Hur jobbar vi smart hemifrån i Coronatider?

COVID-19, DISTANS, CORONAVIRUS

Bård Singstad
13.03.2020

Lästid: 7 min

Föredrar du att kommunicera med personen du sitter bredvid på Slack? Eller har du en hemlig dröm om att få betalt för att jobba hemifrån medan du löser ett arbetsrelaterat problem efter det andra? Vi har goda nyheter för dig. Chansen är stor att du snart kommer att sitta i vardagsrummet, sovrummet eller köket och göra det du hittills har gjort på kontoret. 

1*_n-5lVrwuRduy4JtjhOB7A
Foto: Andy Orin på Unsplash

Många arbetsgivare rekommenderar just nu distansarbete för att förhindra smittspridning. Många i vår bransch jobbar därför redan hemifrån. Fördelen med att arbeta hemma är uppenbar; en kort resa, en miljö du väljer själv och en bra möjlighet till lugn och ro. Snart kan dock både din partner och barnen vara i samma situation. Det finns både bra och sämre anledningar med att ha kort avstånd till jobbet. För att hjälpa människor i den nya situationen har vi sammanställt några tips för att lyckas med teamarbete och andra utmaningar från ett hemmakontor.

Vi har tränat länge!

I vår bransch har vi verkligen tränat länge och arbetat i distribuerade team, det vill säga i geografiskt spridda team som arbetar vid olika tidpunkter. Vi har verktygsstöd genom kommunikationslösningar som Slack, videokonferenser, e-post och så vidare. Dessutom är vi utbildade att använda projektledningssystem och smidiga metoder som har en tydlig rytm för planering, status och erfarenhetsutbyte, som lätt kan anpassas till att fungera på distans. I många team är vi redan geografiskt spridda. Så detta är inget nytt för oss.

Det finns fortfarande flera saker vi måste vara medvetna om när vi inte längre möts ansikte mot ansikte. I synnerhet är kommunikation och interaktion viktig. När du pratar ansikte mot ansikte ser du lättare vad andra människor känner och menar, utöver vad som sägs i ord. Detta är signaler som vi kan använda för att dämpa eller förstärka det vi säger och som på många sätt kan hjälpa till att "smörja" dialogen mellan individer och i en grupp. Du behöver bara läsa kommentarsfälten på nätet för att förstå vad som kan hända när du bara har text att relatera till. Så när vi flyttar kommunikation från fysiska möten till en mer skriftlig form, bör vi ha en strategi för att säkerställa att saker inte missförstås eller tolkas på ett sätt som skapar osäkerhet och motsägelser.

Spelregler

Vi arbetar mest i team. Framgången för ett utvecklingsteam baseras alltid på vår interaktion och kommunikation. Så en av de första sakerna att göra är att se till att du går med på spelets regler. Teamet bör prata om hur man gör det. När ska man ta en standup? Ska vi använda Hangout, Slack videokonferenser, Skype? Är det okej att ta en standup i telefonen? Bör standup köras oftare än normalt? Har du ett annat innehåll? Ska du förtydliga rollfördelningen i teamet? När du sitter bredvid varandra ordnas de flesta saker med lite prat, men nu kanske du bör ta initiativ till ett snack om vem som gör vad i laget.

Mål och vision

Mycket har skrivits om distribuerade team, och många företag har erfarenhet av team som är spridda över hela världen och som fungerar under hela dygnet. Det som saknas i dessa artiklar är vikten av en tydlig förståelse för teamets mål på både kort och lång sikt. Till exempel, när du planerar en sprint ansikte mot ansikte med teamet, är utmaningen att ständigt växla mellan sprintens mål och de detaljerade uppgifterna. Målet med vad teamet ska uppnå sägs ofta inte tydligt eftersom det ligger i sammanhanget och i ett möte kan du se och förstå om alla deltagare har förstått det. Att genomföra ett liknande möte utan att se deltagarna leder lätt till missförstånd. Så vikten av att vara tydlig blir viktigare. Diskutera vad målet med arbetet är och spendera tid på att se till att alla har förstått vad du arbetar med. Användningen av videokonferenser kan förstås underlätta detta. 

Dokumentation, dokumentation, dokumentation

Jag har ofta stött på utvecklare som har svårt för dokumentation och som upplever att det mesta av dokumentationsansvaret ligger hos övriga i teamet. Det är en rimlig prioritering att det är viktigare att skapa kod som fungerar än att dokumentera en lösning som ännu inte är klar, men det finns gränser för hur långt du kan dra det argumentet. Åtminstone när teamet inte sitter tillsammans. Lyckligtvis finns det goda lösningar för interaktion; lösningar som gör det enkelt för flera personer att arbeta, skriva, kommentera och redigera på samma dokument samtidigt.

Se till att teamet har tillgång till en gemensam dokumentstruktur. Allt ska dokumenteras – från semesterlistor, kontaktlistor och protokoll, till arkitektskisser och lösningar. Gemensamt utformade dokument kan och bör ersätta det man använde tidigare. Resultatet kan faktiskt bli att du blir bättre och får bättre rutiner kring dokumentation av teamets arbete.

