Det spelar liten roll vilken typ av organisation du verkar i – offentlig eller privat, stor eller liten – förändring är en naturlig och återkommande del av vardagen. Nya regelverk, digital utveckling, ökade förväntningar från invånare och kunder samt krav på effektivitet innebär att verksamheten kontinuerligt behöver anpassas. Frågan är därför sällan om förändring krävs, utan vilken förändring som är mest relevant – och i vilken takt.
Samtidigt så misslyckas en stor andel av alla förändringsinitiativ. Studier från bland andra PwC och SKR pekar på samma problem: projekten startar i god tro men fastnar alldeles för ofta i ett snårigt buskage av otydliga mål, bristande prioriteringar och undermåliga beslutsunderlag. Resultatet blir en känsla av att jobba hårt utan att faktiskt komma dit man vill.
Men varför blir det så här – och framför allt, vad kan du göra åt det?
Förändring sker hela tiden – antingen med en plan eller utan en plan
I många organisationer drivs förändring i praktiken mer av omedelbara behov än av en tydligt formulerad riktning. Åtgärder initieras för att hantera uppkomna utmaningar, punktinsatser genomförs, nya lösningar införs och arbetssätt justeras – ofta utan att fullt ut sättas i ett gemensamt sammanhang.
Mönstret är ofta igenkännbart:
• ett nytt IT-stöd i en del av verksamheten
• en processjustering i en annan
• ett strategiskt dokument som pekar i ytterligare en riktning
Varje initiativ är i sig välgrundat. Men när de inte utgår från en gemensam referensram riskerar helheten att fragmenteras. Resultatet blir att olika delar av organisationen utvecklas i olika takt och riktning – något som ofta blir tydligt först när konsekvenserna redan har hunnit få fäste.
Konsekvenserna av dåligt beslutsunderlag och suboptimering
När du saknar en tydlig helhetsbild är risken stor att du fattar beslut som bara fungerar “lokalt”. Det vill säga: du löser ett problem för en enhet, men skapar samtidigt nya hinder någon annanstans.
Det är det här som kallas suboptimering, och det är en av de vanligaste orsakerna till att förändringar misslyckas. Du kanske investerar i ett nytt ärendehanteringssystem som passar en avdelnings behov perfekt – men som andra delar av organisationen inte kan integrera med. Eller så förändrar du en process utan att förstå vilka konsekvenser det får för övriga verksamheten.
Till slut sitter du med en växande teknisk skuld, oklara ansvarsområden och en lista av initiativ som konkurrerar med varandra. Det är svårt att motivera, svårt att prioritera och svårt att leverera.
Varför många förändringsinitiativ aldrig tar sig hela vägen
När du inte har en gemensam målbild och en tydlig bild av hur verksamheten faktiskt fungerar blir förändringsresor ofta:
🔹 För breda - Du försöker förändra för mycket samtidigt och tappar fokus.
🔹 För djupa - Du går in i detaljer för tidigt, innan du vet vad som verkligen är viktigt.
🔹 För vaga - “Mindre administration”, “bättre samarbete” eller “effektivare processer” är fina ambitioner – men utan tydliga förmågor kopplade till dem blir det svårt att omsätta i konkreta aktiviteter.
🔹 För otydligt förankrade - När inte verksamheten är involverad från början blir förändringen något “IT driver” eller “ledningen bestämmer”. Resultatet blir brist på engagemang och svagt ägarskap.
Förmågekartläggning – vägen till bättre beslut
Här kommer förmågekartläggning in och hjälper er få effekt i era investeringar.
En förmåga beskriver vad organisationen behöver kunna för att nå sina mål – inte hur det görs idag, och inte vem som gör det. Förmågor realiseras ofta av en kombination av möjliggörare:
Och genom att kartlägga dina förmågor, och visualisera dem för hela organisationen blir det möjligt att:
Förmågekartläggning skiftar fokus från “vi behöver ett nytt system” till “vilken förmåga vill vi stärka, och varför?”.
Och grunden i förmågekartläggningen är att ”det man inte kan beskriva, det kan man inte heller förändra”. Det är här många organisationer för första gången får den där aha-upplevelsen:
“Nu ser vi hur allt hänger ihop – och varför vissa initiativ är behöver prioriteras.”
För att lyckas behöver du tre saker
Förändring är svårt, det vet vi på Knowit Insight som hjälpt kunder i flera förändringsresor – men det är inte omöjligt. Nyckeln är att sluta starta initiativ på magkänsla och istället skapa en helhetsbild som alla kan samlas kring. Det är där förmågekartläggningen blir en strategisk superkraft.
I nästa blogginlägg går vi djupare in på vad en förmågekarta faktiskt är – och varför alla organisationer borde ha en. Men vill du redan nu grotta ner dig i förmågekartor, hör av dig!