En oprövad beredskapsplan är som en nödutgång som ingen har försökt öppna. Den ser betryggande ut på ritningen, placering och tänkt funktion är helt rätt. Men först när korridoren fylls av rök och vi upptäcker att dörrens lås inte längre fungerar, då är det för sent att börja åtgärda bristerna.
På samma sätt blir bristerna i en organisations beredskap ofta synliga först när något allvarligt inträffar. Ett omfattande cyberangrepp slår ut internet, verksamhetssystem och digitala verktyg. Telefonnätet överbelastas. Samtidigt angrips systemen som styr vattenförsörjningen.
Det är då det visar sig om ledningen kan fatta beslut med bristfällig information, om personalen känner till reservrutinerna och om vård, omsorg, vattenförsörjning och andra samhällsviktiga verksamheter kan fortsätta.
När det civila försvaret inte fungerar handlar konsekvenserna inte om saknade dokument eller ouppfyllda krav. Det handlar om att samhället får svårare att skydda befolkningen, upprätthålla viktiga samhällsfunktioner och säkra tillgången till nödvändiga varor och tjänster.
Planen är en viktig grund. Beredskap uppstår först när organisationen har förmåga att agera.
Civilt försvar börjar i den ordinarie verksamheten
Civilt försvar handlar om samhällets förmåga att skydda civilbefolkningen, säkerställa de viktigaste samhällsfunktionerna och upprätthålla en nödvändig försörjning vid höjd beredskap och ytterst krig. Det handlar också om att kunna stödja det militära försvaret.
Kommuner och regioner har en central roll. Vård, omsorg, räddningstjänst, vattenförsörjning, kollektivtrafik och andra samhällsviktiga verksamheter behöver fungera även när tillgången till personal, el, digitala tjänster, transporter eller leveranser är kraftigt begränsad.
Enligt lagen om kommuners och regioners åtgärder inför och vid extraordinära händelser och höjd beredskap ska kommuner och regioner minska sårbarheten i sin verksamhet och uppnå en grundläggande förmåga till civilt försvar. De ska också göra de förberedelser som behövs för verksamheten under höjd beredskap. Regeringens försvarsbeslut för 2025 till 2030 förstärker denna inriktning. Kommuner, regioner och statliga myndigheter behöver identifiera vilken verksamhet som ska bedrivas under höjd beredskap och säkerställa en organisation som är bemannad, utbildad och övad för att upprätthålla den. Även förordningen om statliga myndigheters beredskap visar samma förflyttning.
Det räcker inte att analysera risker och identifiera samhällsviktig verksamhet. Myndigheterna ska arbeta systematiskt med kontinuitet, genomföra åtgärder och utbilda och öva sin personal. Beredskapsmyndigheterna ska dessutom samverka med kommuner, regioner och näringsliv och bidra till att stärka deras förmåga.
Från planerad till prövad förmåga
Riksrevisionens granskning av det civila försvarets uppbyggnad visar att förmågeuppbyggnaden har gått för långsamt och att styrningen inte har varit tillräckligt tydlig eller effektiv. Fokus behöver därför ligga mer på vad olika aktörer faktiskt ska kunna göra, vilka åtgärder som krävs och hur resultaten ska följas upp.
Kontinuitetshantering är en viktig del av denna förmåga. Organisationen behöver förstå vilka verksamheter som måste fungera, vilka resurser de behöver, hur länge de måste kunna fortsätta och vilka beroenden som finns. En verksamhetskonsekvensanalys, BIA, ger en viktig grund. Men analysen behöver omsättas i prioriteringar, reservrutiner, alternativa arbetssätt, tekniska lösningar, avtal och tillgängliga resurser.
Därefter behöver lösningarna prövas. Fungerar reservrutinerna när personalen ska använda dem? Finns rätt information tillgänglig utan ordinarie system? Vet verksamheten vad som ska prioriteras när resurserna inte räcker? Kan kritiska leverantörer leverera även under höjd beredskap? Fungerar ledning och kommunikation när flera störningar inträffar samtidigt?
Det är först när sådana frågor kan besvaras som organisationen förflyttar sig från planerad till prövad och verifierad förmåga.
Civilt försvar är en organisationsförmåga
Civilt försvar kan inte hanteras av en beredskapsfunktion på egen hand. Ledningen behöver kunna prioritera, verksamheten behöver känna sina kritiska processer, IT behöver förstå de tekniska beroendena och inköp och juridik behöver säkra krav på leverantörernas uthållighet.
Förmågan är också beroende av människor. Det behöver vara tydligt vem som leder, vilka mandat som gäller och hur verksamheten ska bemannas när ordinarie organisation och arbetssätt inte räcker till.
Knowits rapport Redo för det oväntade? visar att digital motståndskraft har nått ledningsnivå i offentlig sektor. Men strategier och planer innebär inte automatiskt att organisationen kan agera när en allvarlig störning inträffar.
På Knowit kombinerar vi kompetens inom civilt försvar, beredskap och kontinuitet med informations- och cybersäkerhet, juridik, verksamhetsutveckling och digital infrastruktur. Det gör att vi kan stödja både den strategiska förflyttningen och det praktiska arbetet med att analysera beroenden, prioritera verksamhet, genomföra åtgärder och pröva organisationens förmåga.
Nästa steg i arbetet med civilt försvar är därför inte nödvändigtvis ytterligare en plan. Den avgörande frågan är:
- Vilken verksamhet måste fungera under höjd beredskap och ytterst krig, och vet vi att organisationen klarar det?
Först när svaret är ja har planen blivit faktisk förmåga.
