Så lyckas ni med digital post i offentlig sektor

Vi är många aktörer som med hjälp av digitaliseringens möjligheter arbetar för att stärka välfärden och säkerställa fortsatt hög kvalitet och tillgänglighet för Sveriges medborgare.

Digital post via Mina meddelanden spelar en central roll i Sveriges digitala infrastruktur och låter myndigheter snabbt och säkert skicka viktig information till mottagare via digitala brevlådor. Detta sparar tid och pengar, samtidigt som det bidrar till en mer hållbar hantering av information och vår miljö. Trots att infrastrukturen funnits sedan 2012 används den ännu inte fullt ut. 

Nytt lagförslag driver på utvecklingen

Regeringen presenterade sommaren 2024 ett lagförslag om att göra användningen av myndighetsgemensam digital post obligatorisk. Lagen väntas träda i kraft i januari 2026. Det innebär att övergången från traditionell till digital post blir ett krav för offentliga aktörer och Digital post blir standard för myndighetspost.

Hur säkerställer ni som offentlig aktör att ni är redo när lagstiftningen träder i kraft och vad behöver ni göra för att få ut maximalt värde av digital post?

Nyckelfaktorer för ett lyckat införande

Digital post handlar till stor del om att förbereda verksamheten för förändring - här följer några nyckelfaktorer som vi vet av erfarenhet är avgörande för ett framgångsrikt införande:

1. Förstudie och nulägesanalys: För att lyckas är det viktigt att börja med att förstå era nuvarande processer och system. Vi stöttar er i kartläggning av nuvarande kommunikationsvägar, identifierar vilka delar som kan digitaliseras och tar fram en nytto- och kostnadskalkyl för införandet.
2. Processkartläggning: Har ni tydliga processer för hur post och kommunikation hanteras i dagsläget? Om inte, är detta en viktig del av förberedelserna. Vi ser till att alla processer identifieras och dokumenteras för att möjliggöra en smidig övergång.
   
   
3. Informationssäkerhet och riskhantering: Säkerheten är avgörande, särskilt när det gäller hanteringen av känslig information. Vi hjälper er att analysera risker och säkerställa att ni uppfyller alla krav på informationssäkerhet, inklusive skyddsklassning och hantering av personuppgifter.
   
   
4. Automatisering: Genom att automatisera delar av flödena för digital post kan ni minska den manuella hanteringen och förbättra effektiviteten. Vi identifierar vilka delar som kan automatiseras och implementerar dessa lösningar för att ni ska kunna dra nytta av automatiserad dokumenthantering och utskick.
   
   
5. Upphandling och teknisk integration: Att välja rätt tekniska lösningar är centralt. Vi hjälper er under upphandlingsprocessen och säkerställer att systemet integreras sömlöst med era befintliga verksamhetssystem.
   
   
6. Förändringsledning och utbildning: Övergången till digital post kräver ett genomtänkt förändringsarbete. Vi utbildar era medarbetare och ser till att de får det stöd de behöver för att kunna hantera den nya tekniken och processerna effektivt.
   
   Mathilda Holst & Malin Haldén