Att renovera kök

I mitt förra blogginlägg beskrev jag kort kraven som ställdes på det nyöppnade Malmökontoret. I detta inlägg tänkte jag kika lite på den köksrenovering som jag nyligen gått igenom. Med mycket möda och stort besvär.
Om man fokuserar lite på de olika faserna, de olika kraven samt hur dessa kommunicerades, så såg det ut ungefär såhär:

Fas 1 - behovet uppstår.

En lång fas. Flera år faktiskt. Fördelar och nackdelar vägs mot varandra.
Behövs ett nytt kök? Det vi har funkar ju fortfarande!
Jo, men ekluckorna känns lite mörka.
Jo, det har du ju rätt i.
Olika typer av inspiration inhämtas. Köksbutiker besöks och tidningar, kataloger läses. Ungefärliga priser fås. Ett behov som egentligen är tveksamt om det ens finns börjar byggas upp. Lobbyingverksamheter startas.
Till slut så formar sig ett business case i huvudet där nyttorna överväger den uppskattade kostnaden. Ett beslut tas; vi behöver ett nytt kök. Efter att man tänkt tanken och pratat om det i olika sammanhang så känns det helt plötsligt självklart och dessutom lite tidspressat. Vi måste ju ha det klart innan Påsk.

Fas 2 - visionen, målet med projektet tas fram.

Vilken färg på luckorna ska vi ha? Ska vi ha vitvarorna på den plats de står på idag? Vilka vitvaror ska vi byta ut i samband med renoveringen? Ska stolpen vid bardisken vara kvar?Ännu fler besök i köksbutiker. Ytterligare några kataloger och tidningar läses.Slutligen börjar en grumlig blid, vision formeras i huvudet. Ett ljust kök med mörkt kakel. Nåt sånt. Lite skisser i olika designprogram skapas.

Fas 3 - övergripande krav. Offerter erhålls.

Några olika leverantörer väljs ut. Mest baserat på känsla. Ibland även pga att ingen säljare ringde tillbaka.
För att kunna erbjuda en offert ställs olika typer av frågor av säljarna. Fortfarande möjligt att ändra detaljer. Ska jobbet utföras av hantverkare eller på egen hand - en icke-fråga. Hantverkare såklart.
Dessutom någon som koordinerar arbetet (projektledaren). Någon ska ju vara målvakt.
Baserat på skisserna kommuniceras behoven muntligen till en säljare som omsätter det i ytterligare skisser, baserat på just deras kök.

Fas 4 - val av leverantör.

Referenser tas. Innehållet i offerterna jämförs. Man känner och klämmer på utställningsköken. Försöker ta ett rationellt beslut. Vilka är billigast? Hur ser deras tidsschema ut? Hur lång är leveranstiden? Går på känsla till slut.
Projektledaren besöker arbetsplatsen och frågar och antecknar.

Fas 5 - detaljerade krav.

Innan kontraktet slutligen signas så måste de detaljerade kraven på själva köksinredningen formuleras och skrivas ned. I sten.
Dessutom måste kontrakt med hantverkare signas. Fast pris eller löpande? Löpande får det bli. Dokument med tillhörande appendix i form av produktbeskrivningar och friskrivningsklausuler distribueras via epost, snigelpost och fax. Nä, inte fax. Det har ju ingen längre. Inte officiellt iallafall.
De detaljerade kraven inristade på bautasten levereras av Obelix. Nä, jag menar projektledaren.
Finns det olika färger till kakelfogen? Ja, men det måste vi ju isåfall titta på. Kan någon stenhuggare hamra bort och ändra kraven? Blir det en tilläggskostnad? Nä, men så kan man väl inte göra?

Fas 6 - implementation.

När köksinredningen anländer, så börjar de olika hantverkarna göra sitt jobb, koordinerade av en projektledare. Ja, just det. Ett litet tillägg till kravspecen är redan gjort. Golvet ska bytas i köket. Och i intilliggande rum. Projektledaren informeras via epost. Projektledaren kommer på besök en gång till. Som tur var så valde vi löpande pris. Köksinredningen får vänta på att golvet blir klart. Men, när golvet är på plats löper arbetet på bra. Iallafall tills min bättre hälft kommer hem efter jobbet.
Den där inredningen har vi inte beställt.
Jo, enligt produktspecen har ni det.
Jaha, ja ok. Men, den vill vi inte ha.
Nästa ändring i kravspecen. Skickas i ett SMS till projektledaren. Kort SMS tillbaka som bekräftelse - ”ok”.
Samtidigt får målaren instruktionen att han inte behövs. Vi tapetserar och målar köket själva. Vi hoppar över projektledaren i kommunikationen.
Golvet behöver nya lister. Oj, vad många olika det finns. Vi återkommer med vilka vi ska ha.

Fas 7 - handover.

Köket är installerat och fungerar. Eller, ja inte kranen. Den läcker.
Listerna är valda och kommuniceras i ett snabbt telefonsamtal till snickaren. Den första fakturan anländer. Oj. Tur att vi fortfarande har rotavdrag i Sverige. Men, nyttan är väl fortfarande större än kostnaden? Jodå. Business caset håller.
Målaren får nya instruktioner. Han får tapetsera och måla köket ändå.
En liten scopeförändring. Vi ska även ha en ny planka vid bardisken.
Nästa faktura anländer. Den står fortfarande som ”öppen”.

Känns något igen? Vad gjordes rätt och vad gick snett var?

/Björn Dahlberg, kontorschef Require Malmö