10 frågor om dokumenthantering (förutom den viktiga frågan "varför")
Dokumenthantering i SharePoint - kan vara en bautasten att flytta för många. Det är viktigt att göra rätt från början i ett projekt och skynda långsamt. Det kan ofta kännas som att man är ensammast i världen om att ha en ostrukturerad samling dokument i oändligt antal mappnivåer. Du kanske skäms. Och lider lite grann. Men du och din organisation är inte ensam.
Gå försiktigt fram och se till att sätta upp delmål på vägen mot ett välmående dokumenthanteringssystem. Och sätt igång. Ingen konsultfirma kan göra jobbet rakt igenom åt er. Vi som konsulter ser till att ta ansvar för att guida och hitta verktyg som kan underlätta jobbet. Och vi måste samarbeta. När vi rullat några millimeter så ser vi till säkra upp, ifrågasätta och planera vidare.
Bra frågor att reda ut i ett dokumenthanteringsprojekt:
- Vilka dokumenttyper använder ni er av?
- Hur ser respektive dokumenttyps livscykel ut?
- Vad specificerar just dessa och vad gör dom unika? Dels i sin uppsättning av kolumner, dels i vem som skall ha tillgång. Har de t ex olika word-mallar med logo etc?
- Hur arbetar ni med arkivering idag samt återigen vem/vilka har tillgång?
- Vart vill ni framöver arkivera dokument? I respektive bibliotek i SharePoint (in place) eller ett centralt arkiv? Avhängt: Är ni beredda att fimpa mappar för gemensamma dokument? (Det finns betydligt bättre alternativ.)
- Vart ligger vad? Hur vill ni ha det i framtiden?
- Finns det idag etiketter som vi kan använda för att märka upp dokumenten?
- Vilka roller involveras i ett dokuments livscykel? Finns dokumentägare, godkännare, dokumentansvariga?
- Följer ni några ISO-standarder?
- Hur ser behovet av mobila verktyg ut?