Dags att byta lönesystem: Skriv på här? (Avtalsstöd)

Lön Upphandling Lönesystem
HRM-TEAMET PÅ KNOWIT INSIGHT
12.08.2022

”I think this is the beginning of a beautiful friendship”

När man kommit så här långt i processen så är det inte ovanligt att du och ditt team redan jobbat med det här projektet i många månader, träffat flera leverantörer och bestämt er för att gå vidare med en av dem. Det finns hos båda parter en positiv känsla och en stor iver att kavla upp ärmarna och starta arbetet med att börja implementera det nya systemet.

Därför kan det kännas en aning otacksamt att det är i denna del av processen som man ska inleda den ibland mödosamma processen med att komma överens om detaljerna i det avtal som ska reglera hur ni ska arbeta tillsammans under ett antal år framöver. Det är naturligt att man både som kund och leverantör hellre fokuserar på de möjligheter man ser hos den andra parten just nu i stället för de problem som kan tänkas uppstå längs vägen. Hur skulle det kunna bli några problem – vi som har en så bra dialog?

The devil is in the details

Leveransen av ett lönesystem är komplex och innebär en stor investering i både tid och pengar. Avtalet som ska reglera den blir därför ofta omfattande. Vi kommer i det här blogginlägget fokusera på principer och vad som är bra att ha i bakhuvudet när du ska sätta dig ned och diskutera med en leverantör snarare än detaljer kring indexjusteringar, faktureringsplaner, förseningsviten, acceptanskriterier och skadeståndsklausuler. Därmed inte sagt att dessa är oviktiga, tvärt om. Detaljer är viktiga. Avtal om lönesystem har lång giltighetstid och de som ska arbeta med avtalet är sällan samma som satt runt bordet när det förhandlades. Tydlighet om vad avses är mycket viktigt.

Utgångspunkten för det som till slut ska bli avtalsdokumentet kan vara väldigt olika. Vissa leverantörer har sina mallar som de gärna utgår från och företaget kan ha tydliga riktlinjer och policys att förhålla sig till. Sist men inte minst så finns det lagstiftning om t ex handhavandet av personuppgifter att förhålla sig till. Även inom detta område har ofta leverantörerna sina egna mallar.

Alldeles oavsett vad man utgår från så är principen att avtalsdokumentet ska fungera som en gemensam plattform att använda i just de lägen som dialogen inte fungerar så bra. Nästa steg i processen är införandeprojektet (som vi kommer till i del 5 i vår bloggserie), och vi börjar där eftersom det ofta är då man i ett första läge hamnar i en situation där man inte ser lika på saker. Det är därför viktigt att det tydligt beskriver projektets övergripande ansvar och leveranser (med tillhörande viten vid eventuella förseningar) samt hur dessa ska godkännas av kunden. Godkännandeprocessen är särskilt viktig. Den ska tydligt hänvisa till vad som avses med leveransen som ska godkännas. Vanligast är att man bifogar den kravspecifikation som leverantören svarat på i upphandlingen. I de fall man inte arbetat med en klassisk kravspecifikation, utan kanske gemensamt arbetat fram ett dokument (t ex ett motsvarande Statement of Work), så ska det dokumentet bifogas avtalet. Huvudsaken är att avtalet är mycket tydligt med vad som utgör den avtalade leveransen. Som kund bör man i samband med arbetet med den här delen av avtalet fundera över hur man ser att man ska kunna tillämpa avtalets skrivningar rent praktiskt utifrån t ex tillgängliga resurser. Att testa och verifiera en komplex leverans är ett tidskrävande arbete.

Avtalsdokumentet ska ha en balans där det sätter ramarna för en leverans utan att bli ett styrdokument eller en aktivitetsplan. Ett alltför detaljerat avtal kan göra leveransen svår att styra och begränsar handlingsfriheten för de som ska leda leveransen, som t ex styrgruppen i införandeprojektet. En mer detaljerad styrning inom avtalets ramar bör dokumenteras i styrdokument som t ex en projektplan.

Det finns ett liv efter GoLive också

Hittills har vi lagt fokus på den del av avtalet som rör införandet av den nya systemlösningen. Men avtalsperioden utgörs primärt av leveransen när den är i förvaltning och hur relationen mellan kund och leverantör ska se ut. Även här är tydlighet alltid att föredra. Grundläggande processer som hur snabbt man som kund kan förvänta sig att leverantören ska svara på incidenter (ett så kallat SLA – Service Level Agreement) är viktiga att reglera tydligt. Men tänk på att ett SLA kan ha ett värde även i övriga processer som t ex beställning av konsultinsatser eller utveckling.

Samverkan är en annan process som är bra att ha en tydlighet kring. Hur vill vi som kund samverka med vår leverantör och vilka roller hos leverantören vill vi ha möjlighet att prata med och hur ofta? Här har man som kund möjlighet att säkerställa access till beslutsfattare hos leverantören vilket är bra om man vill kunna göra sin röst hörd avseende leveransens kvalitet, Road Map eller dylikt.

Hanteringen av versionsleveranser är ytterligare ett exempel på en process som är bra att ha en tydlig överenskommelse om. Lönesystem är komplexa produkter och hantering av nya versioner en central del i förvaltningen av dem – framför allt om man är en stor organisation. Trenden går mot fler och mindre versionsleveranser snarare än ett fåtal stora leveranser. En tydlighet i detta är en bra förutsättning för att bygga upp en bra förvaltning när systemet är i produktion. Något som vi berör i de avslutande delarna av vår bloggserie.

Slutligen så kommer det komma en punkt då nästa systembyte kan bli aktuellt. Hur kund och leverantör gemensamt ska agera vid en uppsägning av avtalet och ett avslut av leveransen är viktigt att avtala om. Den avlämnande leverantören är en potentiellt viktig aktör i ett systembyte. Att avsluta en relation är aldrig enkelt och en klarhet om vilket ansvar som ligger på vilken part underlättar samarbetet i en process som annars lätt kan präglas av frustration och besvikelse.

Men vi ska inte avsluta den här delen i moll. Glöm inte att ett undertecknat avtal är ett stort steg och en av de absolut viktigaste milstolparna i den här processen. Framgångar ska firas med teamet som gjort det möjligt.

Nästa gång flyttar vi fokus till implementaionen

Äntligen är det dags att implementera det nya lönesystemet! Tryck på knappen! Troligen är det är få yrkesgrupper som har så lite förståelse för komplexiteten av jobbet som utförs av lönegruppen. Även om löneknappen kan vara en vision att sträva efter är vi i dagsläget långt därifrån!

 

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor


Anna Björk

Management Consultant
Project Manager
Payroll/HR

 


Per Pupini

Management Consultant
Project Manager
Payroll

 

 

 

 

Läs fler av våra blogginlägg

Fler inlägg