Om du arbetar med digitalisering, verksamhetsutveckling eller större transformationer har du säkert märkt hur svårt det är att få en gemensam bild av verksamheten. Strategin säger en sak, processerna beskriver något annat och systemen stödjer bara delar av det som behöver göras.
Det är här en förmågekarta kommer in – ett av de mest kraftfulla och samtidigt mest missförstådda verktygen inom verksamhetsarkitektur. Om du har hört talas om det men aldrig riktigt förstått varför det spelar så stor roll, är du långt ifrån ensam.
Så låt oss reda ut det från början.
Vad är egentligen en förmåga?
En förmåga beskriver vad din organisation behöver kunna, inte hur eller vem som gör det. Den fokuserar på resultat och kapacitet, och hjälper dig att se bortom symptom till de grundläggande behoven. Det fina med förmågor är att de inte förändras lika snabbt som organisationens struktur eller processer. Exempelvis har Volvo alltid behövt förmågan att konstruera bilar men sättet att realisera förmågan skiljer sig radikalt mellan 50-talets ritbord och dagens verktyg och processer. Förmågor ger dig ett stabilt sätt att beskriva verksamheten även när du genomför stora förändringar.
Förmågor realiseras ofta av en kombination av möjliggörare:
- Medarbetare: Kompetens, roller, resurser
- Processer: strukturer, lagefterlevnad och relation till andra förmågor
- Teknologi och information: applikation, data, hårdvara, integrationer, KPI:er
Att förstå förmågorna på den här nivån gör dig till en bättre kravställare. Du kan prioritera rätt, se konsekvenserna av förändring och undvika suboptimering.
Varför är förmågor kopplade till vision och mission?
En förmågekarta är inte bara en lista på förmågor. Den kopplar förmågorna till organisationens huvudsakliga syfte och vision, vilket gör att du kan se tydligt hur varje förändringsinitiativ bidrar till det strategiska målet.
Det ger dig en logisk kedja:
Vision & mål → Förmågor → Processer, system, data, resurser och kompetenser …
Det är här du skapar den röda tråden som många organisationer saknar. Plötsligt blir det lättare att:
- Se vilka förmågor som är avgörande för att nå målen
- Prioritera utvecklingsinsatser där effekten blir störst
- Undvika initiativ som saknar koppling till strategin
- Förklara förändringsbehov på ett sätt som alla förstår
Det blir inte längre “IT behöver…” eller “verksamheten tycker…”. Istället blir det “För att nå våra mål behöver vi stärka den här förmågan.”
Hur ser en förmågekarta ut?
En förmågekarta är vanligtvis visualiserad som en strukturerad modell där förmågorna grupperas i olika nivåer, i exemplet nedan är vi nere på nivå 2 i kärnförmågorna:
- Nivå 1: Huvudområden (t.ex. Tjänsteleverans, Ledning & styrning, Stödjande verksamhet)
- Nivå 2: Fler detaljer kring respektive förmågeområde
- Nivå 3: Konkreta förmågor som går att analysera för att identifiera gap
I våra uppdrag arbetar vi ofta med färgläggningar som visualiserar status eller utvecklingsbehov, till exempel:
- Grönt = förmågan fungerar bra
- Gult = viss utveckling krävs
- Rött = stort gap mellan nuläge och målbild
Det gör kartan till ett analysverktyg, inte bara en översikt. Du ser direkt var det finns problem och varför de uppstår. Och i en omvärld med allt högre förändringstakt, behöver du ställa om strategin och målsättningen så ser du snabbt via förmågekartan hur du behöver omprioritera.
Det viktiga är att hitta en nivå som du klarar av att beskriva och arbeta med. Börja med 1-2 nivåer – behärskar du dem bra så är det bara att gräva vidare och bryta ner förmågan än mer till en tredje nivå som i bilden ovan.
När förmågorna kartläggs utifrån de olika möjliggörarna som realiserar de så kan du snabbt se att vissa förmågor fungerar utmärkt – medan andra saknar rätt arbetssätt, kompetens eller systemstöd. Många som vi arbetat med upptäcker att de lägger tid och pengar på fel saker – inte för att de vill, utan för att de saknar en modell som visar helheten. Flera enheter har liknande behov, men istället för en gemensam lösning tas egna lösningar fram.
Varför borde alla organisationer ha en förmågekarta?
Därför att en förmågekarta hjälper dig att:
- Få en gemensam målbild där alla talar samma språk
- Slippa gissa var problemen finns, se vilka förändringar som skapar verklig nytta
- Prioritera rätt insatser och investeringar
- Minska risken för suboptimering
- Få en stabil grund för förändring – kopplad till strategi och vision
I en värld där förändringstakten ökar behöver du en karta som hjälper dig se helheten. En förmågekarta skapar just det – en stabil struktur som guidar dig från strategi till genomförande, och hjälper dig ställa om snabbt när det krävs. Läs gärna mer om hur det hjälpte Kinda kommun i deras förändringsresa.
I nästa blogginlägg går vi in på hur du faktiskt gör en förmågekartläggning i praktiken – steg för steg – och vad du behöver tänka på för att lyckas. Vill du komma igång redan nu så hör av dig till mig så tar vi en lunch och pratar mer om förmågekartor i praktiken!
