Tre steg som ledare bör ta för att säkra den dagliga driften i en osäker tid

Bland alla de utmaningar som ledare står inför idag är säkerställandet av verksamhetens dagliga drift en av de viktigaste. Det gynnar både samhället och de anställda om företag håller igång sina verksamheter på bästa möjliga sätt. Då är det många beslut som ska fattas.

Bra beslut i den dagliga driften kräver att man har tillräcklig överblick och insikt. Att skaffa sig värdefull inblick i företagets processer tidigt kan vara avgörande. Här är tre steg en ledare bör ta nu för att säkerställa bra beslut i en osäker tid.

Skaffa en överblick över löpande processer
Bilden kan vara ganska spretig i dagsläget. Många anställda jobbar hemifrån, vissa arbetar under stränga restriktioner, andra är sjukskrivna eller kan av olika skäl inte bidra till verksamheten.

Kartlägg de styrprocesser, huvudprocesser och stödprocesser som ingår i den dagliga verksamheten. Identifiera även utvecklingsprojekt och andra processer som har ett längre tidsperspektiv. Ta fram en översikt över anställda och de system som ingår i processerna.

Definiera hur kritiska de olika processerna är
Här handlar det om att förstå vilka processer som är kritiska och vilka som är mindre kritiska. Granska processerna i både kortare och längre perspektiv och beskriv deras värde för kärnverksamheten. Här bör viktiga resurser, system och deras tillgänglighet kartläggas.

Strukturera och prioritera processerna efter värde: mycket högt, högt, måttligt eller lågt. Om en process med mycket högt värde tappar fart eller på annat sätt påverkas får det omedelbara och allvarliga konsekvenser. Påverkan på processer i andra änden av skalan däremot, med lågt värde, har små eller inga konsekvenser för företaget. Den här överblicken ger en tydlig fingervisning om var man bör sätta in och skydda resurser.

Förstå komplexiteten i processerna
Ta reda på hur behovet av resurser ser ut för varje process och hur de påverkar varandra. Processer med många resurser kräver extra samordning. Vissa processer kan vara beroende av varandra och andra kan ha kopplingar till en annan avdelning.

Det är viktigt att förstå hur beslut som fattas kring en process kan påverka andra processer. Beskriv komplexiteten och rita en bild eller tabell där man ser hur processerna hänger ihop med varandra.

Med dessa tre steg kan en verksamhet skapa sig en bild av den egna operativa förmågan, och det utgör ett viktigt beslutsunderlag och verktyg framöver. Det blir lättare att utarbeta scenarier, uppskatta följdverkningar och förstå vilka åtgärder som kan vara dämpande innan en negativ situation eventuellt uppstår. Stegen bidrar till att skapa en stabilare miljö i en tid då framtidsperspektiven är korta och osäkerheten stor.

Vill du ha stöttning? På Knowit har vi stor erfarenhet av att genomföra effektiva kartläggningar och säkerställa daglig drift i utmanande tider.

Hör gärna av dig till Maja Robertsson genom att maila eller ringa 073-802 09 01.