Utvärdering av videokonferenssystem

Till följd av den extraordinära situationen som covid-19 försatt oss i har vi snabbt behövt anpassa oss till ett nytt sätt att arbeta. Hemarbete blev under våren det nya normala och som följd har användandet av videokonferenssystem skjutit i höjden. För många av oss fortsätter nu hemarbetet även under hösten. Lyckligtvis har tekniska framsteg gjort det möjligt för oss att nästintill arbeta som vanligt genom att delta i möten, webinars och annan socialisering online. Det finns många olika videokonferenssystem att välja mellan – i detta inlägg presenterar vi en jämförelse mellan fem olika system utifrån användarvänlighet, funktionalitet och säkerhet. Vi har även listat vad du som användare bör tänka på när du nyttjar systemen eftersom flera av dem har bra säkerhetsfunktioner men som måste aktiveras av användaren själv.

Zoom

Zooms styrka är användarvänligheten – det är enkelt att komma igång med och är intuitivt att använda vilket gör det till en fantastisk lösning för nya som gamla användare med varierande teknisk bakgrund. När det kommer videokonferenser har Zoom kommit långt; i möten kan användare bjuda in upp till 300 deltagare samt se 40-60 deltagare samtidigt, vilket är mycket högre än hos konkurrenterna. I workshops kan användare även delas in i ”break-out rooms”, vilket inte finns i alla videokonferenssystem. Dock är webinars, där man live-sänder och har möjlighet att spela in, en funktion man får köpa till och som ingår gratis i vissa andra konkurrerande lösningar. Lösningen har inte en samarbetsyta utan är ett rent videokonferenssystem.

I prioriterandet av användarvänligheten och enkelheten har tyvärr säkerheten hamnat i skugga. Under våren, när coronapandemin slog ut och användandet av Zoom ökade explosionsartat, har flera skandaler bubblat upp till följd av den bristande säkerheten. Problem som ”zoom bombing” (där obehöriga infiltrerar möten), vidareförsäljning av användardata till Facebook, brist på kryptering och andra säkerhetsbrister kom upp till ytan. Zoom själva menar att de tagit bristerna på stort allvar och har till följd tillfälligt pausat all feature-utveckling så att de endast kan fokusera på att öka säkerheten. De har även köpt upp säkerhetsföretaget Keybase som specialiserar sig på säker kommunikation och säker fildelning samt har hittills implementerat flera säkerhetsuppdateringar. De släpper nya säkerhetsfunktioner kontinuerligt, och lovar bland annat att implementera möjlighet till end-to-end-kryptering, även för gratisversionen.

Framöver menar Zoom att de fortsatt kommer arbeta med och lägga fokus på säkerheten. De planerar även bli integrerbara med Teams, något som förväntas bli klart i slutet av 2020.   

 
Teams

Teams har tidigare varit mindre intuitivt men har lyckats bra med sina senaste uppdateringar och är idag ett lättanvänt och bra system. Lösningen är inte ett rent videokonferenssystem utan är en form av fönster till Microsoft 356 vilket gör det till en fantastisk samarbetsyta för Office 356-användare. Teams fungerar bra till både möten, större videokonferenser och webinars, men antalet videodeltagare man kan se samtidigt är relativt få. Det saknar möjlighet till ”break-out rooms”, så bland annat större workshops är något som inte passar in i Teams.

Teams erbjuder skyddade möten samt kryptering med möjlighet att själv hantera sina nycklar. De berättar att all data i transit och i vila är krypterad – data under transport är krypterad genom TLS och SRTP och inkluderar bland annat meddelanden, filer och möten. Lösningen är endast via cloud och erbjuder inte on-premise. Möjlighet att lagra sin data inom EU erbjuds.

Teams kommer under 2020 att bli integrerat med Zoom vilket gör det enklare att hålla möten med externa parter som inte arbetar med Office 365.

