I dagens alltmer digitaliserade arbetsliv förväntas HR leverera tjänster och moderna lösningar som bidrar till organisationens digitala transformation och skapar långsiktig affärsnytta. I detta är förstås tekniken en viktig komponent, men det krävs ett samspel mellan processer, kompetenser, mindset och förändringsledning för att lyckas hela vägen.
Så vad är det som avgör om ett HR-systemsprojekt blir mer framgångsrikt än ett annat, och vilka faktorer är det som gör skillnad?
Ett HR-techprojekt förväntas understödja både organisationens HR-strategi och affärsstrategi. Ni behöver ha en tydlig målbild över hur tekniken ska underlätta och utveckla de tjänster som HR levererar samt vilka effekter ni förväntar er ska realiseras.
Konkretisera och förankra er målbild och förväntade effekter
Projektet bör alltid börja med att konkretisera och skapa samsyn kring prioriterade processbehov och förväntade nyttor. Se till att investera i tid för att genomlysa och fastställa HR:s och verksamhetens behov och tydliggöra vilka förändringar ni vill åstadkomma framåt. Detta kommer att underlätta i er kommunikation med interna intressenter, vid utvärdering av HR-lösning, men även vid uppföljning av realiserade effekter.
Fokusera på medarbetarupplevelsen
Verksamhetens chefer och medarbetare är viktiga intressenter i ett projekt där man inför HR-teknologi, eftersom deras vardag påverkas mycket av hur processer och teknik samverkar. En positiv användarupplevelse är en förutsättning för mottagande av nya arbetssätt och verktyg. Involvera chefer och medarbetare vid genomlysning av era behov så att ni fångar deras perspektiv och krav på processer och användarupplevelse. Se till att de är delaktiga i utvärderingen av möjliga HR-lösningar och även vid design och testning under systeminförandet.
Samverka med andra verksamhetsområden
Det är väsentligt att HR-systemet kan integreras med era andra verksamhetsprocesser för att åstadkomma effektiva informationsflöden i er organisations IT-ekosystem. Involvera IT, ekonomi och andra intressenter i ert projekt för att konkretisera deras processbehov och krav på HR-data. Säkerställ att IT och ekonomi är delaktiga i såväl kravställning som upphandling och genomförande. IT har en mycket viktig roll i utvärderingen av de integrationstekniker som HR-systemet stödjer så att ni får en lösning som är långsiktigt integrerbar, men även för att säkerställa att era krav på IT-säkerhet infrias.
Säkerställ kvalitet på data
Korrekta och tillförlitliga data vid införande av en ny HR-lösning är kritiskt. Gör tidigt en bedömning kring kvaliteten på er nuvarande data, särskilt viktigt om ni kommer att migrera data från flera system eller är en organisation med verksamhet i flera länder. Se till att ha en tydlig strategi för vilken data ni ska migrera samt hur den skall verifieras och korrigeras. Säkerställ att ni påbörjar migreringsarbetet tidigt i projektet och underskatta inte resursåtgången för genomförande.
✉ Klicka här för att prenumerera på vårt nyhetsbrev ✉
Underskatta inte förändringsledning
Det kan låta självklart, men för alla projekt som rör införande av HR-teknologi är förändringsledning ett absolut krav för att lyckas. Se till att ni har ett team som är ansvariga för att arbeta med intressenthantering, kommunikation, kulturförändring och utbildning. Det är viktigt att målbilden och förväntade effekter med projektet förankras hos olika intressenter inom organisationen, samt att slutanvändarna förbereds på ett bra sätt för mottagandet av nya arbetssätt och verktyg.
Allokera rätt kompetenser
Ett väl sammansatt projektteam bör inkludera resurser med en kombination av olika kompetenser bl.a inom projektledning, förändringsledning, HR, kommunikation, IT, ekonomi men även representanter från verksamheten. Olika faser kräver olika grad av involvering av dessa kompetenser, men viktigt är att säkerställa att de får arbeta dedicerat i projektet och frigörs från andra uppgifter i den omfattning som krävs.
Skapa en realistisk tidplan
Sätt en realistisk tidplan utifrån er definierade målbild, prioritering av processer och bedömning av er organisations förändringstakt. Tillämpa gärna ett genomförande i faser för att säkerställa ett bra mottagande i organisationen och realisering av effekter. Införande av för mycket ny teknik på kort tid medför i regel både stress och risk. Dra nytta av interna lärdomar och erfarenhet från liknande projekt, och ha en dialog med leverantörer och andra företag under upphandlingen och referenstagning kring deras syn på tidplan för genomförande.
Planera för kontinuerlig utveckling
Definiera tidigt i projektet hur förvaltnings- och utvecklingsmodellen ska se ut för er framtida HR-lösning. Säkerställ att ni har nominerat både processägare, produktägare och systemförvaltare som ansvarar för förvaltning och kontinuerlig utveckling. Se till att ni har återkommande forum med era interna intressenter och er leverantör så att ni kontinuerligt utvecklar och förbättrar lösningen i takt med förändrade verksamhetsbehov.
Lycka till!
✉ Vill du få det senaste inom inom HR- och lönedigitalisering och inbjudan till våra webinar? Prenumerera på vårt nyhetsbrev: knowit.se/hrm/nyhetsbrev
Knowit Insight är leverantörsoberoende konsulter inom digitalisering av HR och lön. Vi vill höja våra kunders digitala förståelse och förmåga, bygga innovativa lösningar och skapa en hållbar framtid med människan i fokus. Läs mer om oss på knowit.se/hrm