Medarbetarresa på Södra - Del 4

Vi kommer i en serie bloggposter följa ett pågående projekt som Knowit Digital HR gör tillsammans med Södra. Syftet med projektet är att kartlägga upplevelsen och medarbetarresan som en grund till Södras utvecklade HR-erbjudanden och stödjande digitala landskap.

Medarbetaresans börläge konkretiserar förändringen

I förra workshopen gick vi igenom drivkrafter, trender och förväntningar samt landade i en vision och målbild för den framtida medarbetarresan. I denna, sista workshopen, var det dags att kartlägga den nya, förbättrade framtida medarbetarresan.

Förbättringar och radikala förändringar

Vi arbetade även denna gång i tre huvudsakliga faser – inför, under och efter anställning. Inom dessa faser lät vi deltagarna fastställa de viktigaste ändringarna i medarbetarresan från Nuläge till Börläge genom att tänka utifrån följande:

• Medarbetarupplevelser som kan höjas​
• Befintliga aktiviteter som kan optimeras​
• Manuella aktiviteter som kan automatiseras​
• Slöseri som kan elimineras. Exempelvis att behöva söka eller vänta, onödiga kontroller eller oanvända resurser.
• Resor som kan göras radikalt annorlunda. Exempelvis att göra aktiviteter i en helt annan ordning, möta medarbetarna på ett nytt sätt eller tillämpa ny digital teknik

Workshopteamet arbetade engagerat med att få in förbättringsidéer från kartläggning av nuläget men fick stanna upp och verkligen tänka till för att utforma ett börläge som speglar den framtagna målbilden. I vissa delar fanns det klara möjligheter att göra saker på ett radikalt annorlunda sätt. Onboardingen var ett exempel som dels kan erbjuda större möjlighet till att skapa relationer och tillit tidigare i processen och dels kan automatisera och koordinera förberedande aktiviteter inför första arbetsdagen.

En utmaning i workshopteamet var att inte fastna i praktiska utmaningar med att genomföra förändringen. Det viktiga under den här workshopen var att beskriva hur det framtida läget ska se ut. Vägen dit med dess prioriteringar och investeringar är en senare diskussion.

Den digitala whiteboarden håller allt arbetsmaterial

Workshopteamet jobbade vidare i den digitala whiteboarden som också innehöll all den samlade informationen från tidigare workshops. Gruppen arbetade med mallar och post-its på ett sätt de var bekanta med sedan kartläggningen av nuläget. Den digitala whiteboarden blir en gemensam yta för ett arbetsmaterial som sedan kan sammanställas och illustreras på olika sätt beroende på syfte och målgrupp. Nedan är ett exempel på utdrag från en medarbetarresa i whiteboarden och en sammanställd skiss i Powerpoint.

Vad tyckte workshopteamet om angreppssättet?

Efter varje workshop har teamet fått dela sina tankar om övningarna och metodiken i korta retrospektiv. Särskild utmaning i workshopserien var att vi jobbade helt på distans, alla var nya för varandra, tillhörde olika yrkesroller och hade aldrig samskapat digitalt. Trots det var teamet produktiva och nyskapande från start. Nedanstående bild visas vad de gillade med angreppssättet.

Nästa steg

Nu återstår det för oss, Henrik, Erika och Kristoffer, att sammanställa, validera, analysera och paketera Medarbetarresan. Medarbetarresan ger oss insikter om vilka förbättringar som kommer att skapa störst värde men också insikter i komplexiteten kring processutveckling, nya arbetssätt, utvecklat systemstöd, kompetens och organisation. Summeringen av dessa insikter kommer att utgöra grunden för de vägval vi i nästa steg kommer att utvärdera i Förstudien inom HRIT där vi arbetar med Södras utvecklade HR-erbjudanden och stödjande digitala landskap.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa er?
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor på Knowit