Utmaningar vid implementering av systemstöd för Lön, HR och WFM - Del 4

Det händer ganska ofta att vi på Knowit Digital HR får frågan om vilka de största utmaningarna är när man ska implementera ett nytt systemstöd för Lön, HR eller Tid, Schema och Bemanning (WFM, dvs Workforce Management).

Ofta är projekten både långa och komplexa och kräver att man navigerar klokt mellan de utmaningar som uppstår.

Vi har här samlat några erfarenheter från ett stort antal projekt som vi har varit med och genomfört, både inom privat och offentlig sektor. Låt oss kalla det för erfarenhetsbaserade insikter!

Klarar du att hålla 12 bollar i luften samtidigt? Skämt åsido – det gör nog ingen. Därför tänkte vi presentera några bollar åt gången, i form av erfarenheter från olika projekt och införanden av systemstöd. Några är säkert självklara och andra kanske lite nya. Häng med på vår resa!

10 Tillkommande behov under projekttiden

Inte sällan ändras bilden av organisationens behov under införandeprojektet. I ett långt projekt är detta helt naturligt och nödvändigt. Att på ett traditionellt sätt ”frysa” kraven tidigt i arbetet kan kännas bra och skapar en tydlig bild av vad som ska införas. Men det riskerar att låsa fast behovsbilden onödigt mycket och kanske medföra att viktiga behov skalas bort eftersom de inte fanns med från starten.

Alla behöver förstå att behovsbilden och kraven inte kan ändras hur mycket som helst och det kan därför vara klokt att ha en process för att under projektets gång hantera tillkommande behov genom någon form av s.k. ”change control board” (CCB) dvs en grupp av beslutsfattare och experter som kan värdera nya behov och förslag och dess påverkan på projektet. Det kan handla om både tid, kostnad och kvalitet som påverkas. Väl övervägda och prioriterade behov bör alltid vara välkomna i projektet och ska snarare ses som tillskott för att öka nytta och effekt av införandet än som störningsmoment.

Som projektledare bör man regelbundet följa upp hur olika beslut och händelser påverkar tid, kostnad och kvalitet och vid behov eskalera till styrgruppen.

Det finns stora fördelar med att redan i uppstarten av ett projekt definiera hur just tid, kostnad och kvalitet ska balanseras mot varandra när förändringar sker eller nya behov tillkommer. Vad är viktigast: att tidplanen hålls, att budget hålls eller att den förväntade kvaliteten uppnås? Att i projektdirektivet vikta dessa mot varandra procentuellt kan senare underlätta för en CCB eller styrgrupp att värdera och besluta om tillkommande behov. Om t ex parametern kvalitet har viktats till 50%, tidplan till 30% och budget till 20% så kan ett sent tillkommet förslag som avsevärt ökar kvaliteten mycket väl tas med i projektet, även om det riskerar att både öka kostnaden och förlänga projekttiden.

11 Testning kommer in för sent i projektet

Att tidigt planera, och ta höjd för, testning är avgörande för ett lyckosamt införande.

Beroende på typ av system kan flera olika tester krävas. Användartester, funktionstester, acceptanstester, integrationstester och leveranstester är vanliga. Alla med olika syfte men med målet att säkra såväl processer, funktionella, icke-funktionella krav som att verifiera att användarupplevelsen blir den avsedda.

Även krav på IT-säkerhet och informationssäkerhet kan kräva tester, till exempel penetrationstester eller prestandatester för att säkerställa att många användare kan arbeta samtidigt i systemet utan att svarstider mm påverkas, eller att systemet är skyddat på ett sätt som gör det omöjligt för obehöriga att komma åt informationen eller på annat sätt skada systemet.

Ett effektivt sätt kan vara att återanvända de användningsfall, use-cases och scenarios som skapades under kravarbetet inför upphandling eller utveckling. Om dessa visat sig vara relevanta och tydliga kan de gärna återanvändas i form av testfall för att verifiera att de kravs som tidigt ställts verkligen går att realisera i systemmiljön. Tester behöver alltid dokumenteras noga för att skapa spårbarhet kring ev. brister som ska åtgärdas.

Att tidigt planera för tester, skapa testfall, utse testledare och göra en tidplan kan vara avgörande för att systemet och dess integrationer kan implementeras på ett tryggt och säkert sätt i systemlandskapet. Ingen vill släppa in ett dåligt testat system som riskerar att störa andra system eller inte fungerar så som planerat.

12 För snabb övergång till förvaltning

Efter ett kanske långt och mödosamt införandeprojekt kan det kännas lockande att snarast efter go-live pusta ut, stänga projektet och övergå i förvaltning av systemet. Dock finns det flera risker med det. Även om projektet arbetat agilt under hela projekttiden och på så sätt löpande värderat och lyft in tillkommande krav, finns alltid en mer eller mindre gedigen restlista att hantera när systemet gått i produktion. Oavsett vad som finns på denna restlista är det klokt att avsätta minst 3 månader, men gärna 6-9 månader, i form av en ”stabiliseringsperiod” där merparten av restpunkterna hanteras innan man stänger projektet och övergår till förvaltning.

Rent affärs- och avtalsmässigt är det också som kund klokt att tidigt avtala med en systemleverantör om vilka kriterier som ska gälla för att man ska vara överens om att vara ”klar”, dvs en form av ”definition of done”. Inte sällan reglerar avtalet hur stor del av avtalssumman som ska betalas när och vad som krävs för att kunden ska betala återstående slutlikvid. Det underlättar avsevärt att detta finns på pränt och tidigt har upprättats som en del av själva avtalet och som förutsättning för att affären ska gå i lås. Att försöka förtydliga eventuella oklarheter när de väl uppstått är sällan framgångsrikt.

En förutsättning är också att organisationen har en etablerad förvaltningsmodell som grund för arbetet. Tydliga roller, tydligt arbetssätt, förvaltningsbudget och en strategisk plan för åt vilket håll man vill utveckla systemet, tjänsten eller systemlandskapet.

Tack för att du tagit del av våra inlägg! Vi hoppas ha bidragit med nya insikter och kanske även lite igenkänning. Klart är att det finns en hel del att tänka på vid införanden av systemstöd.