Dags att byta lönesystem: Framtidssäkra ditt lönesystem!

Hur går man då tillväga för att säkerställa att man väljer rätt lönesystem för framtiden?

Behovet av ett nytt systemstöd inom lön är inte alltid något man som organisation rår över själv. Några av de situationer som beskrivs i vårt inledande blogginlägg (läs här..) påverkar helt klart vägvalet.

Mål och syfte - en ledstjärna genom hela projektet

Oavsett anledning till att den här resan inleddes så är det viktigt att man som organisation skapar sig en tydlig bild av vad man vill att målet med systembytet ska vara. Målet kan fungera som en ledstjärna genom hela projektet om det är tydligt nog.

Det övergripande syftet med den här fasen i arbetet är att få input från verksamheten om vilka specifika behov man ser finns inom området Lön. Det brukar hjälpa att se på löneavdelningen som att den ska tillgodose olika behov som finns hos deras kunder, dvs olika delar av verksamheten. Dessa behov behöver sedan kopplas till den vision och målsättning som projektet har för att på så sätt konkretisera dem och göra vägen framåt tydlig.

Ta avstamp i nuläget

Först behöver man identifiera hur man arbetar med dagens lönesystem och etablera ett nuläge, för att sedan kartlägga behov och utifrån dem identifiera ett börläge.
Helt enkelt målbilden av hur man vill jobba i framtiden. Hur omfattande första steget blir är beroende av hur tydlig målbild man har samt vad man har för vision om vad ett systembyte ska leda till.
I verksamheter där man har en decentraliserad organisation med t ex flera olika försystem, en komplex systemkarta och visionen att ändra detta i samband med systembytet så kan en kartläggning av nuläget blir ett relativt omfattande arbete.

Fokusera på målet/nyttan och identifiera intressenterna

En behovsanalys genomförs vanligen genom att man intervjuar personer i verksamheten. Det är oftast möjliga intressenter i ett kommande systeminförande. En intressent är en funktion eller en del i verksamheten som på ett eller annat sätt har ett intresse i ett kommande systeminförande.

Ett lönesystem används ofta av hela organisationen. Utöver centrala funktioner som löneavdelningen, som har det som sitt dagliga verktyg, är det vanligt att:

• medarbetare rapporterar sin tid eller sin frånvaro
• chefer attesterar medarbetarnas ärenden
• olika administrativa funktioner i organisationen använder det som informationskälla
• etc

Därför är det viktigt att man identifierar/fångar behov och krav från hela organisationen och på så sätt förankrar dem i de verksamheter som ska använda ett nytt system. Behovsanalysen fungerar på så vis både som en process för inhämtning av behov och som ett sätt att förankra - Delaktighet skapar engagemang.

De kontakter som byggs upp i organisationen inom ramen för den här fasen kan sedan användas för att arbeta med ständiga förbättringar och kontinuerlig utveckling av verksamheten. Det här är något som vi återkommer till senare i vår bloggserie.

Exempel på intressenter som är med i en behovsanalys är:

• chefer
• medarbetare
• personal som arbetar med specialistfunktioner (ansvariga för schema, LAS, utdata mm).

Nu läggs grunden för resterande del av projektet

I den här fasen läggs grundstenarna för resten av projektet. Det blir fundamentet att luta sig emot vilket för att dokumentationen är viktig.
Tänk dock på balansen. Blir förstudien för mycket av en bibel är den svår att ta till sig för alla inom organisationen. Men å andra sidan, är den för ytlig blir den inte det block som behövs för att luta sig emot senare under projektet/införandet.   

Hur tror ni att er verksamhet skulle resonera? Vad skulle vara viktigast för dem?

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor