I takt med att spridningen av Covid-19 ökar och pandemin är ett faktum är det fler och fler av oss som arbetar hemifrån, undviker fysiska möten och ställer om till digitala arbetssätt för att hantera den nya situation som uppstått. Här är våra bästa tips för att samarbeta effektivt med kollegor, kunder och samarbetspartners på distans.
För att undvika att verksamheter stannar upp onödigt mycket behöver vi snabbhet i vår omställning. Det gäller både att få de rätta digitala verktygen på plats och att vi människor använder dem på rätt sätt. Med rätt planering, genomförande och uppföljning kan ni effektivisera era arbetsmöten men också skapa kanaler för informellt småprat som ofta fungerar som kittet i effektivt teamarbete.
Hemmakontoret: 3 snabba tips
- Bibehåll rutiner med klara avgränsningar för när arbetsdagen börjar och slutar och kom ihåg att ta pauser. Vilka uppgifter är prioriterade idag? Undvik att bli störd och multitaska genom att slå av påminnelser, ljud och notiser. En lunchpromenad ger variation och återhämtning.
- Arbete i hemmet ger ofta goda förutsättningar till djup koncentration, men se upp så att du inte känner dig isolerad och tappar samhörigheten med teamet. Skapa ett rum för teamet att mötas online. Börja arbetsdagen med att hälsa på varandra och “checka in”. Avsluta med att säga hej då och “checka ut”. Kom ihåg att fortsätta ha roligt tillsammans – dela insikter och positiva nyheter.
- Se till att du har en god arbetsmiljö även om du jobbar hemma. Variera arbetsställning och koppla gärna in extern skärm, mus och tangentbord om du har möjlighet. För videomöten (se vidare nedan) är det smart att investera i ett bra headset samt att placera dig med en neutral bakgrund (undvik fönster bakom då det ger motljus).
Effektiva distansmöten: 3 olika sorters möten
En-till-en-möten
- Behåll och genomför redan inplanerade möten, då ombokningar skapar ineffektivitet. Undvik missförstånd genom att göra små summeringar kring vad du uppfattat och fråga den du har möte med om du uppfattat personen korrekt.
- Använd video för att ta del av icke-verbal kommunikation. Ljudet är dock alltid viktigare än bilden, så slå av videon om det blir störningar på grund av dålig uppkoppling.
- Ett distansmöte kräver närvaro, sitt still och säkerställ fokus – även om ni inte sitter i samma mötesrum som ni brukar. Slå av notiser och påminnelser som pockar på din uppmärksamhet.
Rutinmöten
- Behåll och genomför redan inplanerade återkommande möten i team och arbetsgrupper, då ombokningar skapar ineffektivitet. Ibland kan de kortas ner och kompletteras med chat för korta frågor som kräver snabb återkoppling (ersätter att gå till en kollega på kontoret och fråga).
- Alla mötesdeltagare behöver ha tillräcklig kunskap om de digitala verktyg som används. Hjälp varandra eller ta hjälp för att motverka att tekniken skapar distans och onödig friktion. Ni har igen det!
- Skicka ut agenda, förberedelser (t.ex. reflektionsfrågor) och spelregler i förväg för att synka deltagarnas förväntningar på mötet och varandra.
Arbetsmöten
Ibland behöver vi sitta ner och arbeta tillsammans en längre stund i kreativa möten exempelvis för gemensam problemlösning och idéutbyte. Då är det extra viktigt med gemensamma spelregler och att undvika att deltagare störs av bristande teknik och notiser som tar uppmärksamhet från mötet.
- Mötesledaren är hjälpt av att använda en virtuell tavla eller digital samarbetsyta. Kom överens hur beslut ska dokumenteras (t.ex. i ett delat dokument eller wiki på ert intranät). Det är extra viktigt med gemensamma spelregler för hur ordet fördelas så att alla kommer till tals i det digitala mötet med många deltagare.
- Håll koncentrationen genom att regelbundna pauser, förslagsvis var 45 minut. Kom överens om detta innan mötet – så alla vet vad de kan förvänta sig och därmed kan koncentrera sig på att delta aktivt i mötet.
- Summera löpande för att se till att ni har samma syn på vad som beslutats samt arbetsfördelning framåt. Avsluta mötet med en summering och gör också en miniutvärdering av själva mötet. Vad har fungerat bra och vad kan vi göra bättre nästa gång?
Behöver du hjälp? Kontakta oss!
Digitala möten och ökat arbete hemifrån behöver inte bli ett hinder utan kan effektivisera ert arbete. Vi hjälper er gärna utifrån ert nuläge för att komma igång och bli bättre på samarbete på distans – med kollegor, kunder och samarbetspartners. Kontakta mig eller någon av mina kollegor på Knowit, så berättar vi mer om hur vi kan hjälpa er!
Peter Svenonius, telefon 0701902030
Vilket distansverktyg passar bäst?
Här är en enkel sammanställning baserad på mina erfarenheter av olika verktyg för distansmöten. Välj det som passar era behov och förutsättningar bäst.
Facetime, Messenger, Snap med flera
Fördelar:
- Låg tröskel, de flesta har redan konton/app och kan använda
Nackdelar:
- Kräver personligt konto och app, utanför organisationens ”kontroll”
Rekommenderas till:
- 1-1 möten eller kortare teammöten som annars görs via spontant eller via telefon – utan behov av delad arbetsyta
Skype for business / Teams (Microsoft)
Fördelar:
- Ingår i Office 365, ingen extra kostnad om ni redan har licenser
- Bild i bild med talare och presentation / delad skärm
- Dela anteckningar / whiteboard
- Möjlighet att spela in så de som missade kan kolla i efterhand
Nackdelar:
- Max 4 av deltagarna visas med video, övriga som fasta profilbilder
- Hög tröskel för externa deltagare utanför organisationens domän/it-miljö
Rekommenderas till:
- 1-1 möten och interna rutinmöten
Hangout / Meet (Google)
Fördelar:
- Ingen kostnad om ni inte behöver specialfunktioner
- Låg tekniktröskel – funkar oftast utan några plugin direkt i webbläsaren Chrome
Nackdelar:
- Ej spela in skärm
- Ej bild i bild med talare och presentation/delad skärm
- För att kunna ringa in via telefon krävs betalversionen Enterprise
Rekommenderas till:
- Interna rutinmöten och rutinmöten med deltagare utanför er domän
Zoom
Fördelar:
- Bild i bild med talare och presentation / delad skärm
- Dela anteckningar / whiteboard
- Möjlighet att spela in så de som missade kan kolla i efterhand
Nackdelar:
- Tillkommande kostnad om ni inte klarar er med gratisvarianten (som max har stöd för 40 minuters möten)
Rekommenderas till:
- Arbetsmöten, interna rutinmöten och rutinmöten med deltagare utanför er domän med behov av att både se/höra varandra och dela arbetsyta