Tänk på detta om ni vill outsourca er HR– och löneadministration

Efter att en tid har gått sedan jag själv var operativ inom outsourcing/Shared Service Center av HR och lön har jag hunnit reflektera över detta med outsourcing. Vad finns det för – och nackdelar? Gynnar det verksamheten med en mängd fördelar? Blir det en mindre kostnad för administrationen?

Det finns flera aspekter att tänka på innan man gör detta val. Här kommer några tankar och råd om du går i tankarna att outsourca, och en liten genomgång av några för- och nackdelar.

Det finns många olika anledningar till varför man väljer att outsourca sin HR- och löneadministration. Några vanliga grunder är exempelvis att administrationen inte anses vara det allra roligaste och en uppgift man gärna vill bli av med, som dessutom kostar för mycket. Men det kan också vara så att rätt kompetens inom HR eller lön inte finns på plats; man vill kanske fokusera på sin verksamhet och inte på det administrativa.

Men många av dessa anledningar kanske inte alltid försvinner i och med att man outsourcar HR– och löneadministrationen. Det finns nämligen flera av dessa grunder som kvarstår - det kommer fortfarande innebära en stor administration att sköta speciellt för chefer som sköter attestering och uppföljning. Kontroll av att tjänsten man köpt sköts på rätt sätt brukar alltid kosta mer än vad man tror. Och så är det ju de där kostnaderna som dyker upp längst vägen ...

Det kan bli mer uppföljning och kontroll i större utsträckning än tidigare, exempelvis för att säkerställa att leverantören sköter sig och allt fungerar enligt avtal. Verksamheten har inte kontroll över processerna längre, så det blir ett visst jobb med att se över sina processer. Inte alla som blir nöjda med services hos leverantörer och det blir inte alltid billigare i slutändan.

Kom ihåg att behålla viss kompetens inom HR/Lön på plats in-house.

Men! det finns en hel del fördelar såklart. En är att outsourcing-leverantörerna har rätt kompetens och kan i och med fler resurser ständigt arbeta med förbättring och utveckling. Man erbjuder oftast en tjänst vilket ger större möjligheter, och skapar mer standardiserade processer och vilket ger bättre service ut till verksamheten.  En del av det administrativa försvinner för den egna organisationen, och det finns möjligheter att arbeta med uppföljning och kontroll.

Ett stort plus är också att man tvingas genomgå ett förändringsarbete med att se över sina processer innan man lägger ut administrationen hos någon annan. 

Tänk på!

• Identifiera vilka processer som ska inkluderas
• Förstå och ha kunskap om vilka processer som är högst prio och dess komplexitet.
• Välja en leverantör som kan leva upp till de krav man har på system och service etc.