Skapa tillgängliga dokument i Word och PowerPoint

Att tillgänglighetsanpassa webbplatsen har blivit en självklarhet och införd rutin i många organisationer. Att göra likadant för olika typer av dokument är inte lika självklart, men sedan 23 september 2018 är det lagkrav på att alla dokument på en webbplats inom offentlig sektor ska vara tillgängliga. Appar har lite längre tid på sig och behöver inte vara färdiga förrän 23 juni 2021. Vi på Knowit Experience vet hur du anpassar dina dokument utefter de senaste direktiven.

För att göra en lång historia kort handlar det ofta om dessa anpassningar:

• Bestäm i vilken ordning innehåll ska läsas upp av skärmläsare.
• Skapa och använd styckeformat för all text.
• Skriv alt-texter till alla bilder.
• Se till att få med anpassningar vid exportering till PDF.

Kontrollera tillgängligheten

Office bjuder på ett inbyggt stöd i Word och PowerPoint för att testa tillgängligheten av ditt dokument. Förklaringar och lösningar på fel finns beskrivet direkt i programmen och mer information kan hittas på Office webbplats för både Word och PowerPoint.

Så här kontrollerar du tillgängligheten:

1. Gå till fliken ”Start”. Tryck på ”Ordna” och välj ”Markeringsfönster”.

2. Ett fönster dyker upp till höger där du kan dra och släppa innehållet i önskad ordning.

Styr ordningen i PowerPoint

Skärmläsare läser upp innehållet i en PowerPoint-presentation i den ordning som de är placerade i, där de objekt som ligger längst bak läses upp först. Du kan ändra ordningen för hur innehållet ska läsas upp genom att öppna markeringsfönstret. Dra och släpp innehållet för att byta ordning. Tänk på att skärmläsare läser upp innehållet nedifrån och upp i listan.

Så här öppnar du markeringsfönstret:

1. Gå till fliken ”Start”. Tryck på ”Ordna” och välj ”Markeringsfönster”.

2. Ett fönster dyker upp till höger där du kan dra och släppa innehållet i önskad ordning.

Exportera på rätt sätt

Undvik metoden att skriva ut filen för att exportera den till en PDF. Då kommer inte uppsatta inställningar för tillgänglighet att komma med. Exportera istället dokumentet enligt instruktionerna nedan.

Så här ska du istället exportera dokumentet till en PDF på Mac:

1. Gå till ”Arkiv” och sedan ”Spara som”. Välj PDF som filformat.

2. Se till att ”Bäst för elektronisk distribution och tillgänglighet” är vald innan du exporterar.

Så här ska du istället exportera dokumentet till en PDF i Windows:

1. Gå till ”Arkiv” och sedan ”Spara en kopia”. Välj PDF som filformat.

2. Gå till ”Fler alternativ” och sedan ”Alternativ”.

3. Se till att ”Visa taggar för dokumentstruktur” är vald.

Vill du veta mer?

Vi berättar gärna mer om tillgänglighet och hur vi arbetar med analyser inom området. Du är välkommen att kontakta oss om du är intresserad.