Dags att byta lönesystem: Hur tillfälliga lösningar från införandeprojekt blir gamla sanningar i förvaltning. (Genomlysning och effektivisering av systemet)

Att en organisation tar beslut om att byta ut sitt lönesystem är något som sker relativt sällan. När besluten väl tas så är det inte ovanligt att det är yttre faktorer som påverkar snarare än att man som organisation vill utveckla leveransen eller göra ändringar i den service som löneleveransen kan bidra med i organisationen. Att det går 15 år mellan två systembyten är ingen ovanlighet och då har samma system ofta använts utan större uppdateringar eller förändringar. Tillfälliga lösningar som togs fram i ett införandeprojekt i väntan på något bättre har blivit permanenta pga tidsbrist. Dokumentation som togs fram i införandeprojektet väntar på att uppdateras av någon. Vad kan allt detta bero på?

If it ain’t broke don’t fix it

Det finns naturligtvis sällan en enskild orsak till att en organisation agerar som den gör. Det enkla, och vanligaste, svaret i den här frågan är att lönesystem är komplexa leveranser som tar tid och resurser, både i from av personella resurser och investeringskostnader, att få på plats. Det har vi diskuterat tidigare i vår bloggserie. Ett införandeprojekt tar tid och kraft av organisationen och att arbetet med ständiga förbättringar inte kommer i gång efter GoLive är vanligt när både organisation och människor behöver pusta ut lite.  

Det kanske lite mer komplexa svaret har mer att göra med hur man ser på leveransen av lön inom organisationen. Lön som funktion, och löneavdelningen som leverantör av en intern service, har traditionellt lidit av synen från ledningshåll som ofta är att så länge lönen blir rätt så är allt frid och fröjd. Effekten blir att när beslut om investeringar i organisationen ska tas, så har lön som en intern leverans hamnat långt ned på listan. Lönen blir ju rätt så varför investera i nya verktyg, mer effektiva arbetsmetoder osv? Frågan man som organisation bör ställa sig är hur relevant den här enda KPI:n är för hur effektiv löneprocessen är? Eller hur den upplevs av chefer och medarbetare? Bara för att nämna ett par exempel på andra mätbara parametrar som är viktiga i sammanhanget men som inte alltid fångas upp om det enskilda löneresultatet är den enda parameter som löneleveransen följs upp på.

Digitalisering som en pådrivare av förändring i synen på lön

Man kan se en tydlig trend där organisationer börjar tackla den här lite mer komplexa frågeställningen i allt högre grad och synen på lön som en intern leverans sakta håller på att förändras. Att vi ser ett skifte nu beror säkert till stor del på att digitalisering har hamnat högt på listan för många organisationer, inom både privat och offentlig sektor. Ständiga förbättringar och digitalisering går hand i hand och det finns mycket att göra inom lön när det kommer till digitalisering. Och mycket börjar med hur man ser på löneleveransen inom organisationen – både från ledningshåll och som användare (t ex chef/medarbetare).

Utveckling är en naturlig del av förvaltning

Vi har tagit upp risken med att man inte kommer i gång med sitt förbättringsarbete efter GoLive. Så när ska man inleda arbetet med att utveckla och förbättra sin leverans av lön till organisationen? Svaret är att det här är ett tankesätt att ha med sig på hela resan. Det inleds i början av processen då man arbetar med mål och visioner inom ramen för förberedelserna och behovsanalysen. I del 2 av vår bloggserie betonar vi vikten av att tänka framtid och nya arbetssätt när man inleder arbetet med att skaffa nytt systemstöd. Det gäller såväl krav man ställer på systemstödet som krav man ställer på leverantören avseende t ex samverkan och utvecklingsförmåga.

Det finns en tendens att tappa fokus på det här området i införandeprojektet. Då ligger fokus på att hitta lösningar inför en produktionssättning som närmar sig med stormsteg, snarare än de visionära ambitioner som målats upp tidigt i processen. Det här är helt normalt och kreativa lösningar för att lösa problem hör ett införandeprojekt till.

Det är dock viktigt att inte tappa bort de mål och visioner som fanns i början och att inte låta dessa kreativa lösningar bli gamla sanningar när införandeprojektets lite kaotiska tillvaro, efter en lång införandeprocess, slutligen blir till vardag.

Engagemang driver utveckling

Det här är inte enkla frågor för en organisation att hantera men det finns några saker man kan ha med sig och tänka på för att underlätta.

Börja arbetet med att bygga förvaltningsmodellen och organisationen som ska hantera den tidigt. Ha den gärna i bakhuvudet redan i planeringen av organisationen för införandprojektet. I modellen ska en kontinuerlig genomlysning och effektivisering av löneleveransen vara inbyggd som en naturlig del i det vardagliga arbetet.

Att delaktighet skapar engagemang har vi skrivit om tidigare i vår bloggserie och detta gäller även i förvaltning. Ett sätt att skapa detta engagemang är att låta mottagarna av löneleveransen, t ex chefer och medarbetare, få vara med och påverka. De grupper som varit referenser från verksamheten tidigt i processen kan fortsätta vara det i förvaltning och löpande i dialog med löneavdelningen diskutera vilka behov de har och vilka krav som är rimliga att ställa på leveransen av lönerelaterade tjänster. Det kan också ske via kontinuerliga undersökningar i verksamheten där olika delar av löneleveransen följs upp, t ex systemstödets funktion och användarvänlighet, tillgänglighet för frågor och support eller tydlighet i processer för chefer. Det här ger inte bara möjlighet till en mycket bredare uppföljning av kvaliteten på löneavdelningens leverans till organisationen än ”blev lönen rätt”. Det ger också löneavdelningen möjligheten att bli en tydlig och bra kravställare mot organisationens systemleverantör.

Vill du veta mer om hur vi kan hjälpa dig/er.
Ta kontakt med oss eller någon av våra kollegor