansvar läggs på chefen och vi diskuterade hur chefens arbete kommer att påverkas av digitalisering av HR med utvecklade processer och förändringar i både systemlandskapet och arbetssätt. En annan insikt från teamet var att det fanns många gemensamma utmaningar, till exempel vid introduktion av nyanställda och i medarbetarutvecklingen, trots att medarbetargrupperna i sig har förhållandevis olika arbetsuppgifter och arbetsmiljöer

Figur. Exempel på mallar för att kartlägga medarbetarresor ett nuläge med aktiviteter, interaktioner, situationer, upplevelse och förbättringsförslag.

Hur gör man för att kartlägga en medarbetarresa på livscykelnivå?

• Samla ett workshopteam som har en bred syn och kan representera viktiga delar av verksamheten.
• Försök även få input från nyanställda och personer som nyligen slutat antingen som deltagare i workshops eller genom intervjuer.
• Använda mallar med exempel så att deltagarna förstår vad som är viktigt att dokumentera och hur det ska gå till. Coacha workshopteamet under uppgifter och grupparbeten.
• Arbeta gärna med digitala whiteboards så att resultatet från alla workshops blir samlade på samma ställe. Om vi arbetar digitalt blir det enkelt för workshopdeltagarna eller andra intressenter att komplettera med idéer och viktig information inför eller efter en workshop.

I nästa inlägg kommer ni att få följa med när vi tittar närmare på drivkrafter i form av verksamhetsplaner, digitala trender och nya medarbetarförväntningar samt formulerar en vision och effektmål som ska vägleda skapandet av medarbetarresor i ett börläge.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er?
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor på Knowit