Cisco Webex Teams

Webex Teams är en cloudbaserad tjänst (med on-premise-lösning tillgänglig) där säkerhet är i fokus. Det finns en generös gratisversion som tillåter upp till 100 deltagare utan någon tidsbegränsning för möten. Detta är unikt gentemot dess konkurrenter och passar därmed bra om man vill testa tjänsten i verksamheten innan implementation. Det behövs inte heller någon klient vilket gör det enkelt att komma igång. Det finns en rad funktioner som whiteboard, breakout rooms, fildelning med mera, som gör Webex Teams till ett samarbetsverktyg för användare som arbetar på distans. De erbjuder även integration med en rad olika produkter som Jira, Zendesk, Azure, Skype med flera.

Cisco är ett välkänt namn med tydligt fokus på säkerhet vilket är deras huvudsakliga säljpunkt. De erbjuder en helhetslösning för samarbete av samma typ som Microsoft Teams. Det är därför ett alternativ värt att överväga.

Google Meet

Google Meet (tidigare Google Hangouts) är ett användarvänligt videokonferenssystem.Det fungerar (likt Teams med Microsoft 365) som ett fönster in till G Suite som kopplar samman alla Googles tjänster såsom Gmail, kalender, Google Docs och Google Drive etc., och är därav en bra yta för samarbete. I möten kan 250 deltagare interagera (bli sedda, hörda, presentera från skärm) och imponerande 100 000 kan delta i livestream-event där deltagarna lyssnar in, vilket är en unikt hög siffra. Det senare gäller dock endast gäster inom organisationen – externa gäster kan alltså inte delta.

För att förhindra att obehöriga deltar i möten kan man konfigurera för att få en varning om en deltagare med annan mejldomän än företagets ansluter till sessionen. Google berättar att alla tjänster inom G Suite körs i molnet och inom samma infrastruktur som företaget självt, och är således skyddade av robust teknik. De kan inte lova end-to-end-kryptering men säkerställer att alla meddelanden som skickas är krypterade.

Pexip

Pexip är ett relativt ungt företag från Norge. De sticker ut av olika skäl, bland annat på grund av deras interoperabilitet med andra tjänster vilket betyder att användare kan öppna ett möte skapat i Pexip med hjälp av Teams, Skype eller Google Meet. De är även unika bland de fem system i denna jämförelse i det avseende att de är det enda icke-amerikanska bolaget.

Tjänsten erbjuder flexibel distribuering, med antingen valfritt moln, SaaS eller on-premise där den sistnämnda inte behöver internetuppkoppling och inte behöver gå genom Pexips servrar. De har ett uttalat fokus på säkerhet med funktioner som efterlevnad av olika standarder som SOC2, SSAE16, och ISO 27001.

För att använda Pexip måste man ingå avtal via återförsäljare. Det erbjuds inte heller någon gratisversion. Det är därför inte en snabb lösning i en akut situation där det behövs en tjänst direkt för att möjliggöra videosamtal och samarbete. Det är även förhållandevis få som kan delta i ett möte (max 100 personer) vilket är på den nedre delen av skalan jämfört med andra lösningar.

Vi har gjort ovanstående översikt genom möten med leverantörer samt genom att granska dokumentation och befintliga säkerhetsbloggar och analyser. Något som är uppenbart är att flera av leverantörerna lägger säkerhetsansvaret på användarna vilket vi tycker är fel. Security by Default är mycket bättre än motsatsen. Därför har vi även tagit fram några punkter att tänka på och som är minst lika viktiga som valet av system:

Att tänka på (som användare)

1. Håll mötet privat, antingen genom att aktivera väntrum där deltagarna får vänta innan de blir insläppta till mötet eller genom att låsa mötet med ett lösenord.

2. Publicera inte länken eller mötes-ID offentligt, skicka till deltagarna direkt istället.

3. Se till att programvaran är uppdaterad.

4. Kontrollera vilka som är med i mötet i deltagarlistan.

5. Kontrollera vilka som kan spela in mötet och glöm inte att informera deltagarna om du som värd väljer att spela in.

6. Bestäm om endast värden eller fler deltagare får dela skärmen. Ofta räcker det med att dela endast den applikationen som ska visas – dela inte hela datorskärmen i onödan.

Cert.se har även släppt rekommendationer för Zoom som går att använda för de flesta olika videkonferenslösningar.