Att driva projekt som ger faktisk effekt
Digitalisering och en snabbt föränderlig värld ställer stora krav på företag idag. Framtiden tillhör dem som blir snabbare, mer innovativa och flexibla och som kan möta kundernas växlande behov. När konkurrensen blir tuffare och förutsättningarna ändras behövs nya lösningar i ett allt snabbare tempo. Projekt initieras med goda ambitioner och önskan om högre produktivitet, bättre lönsamhet, nöjdare medarbetare och ökad förmåga att möta behoven på marknaden. Upplever du att de effekterna som projektet skulle ge, inte uppstår? Du är inte ensam.
På Knowit möter vi ofta kunder vars projekt stannat vid att vara just projekt. De önskade effekterna som projektet skulle ge uppstår inte, frågan är: varför?
Projektmål vs effektmål
Inte sällan organiseras projekt i projekt- eller programkontor med uppdrag att samordna och följa upp dessa. Här är man ofta riktigt vass på att definiera projektmål som svarar på när projektet ska levereras, vad det får lov att kosta och vad som ska levereras. Dessa projektmål är en förutsättning för ett lyckat projekt och också det som många gånger fångar programkontorets, projektledarens och ledningens uppmärksamhet och fokus, snarare än den effekt respektive projekt ska leverera. Med andra ord, utmaningen är ofta inte projektmålen utan att projektets effektmål inte får tillräckligt med uppmärksamhet.
Förändringsledningen i skymundan
Med handen på hjärtat, hur många har inte varit med i projekt där det första som skurits ner på är förändringsledningen? Det straffar sig alltid när det är dags för implementering och effekthemtagning.
Medarbetare och chefer som inte involveras på rätt sätt tar inte heller ägarskap för leveransen. Projektleveransen, exempelvis en ny process eller ett nytt system, kan innebära att både strukturer och beteende behöver förändras. Det i sin tur ställer krav förändringsledning för att skapa förståelse, engagemang och glädje och uthållig uppföljning i organisationen. Det tar tid, och måste få ta tid, men inte sällan saknar mottagaren av projektleveransen bandbredd för att ta emot leveransen och jobba med förändringsledning för att fullfölja implementeringen. Resultatet blir att de effekter man hade räknat med uteblir.
Uppföljning avslutas med projektet
Uppföljningen av projektet avslutas många gånger med projektet. I de fall som implementationen görs, sker därmed ingen uppföljning och därmed finns inte heller någon möjlighet till korrigering under denna fas för att säkra effekthemtagningen.
Tre tips för att driva projekt som ger effekt
1 Jobba mot effektmål kopplade till organisationens vision och värderingar
Genom att koppla effektmålen till organisationens vision och värderingar utgör målen en del av organisationens ramverk för vilka vi är, vad vi vill åstadkomma och hur det ska ske. Vi ska inte glömma bort projektmålen, men vi behöver även effektmål som beskriver vilken förändring som vi vill se.
2 Komplettera program- och projektkontor med ett transformationskontor
Transformationskontoret har ansvar för att sänka barriärer och skapa förutsättningar för förändring kopplat till program- och projektkontoret.
Exempelvis kan transformationskontoret ansvara för transformationskarta, långsiktig effekthemtagning och mätbarhet för att på så sätt bidra till styrning och ledning av projekten. Ytterligare exempel på ansvarsområden är design av processer, organisation och teknik kopplat till förändringarna som behöver genomföras. Vidare bör transformationskontoret utmana och coacha projekt, beställare och initiativ samt bygga och utveckla nya förmågor i organisationen som möter förändringarna som projekten medför och säkerställa. Sist men inte minst har de en viktig roll att fylla i att säkerställa kommunikationen med de intressenter som möjliggör en förflyttning av organisationen.
3 Arbeta aktivt med effekthemtagning efter ett projektavslut
Möjliga effekter uppstår ofta efter det att ett projekt har genomförts och avslutats. Fokus behöver därför riktas på att mäta och följa upp effekter över tid.
Vill du veta mer? Kontakta Fredrik Höök.