Skapa tillgängliga dokument i InDesign

TILLGÄNGLIGHET

Elsa Nordling
03.04.2020

Dokument tas ofta fram i InDesign för att sedan exporteras till PDF. Du ska redan i arbetet med originalfilen se till att säkerställa tillgängligheten. Genom att sedan exportera filen på rätt sätt kommer inställningarna automatiskt att komma med. På detta sätt säkerställer du att dokumentet uppfyller det nya lagkravet på att alla dokument på en webbplats inom offentlig sektor ska vara tillgängliga. Vi på Knowit Experience vet hur du anpassar dina dokument utefter de senaste direktiven.

Tools for availability

I InDesign handlar det ofta om att göra dessa anpassningar:

  • Skapa och använd styckeformat för all text.

  • Sätt märkord på alla element i dokumentet.

  • Skriv alt-texter till alla bilder.

  • Styr i vilken ordning innehåll ska läsas upp av skärmläsare.

  • Se till att få med anpassningar vid exportering till PDF.

Anpassa dokumentet

I InDesign finns fler inställningar för tillgänglighet i jämförelse med Office. Det gör att du är friare i utformningen av ditt dokument utan att tappa möjligheterna för tillgänglighetsanpassning. Om du gör de inställningar som finns beskrivna nedan kan du vara säker på att ditt dokument är anpassat för skärmläsare.

Använd styckeformat

Skapa och använd styckeformat för alla rubriker och textstilar. I fliken ”Exportera märkord” under rubriken PDF ska lämpligt märkord väljas för varje formatmall.

  1. Gå till ”Text” och sedan ”Styckeformat” för att sätt upp lämpliga textstilar.

  2. Tilldela dessa till all text i dokumentet.

Sätt märkord

Så här sätter du märkord på alla element i dokumentet:

  1. Gå till ”Fönster” och sedan ”Tillbehör” för att välja ”Märkord”.

  2. Ett fönster dyker upp till höger. Skapa förslagsvis märkorden ”H1”, ”H2”, ”H3”, ”P” och ”Bilder”.

  3. Gå till ”Alternativ för märkordsförinställningar”. De förinställda märkorden ska se ut så här:

    1. Textramar: Artikel

    2. Tabeller: Tabell

    3. Tabellceller: Cell

    4. Bilder: Bilder

  4. Gå till "Koppla format till märkord" och koppla dina formatmallar till rätt märkord. Exempelvis ska "Rubriknivå 1" vara kopplad till "H1". Parenteserna runt varje stycke visar på att en text har ett märkord tillägnat till sig.

  5. Märkord behöver manuellt läggas på bilder. Markera en bild och välj sedan "Bilder" i fönstret med märkord.

Skriv alt-texter

Skapa alt-texter för alla bilder på detta sätt:

  1. Markera en bild och gå till ”Objekt” och välj ”Alternativ för objektexport”.

  2. Se till att du står i fliken "Alt-text". Välj alternativet "Anpassad" som "Alt-textkälla".

  3. Fyll i alt-text i fältet och klicka på knappen ”Stäng”.

Styr ordningen

Du kan styra i vilken ordning innehållet i ett dokument ska läsas upp av en skärmläsare genom att följa instruktionerna nedan. Observera att detta endast gäller för textelement.

  1. Gå till ”Fönster” och välj ”Artiklar”.

  2. Skapa förslagsvis en ny artikel för varje sida för att enkelt kunna få en överblick över ordningen. Om du skulle byta ordning på sidor blir det också lättare att justera artiklarna efter detta.

  3. Dra allt textinnehåll i dokumentet till din artikel och lägg elementen i den ordning som de ska läsas upp med den första högst upp.

Exportera med rätt inställningar

Du behöver göra några val i samband med att du exporterar ditt dokument till en PDF. Du kan sedan i den exporterade PDF:en se att alt-texterna för bilderna dyker upp när du för musen över dem. Resten av inställningarna kan du tyvärr inte märka av om du inte provkör med en skärmläsare. Gör så här när du exporterar:

  1. Välj att exportera dokumentet till en interaktiv PDF. Varianten för utskrift tar bort inställningarna för tillgänglighet.

  2. Under fliken "Allmänt" ska alternativen "Skapa PDF med märkord" och "Använd struktur för tabbordning" vara valda.

Vill du veta mer?

Vi berättar gärna mer om tillgänglighet och hur vi arbetar med analyser inom området. Du är välkommen att kontakta oss om du är intresserad.

Prenumerera på vårt nyhetsbrev

Läs fler av våra blogginlägg