Rutiner

De flesta av oss arbetar med någon form av Scrum. Detta innebär att vi är vana vid rutiner som sprintplanering, standup, retrospec etc. När alla sitter på olika platser blir rutinerna än viktigare. Vi har redan sagt att varje team bör komma överens om sitt sätt att arbeta, men ett bra råd är att ta rutinerna på allvar. En av nackdelarna med att arbeta hemma är att arbetsdagens struktur riskerar att förloras. Frukost, kollektivtrafik till kontoret, lunch och hemresan är alla rutiner du har i ditt liv som organiserar din dag i sektioner. När arbetsvägen reduceras till några meter över vardagsrummet blir betydelsen av rutiner viktigare. Som vi talat om försvinner dessutom mycket av kommunikationen mellan människor när vi inte möts ansikte mot ansikte. Så respektera standup och använd dem som ett verktyg för dig själv och för teamet. Ett tips kan vara att införa en daglig standup, ett slut på dagen med 5 minuter kan ge dig en naturlig avrundning och teamet en möjlighet att vara sammankopplade.

Dialog och samordning

Hur många gånger under dagen förklarar du något genom att prata med de som sitter runt dig? En kort konversation mellan två personer kan ofta vara mer effektiv än ett teammöte och du gör det antagligen redan många gånger om dagen. Det är något vi också måste uppnå även om vi inte är tillsammans. Slack fungerar naturligtvis, men sänker också tröskeln för att prata i telefon. Prata med människor, använd videokonferenser, dela skärmen och vara medveten om att frånvaron av fysisk närvaro kommer att göra att en del av kommunikationen "går förlorad i översättningen".

Bygga informella upplevelser i distribuerade team

En viktig funktion som möten har i en organisation är att samla och distribuera erfarenheter som gjorts under ett projekt. Som ett relevant exempel arbetar jag nu med tre olika lösningar. De har alla olika filosofier som ligger till grund för hur de skruvas ihop. Vissa av dem har preferenser för funktionsrika API: er medan andra har mer grundläggande API: er där klienten behöver göra mer arbete. Att förstå detta och dess konsekvenser och hur det påverkar implementeringen är något som händer informellt.

När du går från ett fysiskt team till ett distribuerat team är det lätt för sådana upplevelser att inte sprida sig till teamet och det kan göra teamet mindre effektivt. Därför är det viktigt att vi alla är medvetna om att dela små och stora upplevelser vi gör medan vi pratar eller liknande. Det är viktigt att inte överdriva vad som delas. Det säger sig självt att man inte delar på ett sätt som är störande. I Slack bör användningen av @ kanal och DM begränsas så att du inte stör dig mer än du behöver.

Fysisk ram

Nu kommer en spådom: Efterfrågan på sjukgymnaster och kiropraktorer kommer att öka de närmaste månaderna. På ditt kontor sitter du antagligen på en bra stol, du har ett skrivbord som är i rätt höjd och du har ergonomiskt korrekt layout av möss, skärmar och tangentbord. Om vårt hemarbete kommer att pågå under långt tid, kommer det att vara en bra investering för alla att se till att du också har en anpassad arbetsmiljö hemma. Se till att du inte skadar kroppen med dålig hållning och utrustning. Arbetsgivare och kunder har ett gemensamt intresse av att ha en bra arbetsplats där du faktiskt sitter. Be om att få den utrustning du behöver.

Det är också viktigt att separera arbete och fritid så att du inte får känslan av att vara på jobbet dygnet runt. Om du har möjlighet kan du försöka ha din egen plats där du arbetar. När du sitter där, är du på jobbet.

Hemmakontor är inte för alla!

Inte alla har en livssituation eller har arbetsuppgifter som är lämpliga för att arbeta på distans. Du kan ha en situation som gör det omöjligt att stanna hemma. Du kan ha uppgifter som kräver närvaro eller andra saker som gör det mest effektivt för dig att stanna på jobbet. Så gör en bedömning av din situation. Vad är bäst för dig? Och om du inte kan arbeta hemifrån; Se om du kan hitta sätt att komma till jobbet som inte utsätter dig för infektion. Kan du gå? Kan du cykla? Kan du köra en privat bil?

Myndigheterna talar om att vi behöver en nationell drivkraft för att klara utmaningen med Coronaviruset. En del av lyckan handlar om att hålla hjulen igång. Våra kunder har socialt kritiska uppgifter – på nationell nivå behöver vi företag och organisationer som inte stängs av.

Tack för att du läste. Kom ihåg god förkylningshygien och att tvätta händerna!

Texten är ursprungligen publicerad på norska av Bård Singstad tillsammans med ett distribuerat team, så tack till Lars Lundby, Per Buer och Torbjørn Moen.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs fler av våra blogginlägg