Som konsulter kommer vi in i vitt skilda verksamheter med uppdraget att analysera ett nuläge och få någon form av förändring till stånd. I samband med Corona-pandemin har vi tagit tillfället i akt att se över vår egen verksamhet med hjälp av metoder som vi använder i uppdragen.
Hur gjorde vi?
Vi analyserade vår säljprocess - hur vi hittar möjliga affärer och vinner affärer– genom att kombinera processmodellering och effektkartläggning.
Vi tog fram en processmodell över nuläget där det framgick, för de olika delarna i säljprocessen, vem som gör vad och med vilket systemstöd, samt hur delprocessen ifråga höjde status på förädlingsobjektet. Vi stötte på lite patrull när det gäller just startpunkten och vad som triggar säljprocessen eftersom sälj alltid behövs även om vi är fullbelagda då någon kan vilja/behöva byta uppdrag.
När det kom till effektkartans upplägg undersökte vi olika varianter och fann att det vanligaste var effekt, mätpunkt, målgrupp, behov och åtgärd. Det är säkert är lämpligt när det gäller att prioritera vad man ska skapa eller förbättra om det gäller en produkt eller ett system. Vår uppgift var dock att effektivisera en process för att öka värdet som den ger. De idéer som cirkulerade handlade mest om att någon behövde ändra/börja/sluta göra saker även om några få tangerade förändringar i systemstödet. Därför passade det oss bättre att initialt lista åtgärder som kunde bidra till önskad effekt, utan att ens ha med rollerna. Därefter lade vi till rollerna och grupperade åtgärder på ansvarig roll. Detta medförde att fler möjliga åtgärder dök upp och till att diskussioner om förväntningar på olika roller kunde tas.
Även om det inte var en del av de effektkartor vi hittade kände vi ett behov av att koppla effektmålen till visionen för processen och till våra affärsmål. Vi lät oss inspireras av målmodellering och lade till affärsmål och vision framför effektmålen.
Fördelar med kombinationen
Genom att ta fram en processmodell över nuläget blev det tydligt hur det fungerar idag, vem som gör vad och vilket systemstöd som finns och saknas, det vill säga det klargjorde effektiviseringspotentialen till exempel var flaskhalsar fanns. En av effekterna vi ville uppnå var ju en snabbare process och då blev det nödvändigt med åtgärder på det området. Men processmodelleringen ger inget stöd för att prioritera åtgärder utifrån vilken effekt de bidrar till.
Effektkartläggningen gav dragkraft åt uppgiften att öka värdet av säljprocessen genom att vi tvinga oss att tydliggöra vad vi ville uppnå och underlätta att spåna idéer kring vad vi kunde göra för att uppnå det. Men om vi inte hade utgått ifrån en tydlig bild av nuläget kunde vi ha missat saker som vi nu har fångat. Effektkartan har också fördelen att den ger stöd för att prioritera bland åtgärder utifrån önskad effekt som åtgärden bidrar till.
Nästa steg
Just nu går vi igenom effektkartan med övriga kollegor i bolaget för att få fram ytterligare idéer och enas om bilden av vart vi ska. Därefter kommer åtgärderna att prioriteras och genomföras och förhoppningsvis leda till en mer effektiv säljprocess som ger mer värde. Därtill har vi fått en god övning i samarbete och spridit kunskapen om processmodellering och effektkartläggning och även orienterat oss bättre i verktyget Miro som vi kommer att skriva ett ytterligare inlägg om.
Helena Andreasson
Samantha Brogren
Katarina Nastos
Johanna Schulze